Checklist para organizar un musical sin olvidar nada
Organizar un musical requiere coordinar escenario, elenco, equipo técnico y público en un orden muy concreto. Esta checklist reúne 57 tareas y 41 materiales para pasar de la fecha y la sala a la apertura de puertas. Incluye los puntos que suelen llegar tarde: probar micrófonos y música, revisar disfraces, etiquetar la utilería e imprimir programas y hojas de pauta. Úsala como guía de trabajo y adapta las cantidades al aforo y al número de funciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha del musical
2 personas
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Fijar funciones y horarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Crear el programa y las normas de la sala
2 personas
Inventariar decorados y utilería
2 personas
Comprobar los disfraces
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Imprimir textos y hojas de pauta
2 personas
Hacer acreditaciones para el personal
Preparar la inscripción del público
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Lavar y planchar los trajes
3 personas
Etiquetar los atrezos
2 personas
Preparar los elementos decorativos
3 personas
Probar el equipo técnico
3 personas
Probar la música y los micrófonos
3 personas
Preparar el espacio de catering
2 personas
Instruir al personal de recepción
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Colocar las sillas
5 personas
Montar el escenario y la decoración
5 personas
Conectar la luz y el sonido
3 personas
Preparar los vestuarios
3 personas
Preparar disfraces y accesorios
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Realizar el ensayo técnico
5 personas
Evento
Recibir al elenco y al personal
3 personas
Recibir al público
5 personas
Repartir los programas
2 personas
Atender la entrada y el guardarropa
3 personas
Guiar la primera función
4 personas
Servir bebidas del descanso
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Preparar de nuevo la sala
4 personas
Coordinar la segunda función
4 personas
Servir bebidas del descanso
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Despedir al público
4 personas
Seguimiento
Reunir los trajes
3 personas
Reunir los accesorios
3 personas
Apagar el equipo
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Desmontar la decoración
5 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lavar y guardar los disfraces
3 personas
Guardar los accesorios
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesas plegablescant. 10
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 180
- Mesas de vestuariocant. 6
- Taburetescant. 12
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 6
- Soportes para micrófonocant. 4
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Cajas de cajacant. 2
- Cartera con cambio
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 3
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Decoración
- Telones de fondocant. 3
- Paneles decorativoscant. 8
- Plantas decorativascant. 10
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Flechas para señalizacióncant. 12
Vajilla
- Vasoscant. 200
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 200
- Cubiertoscant. 200
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Pinzascant. 6
- Jarras de servircant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la sala y la distribución antes de enviar invitaciones. Define también las funciones y sus horarios para que las inscripciones y el catering se calculen con datos reales.
- Haz una prueba técnica completa al menos 48 horas antes: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, focos, cables y regletas. Marca los cables con cinta gaffer para evitar tropiezos y pérdidas de tiempo.
- Revisa vestuario, decorados y utilería una semana antes y vuelve a comprobarlos el día anterior. Lava y plancha los trajes, etiqueta cada atrezzo y prepara una lista de elementos que deben volver a escena.
- Imprime los textos, las hojas de pauta y los folletos del programa como mínimo un día antes. Prepara también las acreditaciones del personal y las flechas de señalización para que recepción no tenga que resolverlo durante la entrada.
- Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas, no según una estimación general. Monta el espacio de servicio antes de abrir la sala y comprueba que haya vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas, café y té.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un musical?
- Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha, sala, funciones, reparto e inscripciones. Reserva la última semana para revisar vestuario, utilería, materiales impresos y pruebas técnicas.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y los micrófonos de un musical?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y una comprobación breve el mismo día. Prueba cada micrófono, los altavoces, la mesa de mezclas, la música y las fuentes de alimentación.
- ¿Cuánto catering calcular para un musical?
- Cuenta las personas inscritas y añade un margen del 10 % para consumibles y servicio. Para bebidas, calcula 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta las cantidades según la duración y el horario.
- ¿Cuándo imprimir los programas y las hojas de pauta?
- Imprime los programas, textos y hojas de pauta al menos 24 horas antes de la primera función. Así todavía tendrás tiempo para corregir cambios de última hora y preparar el material por función o por equipo.
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