Noche de música: checklist para organizarla sin imprevistos

Organizar una noche de música requiere coordinar artistas, permisos, sonido, iluminación, invitados y catering en el orden adecuado. Empieza por reservar el lugar, fijar el presupuesto y contratar a los músicos; después concreta el programa y las necesidades técnicas. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar inscripciones, preferencias dietéticas y el plano del espacio. Esta checklist reúne 78 tareas y 60 materiales para que no llegues al día del evento sin cables, personal o tiempo para montar.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Contratar músicos
Comprobar permisos
Establecer el presupuesto
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Reservar equipo de sonido
Reservar el equipo de iluminación
Informar a los músicos
Hacer el plano
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Actualizar la lista de visitantes
Preparar las pulseras
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
4 personas
Marcar la superficie del escenario
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Montar el equipo de iluminación
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos musicales
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Montar la barra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el buffet
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Recibir a los músicos
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Presentar el programa
Acompañar la primera actuación
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda actuación
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir café y té
2 personas
Hacer el anuncio del descanso
Acompañar la tercera actuación
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Coordinar la última actuación
2 personas
Anunciar la despedida
Poner música de fondo
Despedir a los visitantes
2 personas
Cerrar el bar
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
Empaquetar el equipo de iluminación
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Desechar los envases vacíos
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Pagar a los proveedores
Compartir fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Burra de camerinocant. 2
Perchascant. 30

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Soportes para altavocescant. 2
Cajas DIcant. 3
Cables de instrumentoscant. 8
Cables de micrófonocant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Portátil
Atriles para partiturascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 8

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Dispensadores de bebidascant. 3
Abrebotellascant. 3
Cucharillas para heladocant. 2

Decoración

Mantelescant. 10
Alfombra para la entrada
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Carteles del programacant. 4
Números de mesacant. 10
Cinta adhesivacant. 4
Bridascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y comprueba los permisos antes de contratar a los músicos: cualquier limitación de horario o aforo puede cambiar el programa y el presupuesto.
Pide a los músicos sus necesidades técnicas con al menos 2 semanas de antelación. Confirma altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, cables y soportes.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 7 días antes. Usa el número final para pedir el catering y calcular vasos, copas, tazas, platos y cubiertos.
Prepara el plano y asigna voluntarios antes del montaje. Marca las zonas de escenario, buffet, camerino y circulación, y entrega el plan de trabajo impreso al equipo.
Abre el lugar con varias horas de margen para comprobar el espacio, montar mesas y sillas, colocar la iluminación y probar el sonido. Deja linternas a pilas disponibles por si falla la luz durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de música?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y contratar músicos. Deja cerrados el catering, el equipo técnico y las inscripciones durante la última semana.
¿Cuándo hay que reservar el sonido y la iluminación?: Resérvalos al contratar a los músicos o, como mínimo, 3 semanas antes del evento. Confirma después la lista de equipos y cables para evitar incompatibilidades el día del montaje.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados?: Cierra las inscripciones 7 días antes de la noche de música. Actualiza la lista hasta el día anterior para preparar pulseras, distribución de mesas y cantidades de catering.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar una noche de música?: Calcula al menos 3 horas para revisar el espacio, montar mesas y sillas, instalar sonido e iluminación y hacer una prueba. Abre el lugar con margen adicional si hay varios músicos o voluntarios.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.