Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au musée

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un enchaînement précis : fixer le programme, informer le public, gérer les inscriptions et préparer chaque salle. Prévoyez aussi les visites guidées, les ateliers, le catering et les bénévoles, car ces points prennent vite du retard. La veille, contrôlez la technique, le mobilier, les boissons et la signalétique. Cette checklist rassemble 69 tâches et 47 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Publier les horaires d’ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des visites guidées
Traiter les inscriptions aux ateliers
Commander le catering
Réserver une collecte supplémentaire des déchets
Faire imprimer les programmes
Vérifier les textes d'information
2 personnes
Concevoir les panneaux de direction
Acheter le matériel de l’atelier
Planifier les bénévoles
2 personnes
Briefer les guides
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier la tente et le mobilier
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Inspecter les salles du musée
2 personnes
Mettre à l’abri les objets fragiles
2 personnes
Inscrire l’équipe de montage
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables d'atelier
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer les points d'information
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Préparer les feuilles de présence
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les portes coupe-feu
2 personnes
Contrôle final des espaces publics
3 personnes
Animer le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Animer l’atelier
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Vérifier les salles en cours de journée
2 personnes
Clôturer le programme
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer le comptoir d’entrée
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel d'atelier
2 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les espaces publics
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Fermer les portes du musée
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tente de réceptionqté 2
Portantsqté 3
Poteaux de balisageqté 12
Jupes de tableqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 14
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Terminal de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Chevaletsqté 3
Tableaux blancsqté 2
Destructeur de documents

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères à glaceqté 4
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 12
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Badges nominatifsqté 40

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires, les visites guidées et les ateliers avant de lancer les invitations : le public doit connaître les créneaux disponibles et le nombre de places.
Traitez les inscriptions au moins 7 jours avant l’ouverture. Profitez-en pour recueillir les besoins alimentaires et ajuster la commande de catering.
Briefez les guides et les bénévoles 1 à 2 jours avant l’événement, avec les horaires, les rôles, les points d’accueil et la procédure en cas de question.
Testez microphones, haut-parleurs, vidéoprojecteur, écran et terminal de paiement la veille. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises sur place, plutôt que le matin même.
Inspectez les salles avant l’arrivée du public : mettez les objets fragiles à l’abri, installez les panneaux de direction et contrôlez la tente, les tables et les chaises.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes au musée ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Le programme, les horaires, les invitations et les réservations de visites ou d’ateliers doivent être définis avant la communication publique.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la journée portes ouvertes. Faites un rappel 7 jours avant, lorsque les inscriptions et les besoins alimentaires peuvent encore être vérifiés.
Quand commander le catering pour une journée portes ouvertes ?: Passez la commande définitive 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions. Prévoyez ensuite le refroidissement des boissons et l’installation du service le jour même.
Quand faire le briefing des bénévoles et des guides ?: Organisez le briefing 1 à 2 jours avant l’ouverture, puis prévoyez un rappel de 15 minutes le matin même. Cela laisse le temps de corriger les absences et de répartir les postes d’accueil.

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