Checklist pour organiser une soirée musicale

Une soirée musicale réussie repose sur une préparation qui commence par le lieu, les musiciens et les autorisations, puis se précise avec le programme, les inscriptions et la logistique. Cette checklist rassemble 78 tâches et 60 fournitures pour suivre chaque étape jusqu’à l’installation des tables, des chaises, du son et de l’éclairage. Vous y trouverez aussi les contrôles souvent oubliés : besoins alimentaires, câbles, alimentation électrique, bracelets et liste des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver les musiciens
Vérifier les autorisations
Définir le budget
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver l’équipement d’éclairage
Informer les musiciens
Créer le plan
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Mettre à jour la liste des visiteurs
Préparer les bracelets
Imprimer le déroulé
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Marquer la zone de la scène
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Monter l’éclairage
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments de musique
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre le buffet en place
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer la première prestation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Faire l'annonce de la pause
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
Animer les questions du public
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
Annoncer le départ
Diffuser de la musique d’ambiance
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Fermer le bar
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Emballer le matériel d'éclairage
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Évacuer les emballages vides
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Payer les fournisseurs
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Portant de vestiaireqté 2
Cintresqté 30

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 3
Câbles d'instrumentsqté 8
Câbles de microqté 8
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Supports à partitionsqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Cuillères à glaceqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Tapis d’entrée
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Petites cartes de tableqté 10
Ruban adhésifqté 4
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et les musiciens dès que la date est fixée, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’envoyer les invitations. Gardez une confirmation écrite pour chaque réservation.
Finalisez le programme avant l’impression du déroulé. Transmettez aux musiciens les horaires, les temps de balance et les contraintes de l’espace au moins 7 jours avant la soirée.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et transmettez le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez une liste mise à jour le jour de la commande.
Pour le son, vérifiez séparément les micros, pieds, câbles d’instruments, câbles de micro, boîtiers DI, multiprises et rallonges. Un oubli de câble peut bloquer une installation pourtant complète sur le papier.
Le jour J, ouvrez le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Installez d’abord le mobilier et le vestiaire, puis le son et l’éclairage, avant de contrôler la circulation et la liste des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée musicale ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Réservez d’abord le lieu et les musiciens, puis prévoyez les autorisations, le budget, le programme et les invitations.
Combien de temps prévoir pour installer le son d’une soirée musicale ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer la table de mixage, les micros, les haut-parleurs, les pieds et les câbles. Ajoutez du temps si plusieurs musiciens doivent faire une balance.
Quand envoyer les invitations pour une soirée musicale ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les réponses et de confirmer le catering.
Que faut-il vérifier la veille d’une soirée musicale ?: La veille, contrôlez les prévisions météo, la liste des courses, le matériel récupéré, les bracelets, le déroulé imprimé et la liste des visiteurs. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et câbles avant leur transport.

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