Boodschappenlijst voor een museum open dag

Voor een museum open dag heb je meer nodig dan koffie en programmabrochures. Bezoekers moeten hun weg vinden, veilig kunnen wachten en deelnemen aan rondleidingen of workshops. Denk daarom naast catering aan routebordjes, afzetpalen, garderoberekken en werkende techniek. Stem aantallen af op het verwachte bezoekersaantal en controleer uiterlijk één dag vooraf of alles aanwezig, opgeladen en getest is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Partytentaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12
Tafelrokkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 14
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Betaalterminalaantal 2
Portofoonsaantal 6
Flip-oversaantal 3
Whiteboardsaantal 2
Papierversnipperaar

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
IJslepelsaantal 4
Koelelementenaantal 20
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Fotowand
Krijtbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroen - 2 kilo
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 48 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- IJsblokjes - 15 kilo
- Bruiswater - 12 flessen
- Kruidenthee honing - 2 potten
- Mini sandwiches - 180 stuks
- Vegetarische sandwiches - 60 stuks
- Vegan sandwiches - 30 stuks
- Glutenvrije sandwiches - 15 stuks
- Wraps - 80 stuks
- Hummus - 6 bakken
- Roomkaas - 4 kuipjes
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Achterham - 2 kilo
- Gerookte kip - 2 kilo
- Komkommer - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Rucola - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute nootjes - 5 zakken
- Olijven - 4 potten
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 5 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Koekjes - 10 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Vegan brownies - 30 stuks
- Glutenvrije koekjes - 6 pakken
- Stroopwafels - 8 pakken
- Cupcakes - 100 stuks
- Vegan cupcakes - 20 stuks
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 potje
- Olijfolie - 1 fles
- Servetten - 600 stuks
- Papieren tafelkleden - 12 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Roerstaafjes - 400 stuks
- Papieren rietjes - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Diepvrieszakken - 2 dozen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 6 flacons
- Handdesinfectans - 6 flacons
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 6 pakken
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Koffiefilters - 3 pakken
- Theefilters - 2 dozen
- Workshopkarton - 200 vellen
- Kleurpotloden - 20 dozen
- Viltstiften - 20 dozen
- Schaar - 20 stuks
- Lijmstiften - 40 stuks
- Aquarelverf - 20 sets
- Verfschorten - 30 stuks
- Papieren bekers voor verf - 100 stuks
- Nitrilhandschoenen - 100 stuks
- Pleisterstrips - 2 dozen
- Batterijen AA - 24 stuks
- Batterijen AAA - 24 stuks
- Printerpapier - 3 pakken
- Balpennen - 50 stuks
- Potloden - 30 stuks
- Plakband - 8 rollen
- Dubbelzijdige tape - 4 rollen
- Touw - 2 rollen
- Naamstickers - 200 stuks
- Programmafolders - 250 stuks
- Enveloppen - 250 stuks

Tips

Reken voor koffie en thee op ongeveer 1 kop per bezoeker en houd per 25 bezoekers minstens 1 koffiekan of thermoskan beschikbaar. Zo voorkom je lange wachtrijen bij de catering.
Voorzie per 50 bezoekers minstens 1 afvalpunt en plan extra afvalophaling als de open dag meerdere uren duurt. Afvalbakken en volle bekers worden vaak pas tijdens het evenement een probleem.
Leg routebordjes bij de ingang, kruisingen en workshopruimtes klaar en neem minstens 10 procent extra exemplaren mee. Bezoekers vinden vooral tijdelijke locaties zonder duidelijke bewegwijzering lastig.
Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en projectiescherm minimaal 2 uur voor opening. Neem per gebruikte aansluiting een verlengsnoer en stekkerdoos mee, plus één reserveaansluiting.
Zet voor workshops per deelnemer een complete werkplek klaar en leg snijplanken, koks messen en ander workshopmateriaal minstens 30 minuten voor aanvang klaar. Houd extra materiaal voor ongeveer 10 procent van de deelnemers achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een museum open dag?: Neem stoelen voor alle geplande zitplaatsen en reserveer ongeveer 10 procent extra. Bij een workshop met 20 deelnemers zet je dus minimaal 22 stoelen klaar, naast zitplaatsen voor rondleidingen of wachtruimtes.
Hoeveel bekers en kopjes heb ik nodig voor een museum open dag?: Reken op minimaal 1 beker of kopje per bezoeker per geplande drinkronde. Bij 100 bezoekers en twee drinkmomenten heb je dus 200 exemplaren nodig, of minder als je herbruikbare bekers direct afwast en opnieuw inzet.
Wanneer moet ik de techniek voor een museum open dag testen?: Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en projectiescherm uiterlijk 2 uur voor opening. Controleer daarnaast de aansluitingen en leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf klaar, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft te improviseren.
Wat moet ik één dag voor een museum open dag controleren?: Controleer de boodschappen, workshopmaterialen, bewegwijzering, garderoberekken en catering minstens 24 uur vooraf. Inspecteer ook de museumzalen en scherm kwetsbare objecten af voordat de opbouw begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.