Checklist para organizar el día de puertas abiertas del museo
Una jornada de puertas abiertas reúne visitas guiadas, un taller, zonas de atención y circulación de público dentro del museo. Para que el día funcione, hay que cerrar primero la fecha, el programa y los horarios; después vienen las inscripciones, la comunicación y las reservas. En la última semana conviene confirmar catering, voluntariado, materiales y equipos técnicos. El mismo día, revisa las salas, protege las piezas frágiles y prueba micrófonos, altavoces y proyector antes de recibir visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Publicar los horarios de apertura
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar visitas guiadas
Gestionar las inscripciones del taller
Pedir el catering
Reservar una recogida extra de residuos
Imprimir folletos del programa
Revisar los textos informativos
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Adquirir material para el taller
Programar voluntarios
2 personas
Instruir a los guías
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar la tienda y el mobiliario
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Inspeccionar las salas del museo
2 personas
Proteger los objetos frágiles
2 personas
Inscribir al equipo de montaje
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar las mesas del taller
2 personas
Montar el espacio de catering
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar puntos de información
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Preparar las listas de asistencia
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar las puertas cortafuego
2 personas
Control final de las zonas del público
3 personas
Realizar la sesión informativa para voluntarios
3 personas
Evento
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Guiar visitas
3 personas
Guiar el taller
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Responder preguntas del público
2 personas
Comprobar las salas de vez en cuando
2 personas
Finalizar el programa
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Cerrar la recepción de entrada
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Reunir material para el taller
2 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las zonas de público
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Apagar la técnica
2 personas
Cerrar las puertas del museo
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 80
- Carpa plegablecant. 2
- Percheroscant. 3
- Postes separadorescant. 12
- Faldones para mesascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 100
- Bandejascant. 100
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 14
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 3
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Terminal de pagocant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Pizarras de hojascant. 3
- Pizarras blancascant. 2
- Destructora de papel
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Cucharillas para heladocant. 4
- Acumuladores de fríocant. 20
- Abrebotellascant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Arreglos floralescant. 6
- Decoración de mesacant. 12
- Photowall
- Pizarrascant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 40
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de publicar horarios o enviar invitaciones. Define las horas de apertura, los turnos de las visitas guiadas y los horarios del taller para que las inscripciones no se solapen.
- Abre las inscripciones con antelación y recoge las preferencias dietéticas desde el primer formulario. Confirma las plazas de las visitas guiadas y del taller al menos 3 días antes.
- No dejes la comunicación para la última semana: publica los horarios, coloca los carteles y reparte los folletos del programa con varios días de margen. Revisa los textos informativos antes de imprimirlos.
- Programa a los voluntarios y guía al equipo antes de la apertura. Asigna personas concretas a recepción, rutas, taller, tienda y apoyo técnico, y prepara walkie-talkies para las zonas separadas.
- Haz una revisión técnica y de las salas el día anterior. Comprueba cables, regletas, micrófonos, altavoces, portátil, proyector y pantalla; también verifica mesas, sillas, percheros, bebidas frías y la protección de los objetos frágiles.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un museo?
- Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha, programa, horarios y comunicación. Reserva visitas guiadas, taller, catering y recogida extra de residuos durante las 2 primeras semanas.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para las visitas y el taller?
- Ábrelas entre 2 y 3 semanas antes del evento, especialmente si hay plazas limitadas. Cierra o confirma las listas 3 días antes para ajustar guías, materiales y turnos.
- ¿Cuándo se prueba el equipo técnico del museo?
- Haz una prueba completa el día anterior y una comprobación rápida 60 minutos antes de abrir. Prueba micrófonos, altavoces, proyector, pantalla, portátil, cables y regletas en la sala donde se utilizarán.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a la jornada de puertas abiertas?
- Deja listas las salas, la señalización de ruta, los folletos, los materiales del taller y la distribución de mesas y sillas. Enfría las bebidas, revisa la tienda y el mobiliario, protege las piezas frágiles y confirma la llegada del equipo de montaje.
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