Checklist pour organiser une soirée musicale

Une soirée musicale réussie repose sur une préparation précise, surtout lorsque plusieurs prestations se succèdent. Commence par réserver le lieu et la sonorisation, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour construire un programme réaliste. Les besoins alimentaires, les autorisations et la liste des visiteurs doivent être finalisés avant les derniers achats. Le jour même, prévois du temps pour tester les micros, installer la salle, refroidir les boissons et dégager les voies d’évacuation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Enregistrer les prestations
2 personnes
Créer le programme musical
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le matériel de sonorisation
Vérifier les autorisations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les prestations
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer des snacks longue conservation
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Décorer les tables
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer les haut-parleurs
3 personnes
Raccorder la console de mixage
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester la playlist musicale
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Accueillir les spectacles
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Briefer les collaborateurs
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Passer de la musique
Annoncer les spectacles
Gérer les micros
Coordonner les changements de scène
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner le point café
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier le niveau sonore
Annoncer le dernier numéro
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes
Couper la musique

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Débrancher l’équipement
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le bar
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Balayer le sol
2 personnes
Nettoyer le sol à la serpillière
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tabourets de barqté 6
Meuble de bar
Portantsqté 3
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Verresqté 140
Verres à bièreqté 80
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Ordinateur portable
Boîtiers DIqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 12
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Piles de rechangeqté 24
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Affiches de musiqueqté 12
Guirlandesqté 10
Nappesqté 12
Décorations de tableqté 12
Badges nominatifsqté 120
Affiches du programmeqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 2
Pinces de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Poubellesqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant la soirée et fixe une date limite claire. Tu auras ainsi le temps de traiter les demandes, de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer chaque prestation.
Construis le programme musical dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Garde une marge de 10 à 15 minutes entre deux prestations pour les changements de matériel et les réglages.
Réserve la sonorisation avant de confirmer les artistes. Vérifie notamment la présence de la table de mixage, des microphones sans fil, des pieds de micro, des boîtiers DI, des câbles XLR et des rallonges électriques.
Prépare l’accueil la veille ou le matin même : liste des visiteurs imprimée, vestiaire installé et bar aménagé. Refroidis les boissons au moins 4 heures avant l’ouverture et prévois 2 à 3 verres par personne pour la première heure.
Arrive au moins 3 heures avant le début pour inspecter la salle, installer les tables et les chaises, tester les haut-parleurs et les projecteurs LED, puis dégager les voies d’évacuation. Garde du ruban gaffer et des piles de rechange à portée de main pour les imprévus.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée musicale ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription située environ 10 jours avant la soirée. Cela laisse le temps de traiter les réponses et d’ajuster le programme.
Combien de temps faut-il pour organiser une soirée musicale ?: Prévois au minimum 4 semaines pour un format simple avec plusieurs prestations. Commence plus tôt si le lieu, la sonorisation ou les autorisations ne sont pas encore confirmés.
Quand confirmer les prestations musicales ?: Confirme chaque prestation 10 à 14 jours avant l’événement, une fois les horaires et les besoins techniques vérifiés. Envoie ensuite le programme final aux intervenants et imprime le déroulé au plus tard la veille.
Que faut-il vérifier le jour d’une soirée musicale ?: Arrive environ 3 heures avant l’ouverture pour inspecter la salle, tester les microphones et les haut-parleurs, installer l’accueil et vérifier les voies d’évacuation. Contrôle aussi les boissons, les snacks et la liste imprimée des visiteurs.

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