Checklist voor een multimediaconcert organiseren
Een multimediaconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium. Je regelt tegelijk livegeluid, videobestanden, presentaties, licht, publieksstromen en catering. Begin met datum, locatie, begroting en contracten en werk daarna toe naar een technisch draaiboek. Plan extra controle voor alle bestanden en aansluitingen: een presentatie die op kantoor werkt, kan op locatie alsnog problemen geven.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Begroting vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Techniekleverancier boeken
Catering reserveren
Fotograaf reserveren
Beveiliging reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Contactlijst maken
Presentaties verzamelen
2 personen
Videobestanden verzamelen
2 personen
Beeldmateriaal controleren
2 personen
Audiobestanden controleren
2 personen
Back-ups maken
2 personen
Technische plattegrond maken
2 personen
Lichtplan maken
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Naambadges voorbereiden
Programma's printen
Locatie vrijmaken
3 personen
Techniek lossen
4 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Projectiescherm opbouwen
2 personen
Projectoren plaatsen
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Techniek testen
4 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Beeldcheck uitvoeren
3 personen
Briefing ontvangstteam
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Techniek bedienen
3 personen
Beeldcontent afspelen
2 personen
Podiumwissels begeleiden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Toiletten controleren
Afval verzamelen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Techniek demonteren
4 personen
Kabels oprollen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Lege verpakkingen retourneren
Leveranciersfacturen verzamelen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Statafelsaantal 10
- Tafelsaantal 8
- Podiumdelenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 150
- Afzetpalenaantal 8
- Kleedkamertafelsaantal 3
Apparatuur
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorboxenaantal 3
- Laptop voor afspelenaantal 2
- USB-back-upschijvenaantal 2
- HDMI-splittersaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 8
- Audio-kabelsaantal 20
- XLR-kabelsaantal 20
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- DI- en kabeltassenaantal 6
- Laptopstandaardsaantal 2
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Projectorsteunenaantal 2
- Mediaplayersaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
- Ethernetkabelsaantal 6
- Gaffer tapeaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Kabelbindersaantal 100
- Gereedschapskoffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
Verlichting
- LED-podiumspotsaantal 8
- Effectlampenaantal 4
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
- Reserveledlampenaantal 6
Servies
- Glazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Drankdispensersaantal 4
Decoratie
- Podiumdoekenaantal 4
- Decoratieve doekenaantal 8
- Welkomstbord
- Richtingbordjesaantal 12
- Kleefhaakjesaantal 30
- Naambadgehoudersaantal 20
Schoonmaak
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg technische wensen uiterlijk 6 tot 8 weken voor het concert vast. Vraag per artiest naar aansluitingen, microfoons, monitoren, DI-boxen en benodigde afspeelapparatuur.
- Maak uiterlijk 4 weken vooraf een technische plattegrond met podium, PA-speakers, subwoofers, lichtstatieven, kabelroutes en publieksruimte. Zo zie je ook waar verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn.
- Verzamel presentaties, videobestanden en audiobestanden minimaal 10 dagen voor het concert. Controleer elk bestand op de afspeellaptop en maak minstens 2 back-ups op USB-schijven.
- Plan een volledige technische doorloop, inclusief beeld, geluid, licht en presentaties, uiterlijk 1 dag voor de deuren opengaan. Test daarbij ook HDMI-splitters, HDMI-kabels, draadloze microfoons en reserveledlampen.
- Verstuur parkeerinformatie en het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet dieetwensen, contactpersonen, artiestenbegeleiding en de cateringbestelling in één draaiboek met telefoonnummers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een multimediaconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, artiesten, begroting en vergunningen. Plan de technische wensen en leveranciers uiterlijk 6 tot 8 weken voor het concert.
- Wanneer moet ik beeld- en audiobestanden voor een multimediaconcert aanleveren?
- Verzamel alle presentaties, video’s en audiobestanden minimaal 10 dagen vooraf. Test ze daarna op de afspeellaptop en bewaar minstens 2 back-ups op afzonderlijke USB-schijven.
- Wanneer maak je een draaiboek voor een multimediaconcert?
- Maak een eerste versie zodra programma, leveranciers en contactpersonen bekend zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Werk het draaiboek uiterlijk 3 dagen voor het concert bij met tijden, kabelroutes, catering en parkeerinformatie.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de soundcheck en technische doorloop?
- Reserveer minimaal 3 uur voor soundcheck, licht, videobeeld en presentaties als er meerdere artiesten of mediabronnen zijn. Plan daarnaast een korte herhaling op de concertdag voordat het publiek binnenkomt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!