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Musical organisieren: die komplette Checkliste

Eine Musical-Aufführung braucht mehr als Proben und Kostüme. Du musst Termine, Raumaufteilung, mehrere Vorführungen, Publikumsempfang, Technik und Catering aufeinander abstimmen. Plane zuerst die Eckdaten und Anmeldungen, prüfe danach Kostüme, Requisiten und Musik und teste spätestens am Vortag alle Geräte. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum geöffneten Saal, damit am Aufführungstag niemand noch nach Mikrofonen, Programmheften oder Kleiderbügeln suchen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Musicaltermin festlegen

    2 Personen

  • Location und Raumaufteilung bestätigen

    2 Personen

  • Vorführungen und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Programm und Saalregeln erstellen

    2 Personen

  • Dekor und Requisiten inventarisieren

    2 Personen

  • Kostüme prüfen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Texte und Einsatzblätter drucken

    2 Personen

  • Namensschilder für Mitarbeitende erstellen

  • Publikumsregistrierung vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kostüme waschen und bügeln

    3 Personen

  • Requisiten beschriften

    2 Personen

  • Dekorstücke bereitstellen

    3 Personen

  • Technische Geräte testen

    3 Personen

  • Musik und Mikrofone testen

    3 Personen

  • Cateringraum vorbereiten

    2 Personen

  • Publikumsempfang einweisen

    2 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Bühne und Dekor aufbauen

    5 Personen

  • Licht und Ton anschließen

    3 Personen

  • Umkleidekabinen einrichten

    3 Personen

  • Kostüme und Requisiten bereitlegen

    3 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Technische Generalprobe durchführen

    5 Personen

Event

  • Cast und Mitarbeitende begrüßen

    3 Personen

  • Publikum empfangen

    5 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Einlass und Garderobe besetzen

    3 Personen

  • Erste Vorstellung begleiten

    4 Personen

  • Pausengetränke servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Saal neu herrichten

    4 Personen

  • Zweite Vorstellung begleiten

    4 Personen

  • Pausengetränke servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    4 Personen

Nachbereitung

  • Kostüme einsammeln

    3 Personen

  • Requisiten sammeln

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Deko abbauen

    5 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    5 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Kostüme waschen und verstauen

    3 Personen

  • Requisiten verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 180
  • KlappischeAnz. 10
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 180
  • UmkleidetischeAnz. 6
  • HockerAnz. 12

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • KassenboxenAnz. 2
  • Geldbörse mit Wechselgeld

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 3
  • LED-LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • HintergrundvorhängeAnz. 3
  • DekorplattenAnz. 8
  • Dekorative PflanzenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • HinweispfeileAnz. 12

Geschirr

  • GläserAnz. 200
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 200
  • BestecksetsAnz. 200
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin, Vorführungszeiten und Raumaufteilung mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Plane bei mehreren Aufführungen einen klaren Wechsel für Publikum, Darstellende und Catering ein.
  • Verschicke die Einladungen früh und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche spätestens 10 bis 14 Tage vor der Aufführung. Erst dann lassen sich Cateringmengen und Sitzplätze verlässlich berechnen.
  • Prüfe Kostüme, Requisiten und Dekoration nicht erst am Aufführungstag. Beschrifte Requisiten, wasche und bügle die Kostüme und stelle Dekorplatten, Vorhänge und Hinweispfeile am Vortag bereit.
  • Teste Musikdateien, Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Bühnenstrahler mindestens einmal mit dem Laptop im tatsächlichen Saal. Klebe lose Kabel mit Gaffer Tape fest und halte Verlängerungskabel griffbereit.
  • Weise das Empfangsteam vor dem Einlass in Registrierung, Programmhefte und Saalregeln ein. Stelle Stühle, Garderobenständer, Kleiderbügel und Umkleidetische früh genug auf, damit der Saal 30 Minuten vor Beginn geöffnet werden kann.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Musical organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Aufführung mit Termin, Raum, Vorführungszeiten und Einladungen. Die endgültigen Anmeldungen und Ernährungswünsche solltest du 10 bis 14 Tage vorher abschließen.
Wann sollte man die Technik für ein Musical testen?
Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und wiederhole die wichtigsten Checks 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. Teste Musik, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Bühnenbeleuchtung im aufgebauten Saal.
Wie viel Catering braucht man für eine Musical-Aufführung?
Plane die Mengen erst nach Ablauf der Anmeldefrist, normalerweise 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Rechne pro Gast mit mindestens einem Teller, einem Besteckset und einem Glas; Getränke und Speisen passt du an Gästezahl und Aufführungsdauer an.
Wann sollte der Saal für das Publikum geöffnet werden?
Öffne den Saal etwa 30 Minuten vor Beginn, bei Registrierung oder mehreren Vorführungen besser 45 Minuten vorher. So bleiben Zeit für Garderobe, Namensschilder, Programmhefte und die Sitzplatzsuche.

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