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Musikabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf und funktionierender Technik. Plane zuerst Ort, Auftritte und Tonanlage, öffne danach die Anmeldungen und kläre Ernährungswünsche. In den letzten Tagen prüfst du Einkauf, Besucherliste und Drehbuch. Am Veranstaltungstag bleiben dann Raum, Garderobe, Bar, Sitzplätze und ein Technikcheck. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Auftritte festhalten

    2 Personen

  • Musikprogramm erstellen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum inspizieren

    2 Personen

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tische dekorieren

    2 Personen

  • Licht aufhängen

    2 Personen

  • Lautsprecher aufstellen

    3 Personen

  • Mischpult anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Musikwiedergabeliste testen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Auftritte empfangen

    2 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Mitarbeiter briefing geben

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Musik abspielen

  • Auftritte ankündigen

  • Mikrofone bedienen

  • Bühnenwechsel begleiten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeestation auffüllen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Lautstärke kontrollieren

  • Letzten Auftritt ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Garderobeausgabe abschließen

    2 Personen

  • Musik ausschalten

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geräte abkoppeln

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Bar aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Boden fegen

    2 Personen

  • Raum wischen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 110
  • BarhockerAnz. 6
  • Bartheke
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KlappischeAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 140
  • BiergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 140
  • BestecksetsAnz. 140
  • ServiertablettsAnz. 12
  • SchälchenAnz. 20
  • WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • LautsprecherstativeAnz. 2
  • Laptop
  • DI-BoxenAnz. 2
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • XLR-KabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24
  • Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • MusikplakateAnz. 12
  • GirlandenAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 12
  • TischdekorationenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 120
  • Programmatische PosterAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Musikprogramm spätestens 14 Tage vorher fest und bestätige jeden Auftritt schriftlich. So lassen sich Reihenfolge, Umbaupausen und Mikrofonbedarf rechtzeitig in das Drehbuch übernehmen.
  • Prüfe die Tonanlage mindestens 7 Tage vor dem Musikabend vor Ort oder anhand einer vollständigen Equipmentliste. Für Laptop, Mischpult, DI-Boxen, Mikrofone und Lautsprecher brauchst du außerdem passende Kabel, Stative und Ersatzbatterien.
  • Schließe die Anmeldungen 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung ab und drucke danach die Besucherliste. Übertrage Ernährungswünsche direkt in deine Einkaufsplanung, statt sie erst am Einlass zu sortieren.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass. Haltbare Snacks kannst du bereits am Vortag bereitstellen; Gläser, Teller, Besteck und Serviertabletts gehören ebenfalls an die Bar oder auf den Ausgabetisch.
  • Öffne den Raum mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliere zuerst Fluchtwege und Technik, stelle danach Tische und Stühle auf und richte Eingangsbereich, Garderobe und Bar ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Musikabend organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In der ersten Woche reservierst du Location und Tonanlage, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und das Musikprogramm.
Wann sollte man die Einladungen für einen Musikabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin und öffne die Anmeldungen direkt dabei. Setze eine Anmeldefrist 2 bis 3 Tage vor dem Musikabend, damit du Besucherzahl, Getränke und Ernährungswünsche planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Musikabend?
Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein. Rechne zusätzlich 30 Minuten für den Soundcheck ein, besonders wenn Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen und mehrere Lautsprecher im Einsatz sind.
Was muss man am Tag des Musikabends zuerst erledigen?
Öffne den Raum zuerst und prüfe Fluchtwege, Stromversorgung und Technik. Danach stellst du Mobiliar auf und richtest Eingang, Garderobe und Bar ein; Getränke sollten spätestens einige Stunden vor dem Einlass gekühlt werden.

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