Checklist voor een goed georganiseerde museum open dag
Een museum open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en uitnodiging. Je moet bezoekersstromen, rondleidingen, workshops, catering en techniek op elkaar afstemmen, terwijl kwetsbare objecten beschermd blijven. Begin met datum, openingstijden en programma en werk daarna toe naar inschrijvingen, promotie en personeelsplanning. In de laatste week controleer je alle zalen, routebordjes, apparatuur en materialen, zodat vrijwilligers op de dag zelf precies weten waar ze moeten staan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Openingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Rondleidingen reserveren
Workshopinschrijvingen verwerken
Catering bestellen
Extra afvalophaling reserveren
Programmafolders laten drukken
Informatieteksten controleren
2 personen
Routebordjes ontwerpen
Workshopmateriaal inkopen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Rondleiders instrueren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Tent en meubilair controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Museumzalen inspecteren
2 personen
Kwetsbare objecten afschermen
2 personen
Opbouwteam aanmelden
Entreebalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Workshoptafels inrichten
2 personen
Cateringruimte inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Infopunten inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Aanwezigheidslijsten klaarleggen
Garderobe inrichten
2 personen
Branddeuren controleren
2 personen
Eindcontrole publieksruimtes
3 personen
Vrijwilligersbriefing houden
3 personen
Event
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Workshop begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Zalen tussentijds controleren
2 personen
Programma afronden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Entreebalie afsluiten
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Workshopmateriaal verzamelen
2 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Publieksruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Museumdeuren afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 80
- Partytentaantal 2
- Garderoberekkenaantal 3
- Afzetpalenaantal 12
- Tafelrokkenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Koffiekopjesaantal 100
- Schotelsaantal 100
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 14
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Betaalterminalaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Flip-oversaantal 3
- Whiteboardsaantal 2
- Papierversnipperaar
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Maatbekersaantal 3
- Mengkommenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- IJslepelsaantal 4
- Koelelementenaantal 20
- Flessenopenersaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 12
- Fotowand
- Krijtbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 40
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan rondleidingen en workshops in tijdsloten van 30 tot 60 minuten en houd per groep enkele plaatsen vrij voor late bezoekers. Zo voorkom je dat de balie bezoekers moet weigeren terwijl er elders ruimte overblijft.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en geef het definitieve aantal eters daarna door aan de catering. Reken ook op extra water, koffie en bekers voor bezoekers die niet aan een programmaonderdeel deelnemen.
- Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en projectiescherm minimaal één dag van tevoren op de plek waar ze worden gebruikt. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf vast, zodat je op de open dag geen kabels door looproutes hoeft te leggen.
- Loop de museumzalen 24 uur voor opening nogmaals na: scherm kwetsbare objecten af, controleer routebordjes en verwijder obstakels bij entree, garderobe en workshopruimtes. Maak één aanspreekpunt verantwoordelijk voor meldingen tijdens de open dag.
- Plan vrijwilligers in blokken van maximaal vier uur en geef rondleiders en balievrijwilligers een korte briefing met programma, looproutes, nooduitgangen en inschrijfregels. Reserveer daarnaast tijd voor opbouw en een overdracht tussen de ochtend- en middagploeg.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een museum open dag organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en openingstijden. Verstuur uitnodigingen en start promotie ongeveer 6 weken voor de open dag; laat folders en routebordjes uiterlijk 2 weken vooraf maken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een museum open dag?
- Plan minimaal één vrijwilliger per publieksfunctie: entree, garderobe, rondleiding, workshop en catering. Tel daar per ploeg één coördinator bij op en werk met blokken van ongeveer 4 uur, zodat mensen pauze kunnen nemen.
- Wanneer moet ik catering voor een museum open dag bestellen?
- Bestel catering uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is. Bevestig het definitieve aantal, dieetwensen en levertijd nogmaals 5 tot 7 dagen voor de open dag.
- Wanneer test ik de techniek voor een museum open dag?
- Test microfoons, luidsprekers, beamer, laptop en aansluitingen minimaal 24 uur vooraf in de echte ruimte. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten voordat bezoekers binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!