Multimediakonzert organisieren: die komplette Checkliste
Ein Multimediakonzert verbindet Live-Musik mit Präsentationen, Bildern und Videodateien – dadurch muss die Technik früher geprüft werden als bei einem reinen Konzert. Lege zuerst Datum, Ort, Budget und Programm fest, bevor du Künstler, Technikdienstleister und Catering buchst. Sammle alle Medien zentral, teste Audio- und Videodateien und halte einen technischen Lage- und Lichtplan bereit. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Künstler buchen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Budget festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Technikdienstleister buchen
Catering reservieren
Fotograf buchen
Sicherheit buchen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Kontaktliste erstellen
Präsentationen sammeln
2 Personen
Videodateien sammeln
2 Personen
Bildmaterial kontrollieren
2 Personen
Audiodateien überprüfen
2 Personen
Back-ups erstellen
2 Personen
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
Lichtplan erstellen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Einkaufen gehen
3 Personen
Ausrüstung prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Programme drucken
Veranstaltungsort räumen
3 Personen
Technik abbauen
4 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Projektionsleinwand aufbauen
2 Personen
Projektoren aufstellen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Kabel sicher verlegen
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Technik testen
4 Personen
Event
Künstler empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Bildcheck durchführen
3 Personen
Briefing des Empfangsteams
2 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Technik bedienen
3 Personen
Bildinhalte abspielen
2 Personen
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Abfall sammeln
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Technik abbauen
4 Personen
Kabel aufrollen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien inventarisieren
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
Leere Verpackungen zurückgeben
Lieferantenrechnungen sammeln
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- StehtischeAnz. 10
- TischeAnz. 8
- BühnenelementeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 150
- AbsperrpfostenAnz. 8
- UmkleidetischeAnz. 3
Ausstattung
- PA-LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorboxenAnz. 3
- Laptop zum AbspielenAnz. 2
- USB-Backup-LaufwerkeAnz. 2
- HDMI-SplitterAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 8
- AudiokabelAnz. 20
- XLR-KabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- DI- und KabeltaschenAnz. 6
- LaptopständerAnz. 2
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- ProjektorhalterungenAnz. 2
- MedienplayerAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- EthernetkabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
- KabelbinderAnz. 100
- WerkzeugkofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BühnenstrahlerAnz. 8
- EffektlichterAnz. 4
- LichtstativeAnz. 4
- Lichtcontroller
- Ersatz-LED-LampenAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 4
Dekoration
- BühnentücherAnz. 4
- Dekorative StoffeAnz. 8
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 12
- KlebehakenAnz. 30
- NamensschildhalterAnz. 20
Reinigung
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Sammle Präsentationen, Bilder, Videos und Audiodateien spätestens zwei Wochen vor dem Konzert in einem gemeinsamen Ordner. Kontrolliere jedes Format und speichere mindestens zwei Back-ups auf USB-Laufwerken.
- Buche Technikdienstleister und Sicherheit nicht erst nach dem Programmabschluss: Für PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Funkmikrofone, Monitorboxen und Licht braucht das Team einen festen technischen Lageplan.
- Plane für jede Medienquelle einen Ersatz ein. Ein Abspiel-Laptop, HDMI-Splitter, HDMI- und Audiokabel sowie DI-Boxen sollten vor dem Einlass angeschlossen und getestet sein; Ersatz-LED-Lampen gehören zum Licht-Setup.
- Verschicke Parkinformationen und Einlassdetails spätestens 7 Tage vorher. Erfasse bis dahin auch Anmeldungen und Ernährungswünsche, damit die Cateringbestellung nicht auf Schätzungen basiert.
- Setze einen verbindlichen Technikcheck am Veranstaltungstag an: Rechne mindestens 3 Stunden vor Einlass für Aufbau, Soundcheck, Lichtprobe und einen vollständigen Test des Multimedia-Ablaufs ein. Halte Kontaktliste und Ablaufplan gedruckt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Multimediakonzert planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen, Versicherung und Technikdienstleister sollten früh feststehen; Medieninhalte und Ablaufplan folgen spätestens 2 Wochen vor dem Termin.
- Wann sollte die Technik für ein Multimediakonzert aufgebaut werden?
- Plane den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass, bei umfangreicher Projektion oder mehreren Bühnenpositionen besser 4 bis 5 Stunden vorher. Soundcheck, Lichtprobe und der komplette Test aller Präsentationen gehören in diesen Zeitraum.
- Wie viele Back-ups braucht man für Konzert-Videodateien?
- Lege mindestens 2 vollständige Back-ups an, idealerweise auf getrennten USB-Laufwerken. Prüfe beide Kopien spätestens 48 Stunden vor dem Konzert und nimm eine davon separat zum Veranstaltungsort mit.
- Wann muss das Catering für ein Multimediakonzert bestellt werden?
- Gib die Cateringbestellung etwa 7 Tage vor dem Konzert auf, sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Bei Sonderkost oder größerem Umfang solltest du die Anforderungen bereits 2 Wochen vorher mit dem Anbieter abstimmen.
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