Que prévoir pour une journée portes ouvertes au musée ?

Pour une journée portes ouvertes au musée, prévoyez à la fois l’accueil des visiteurs, les boissons, le catering et le matériel des ateliers. La liste ci-dessous regroupe les fournitures à acheter ou à emprunter : mobilier, vaisselle, équipement technique et matériel de cuisine. Quantifiez les gobelets, les assiettes et les boissons selon le nombre attendu, sans oublier les solutions de paiement et les outils de communication. Les éléments réservés ou imprimés trop tard sont les plus difficiles à remplacer.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tente de réceptionqté 2
Portantsqté 3
Poteaux de balisageqté 12
Jupes de tableqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 14
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Terminal de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Chevaletsqté 3
Tableaux blancsqté 2
Destructeur de documents

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères à glaceqté 4
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 12
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Badges nominatifsqté 40

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 15 kilos
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Tisane au miel - 2 pots
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Sandwichs végétariens - 60 pièces
- Sandwichs vegan - 30 pièces
- Sandwichs sans gluten - 15 pièces
- Wraps - 80 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Poulet fumé - 2 kilo
- Concombre - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Roquette - 8 sacs
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix salées - 5 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Brownies vegan - 30 pièces
- Biscuits sans gluten - 6 paquets
- Gaufres au sirop - 8 paquets
- Cupcakes - 100 pièces
- Cupcakes vegan - 20 pièces
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Serviettes - 600 pièces
- Nappes en papier - 12 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 400 pièces
- Pailles en papier - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Essuie-tout - 12 paquets
- Filtres à café - 3 paquets
- Filtres à thé - 2 douzaines
- Carton de workshop - 200 feuilles
- Crayons de couleur - 20 boîtes
- Feutres - 20 boîtes
- Ciseaux - 20 pièces
- Bâtons de colle - 40 pièces
- Peinture aquarelle - 20 sets
- Tabliers de peinture - 30 pièces
- Gobelets en papier pour peinture - 100 pièces
- Gants en nitrile - 100 pièces
- Pansements en strips - 2 douzaines
- Piles AA - 24 pièces
- Piles AAA - 24 pièces
- Papier d'imprimante - 3 paquets
- Stylos-billes - 50 pièces
- Crayons - 30 pièces
- Ruban adhésif - 8 rouleaux
- Ruban adhésif double face - 4 rouleaux
- Corde - 2 rouleaux
- Étiquettes nominatives - 200 pièces
- Brochures du programme - 250 pièces
- Enveloppes - 250 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un gobelet réutilisable par visiteur attendu, plus 10 % de marge pour les pertes et les changements de boisson. Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure.
Pour le café, prévoyez une tasse par personne et un thermos ou un pichet supplémentaire par point de service. Les bouilloires et machines à café doivent être testées avant le jour d’ouverture.
Réservez le mobilier au moins deux semaines à l’avance : tables, chaises, portants et poteaux de balisage sont souvent déjà pris le week-end. Ajoutez des jupes de table si l’accueil ou le catering doit être présenté proprement.
Testez les microphones, haut-parleurs, rallonges, multiprises, ordinateur, vidéoprojecteur et écran au minimum la veille. Gardez les talkies-walkies chargés pour coordonner l’accueil, les guides et les bénévoles.
Achetez le matériel des ateliers avant de finaliser les inscriptions, puis contrôlez les quantités trois jours avant l’événement. Prévoyez aussi les planches à découper et les couteaux de chef si une préparation alimentaire est prévue sur place.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il pour une journée portes ouvertes au musée ?: Comptez un gobelet réutilisable par visiteur attendu, avec une marge de 10 %. Pour 200 visiteurs, prévoyez donc environ 220 gobelets, puis adaptez la quantité si plusieurs espaces de boissons sont ouverts.
Quand acheter les boissons pour une journée portes ouvertes ?: Faites les courses deux à trois jours avant l’événement afin de pouvoir refroidir les boissons à temps. Les boissons non périssables peuvent être achetées une semaine plus tôt.
Combien de vaisselle prévoir pour le catering du musée ?: Prévoyez une assiette, un jeu de couverts et un verre ou gobelet par personne, avec 10 % de réserve. Pour 150 visiteurs, cela représente au moins 165 unités de chaque élément utilisé.
Quand réserver les tables, chaises et équipements techniques ?: Réservez le mobilier et le matériel technique au moins deux semaines avant la date prévue. Faites ensuite un test complet des branchements, du son et de la projection la veille.

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