Muziekavond organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting

Een muziekavond vraagt meer voorbereiding dan alleen optredens en een geluidsinstallatie regelen. Je legt eerst de locatie, artiesten, aanmeldingen en vergunningen vast en werkt daarna toe naar een concreet muziekprogramma en draaiboek. Op de dag zelf controleer je de vluchtroutes, test je het geluid en richt je entree, garderobe en bar in. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat kabels, batterijen, dieetwensen of gekoelde dranken pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Optredens vastleggen
2 personen
Muziekprogramma maken
2 personen
Locatie reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Vergunningen controleren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Optredens bevestigen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare snacks klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte inspecteren
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Entree inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Tafels decoreren
2 personen
Licht ophangen
2 personen
Speakers plaatsen
3 personen
Mengpaneel aansluiten
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Muziek afspeellijst testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Optredens ontvangen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Briefing medewerkers geven
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Garderobe beheren
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Muziek afspelen
Optredens aankondigen
Microfoons bedienen
Podiumwissels begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Koffiepunt bijvullen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Toiletten controleren
Geluidsniveau controleren
Laatste optreden aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte afronden
2 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur afkoppelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Bar opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Vloer vegen
2 personen
Ruimte dweilen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankbericht versturen
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Barkrukkenaantal 6
Barmeubel
Garderoberekkenaantal 3
Klaptafelsaantal 4

Servies

Glazenaantal 140
Bierglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Laptop
DI-boxenaantal 2
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 12
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Muziekpostersaantal 12
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Programmapostersaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 2
Serveertangenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg optredens, locatie en geluidsapparatuur vroeg vast; plan daarna pas het definitieve muziekprogramma, zodat je weet hoeveel tijd elk optreden en elke ombouw nodig heeft.
Open de aanmeldingen zodra datum en locatie vaststaan en verwerk reacties doorlopend. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je snacks en servies daarop kunt afstemmen.
Maak voor geluid een aparte controlelijst met speakers, subwoofers, mengpaneel, microfoons, statieven, kabels en DI-boxen. Test alle kanalen vóór de bezoekers binnenkomen en leg reservebatterijen en gaffer tape klaar.
Richt entree, garderobe en bar als drie afzonderlijke werkplekken in. Zet glazen, bierglazen, wijnglazen, waterkannen en serveerbladen klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.
Open de locatie met genoeg tijd voor de volledige opbouw en een inspectieronde. Controleer vluchtroutes, stroompunten, tafels en stoelen en druk het draaiboek en de bezoekerslijst af voordat het programma start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, optredens, geluidsapparatuur en vergunningen. Open daarna de aanmeldingen en werk in de laatste week de bezoekerslijst, dieetwensen en boodschappen af.
Wanneer moet ik de geluidsapparatuur testen voor een muziekavond?: Test de volledige installatie op de dag zelf minimaal 2 uur vóór de entree opengaat. Controleer speakers, subwoofers, microfoons, kabels, stroomverdeling en reservebatterijen per kanaal.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een muziekavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet waterkannen naast de andere dranken en koel de voorraad vóór de bar opengaat.
Wanneer druk ik het draaiboek en de bezoekerslijst af?: Druk beide documenten uiterlijk op de dag vóór de muziekavond af, nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt. Bewaar een extra exemplaar bij de entree en één bij de organisatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.