Musical organiseren: checklist en planning

Een musical organiseren vraagt meer dan een podium en spelers. Je regelt tegelijk de zaalindeling, voorstellingen, techniek, kostuums, rekwisieten, publieksontvangst en catering. Begin met de datum, locatie en speeltijden en werk daarna toe naar een testmoment in de zaal. Plan de laatste controles uiterlijk de dag vóór de voorstelling, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft klaar te zetten, te testen en gasten te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Musicaldatum vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Voorstellingen en tijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Programma en zaalregels maken
2 personen
Decor en rekwisieten inventariseren
2 personen
Kostuums controleren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Teksten en cuebladen printen
2 personen
Naamkaartjes voor medewerkers maken
Publieksregistratie voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kostuums wassen en strijken
3 personen
Rekwisieten labelen
2 personen
Decorstukken klaarzetten
3 personen
Technische apparatuur testen
3 personen
Muziek en microfoons testen
3 personen
Cateringruimte voorbereiden
2 personen
Publieksontvangst instrueren
2 personen
Zaal openen
2 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Podium en decor opbouwen
5 personen
Licht en geluid aansluiten
3 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Kostuums en rekwisieten klaarleggen
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Technische doorloop uitvoeren
5 personen

Event

Cast en medewerkers ontvangen
3 personen
Publiek ontvangen
5 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Entree en garderobe bemannen
3 personen
Eerste voorstelling begeleiden
4 personen
Pauzedranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Zaal opnieuw gereedmaken
4 personen
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
Pauzedranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Kostuums verzamelen
3 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Decor afbreken
5 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Kostuums wassen en opbergen
3 personen
Rekwisieten opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Kleedkamertafelsaantal 6
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Portefeuille met wisselgeld

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
LED-lichtslingersaantal 4

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Decorpanelenaantal 8
Decoratieve plantenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Servies

Glazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Tangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minstens één volledige technische doorloop vóór de voorstelling. Test daarbij de draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel, de muziekbestanden en alle podiumspots in de echte zaal.
Maak decorstukken en rekwisieten uiterlijk de dag vóór de musical compleet. Label losse onderdelen per scène en leg achterdoeken, decorpanelen en andere stukken in speelvolgorde klaar.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en bereken de catering pas daarna. Houd de cateringruimte gescheiden van de publieksstroom en zet koffie, thee, glazen, kopjes, borden en bestek vooraf klaar.
Controleer kostuums minimaal 24 uur van tevoren. Was en strijk wat nodig is, hang complete kostuums per speler klaar en leg reservekleding apart voor snelle wissels.
Geef medewerkers een korte briefing vóór de zaal opengaat. Spreek af wie publieksregistratie, garderobe, bewegwijzering, catering en techniek doet en controleer daarna de stoelen en doorgangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een musical organiseren?: Leg de datum, locatie en voorstellingen bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en informatie voor de publieksregistratie.
Wanneer moet je de techniek van een musical testen?: Test de techniek uiterlijk 1 dag vóór de voorstelling en herhaal een korte controle op de dag zelf. Controleer alle microfoons, muziekbestanden, kabels, stekkerdozen, luidsprekers en lichtstanden in de zaal.
Hoeveel tijd heb je nodig om een musicalzaal klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 tot 3 uur voor stoelen, tafels, decor, verlichting, techniek, catering en bewegwijzering. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste publieks- en veiligheidscontrole.
Wanneer print je programmaboekjes en cuebladen?: Print programmaboekjes, teksten en cuebladen uiterlijk 2 dagen vóór de musical. Zo houd je nog tijd over om wijzigingen te verwerken en extra exemplaren te maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.