Checklist pour organiser un concert multimédia

Un concert multimédia demande de coordonner la scène, le son, l’éclairage et les contenus projetés au même moment. Commence par bloquer la date et le lieu, puis confirme les artistes, les autorisations, l’assurance et le budget. Les besoins techniques doivent être recueillis avant de réserver le prestataire son et lumière. Cette checklist suit ensuite les inscriptions, le catering, les fichiers audio et vidéo, les sauvegardes et le déroulé du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Fixer le budget
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Réserver un prestataire technique
Réserver le catering
Réserver le photographe
Réserver la sécurité
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Élaborer le déroulé
2 personnes
Créer une liste de contacts
Rassembler les présentations
2 personnes
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
Vérifier les supports visuels
2 personnes
Vérifier les fichiers audio
2 personnes
Faire des sauvegardes
2 personnes
Créer le plan technique
2 personnes
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
Passer la commande traiteur
Faire les courses
3 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Dégager le lieu
3 personnes
Décharger le matériel technique
4 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’écran de projection
2 personnes
Installer les projecteurs
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester la technique
4 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Effectuer le contrôle d’image
3 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer la technique
3 personnes
Diffuser le contenu vidéo
2 personnes
Coordonner les changements de scène
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les déchets
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter l'équipement technique
4 personnes
Enrouler les câbles
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Retourner les emballages vides
Rassembler les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Tablesqté 8
Éléments de podiumqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poteaux de balisageqté 8
Tables de logeqté 3

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 3
Ordinateur portable pour la lectureqté 2
Disques de sauvegarde USBqté 2
Répartiteurs HDMIqté 2
Câbles HDMIqté 8
Câbles audioqté 20
Câbles XLRqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Sacs pour matériel DI et câblesqté 6
Supports pour ordinateur portableqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Supports de projecteurqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Câbles Ethernetqté 6
Ruban gafferqté 8
Passe-câblesqté 12
Serre-câblesqté 100
Boîtes à outilsqté 2
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Projecteurs de scène LEDqté 8
Projecteurs d’effetsqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes LED de rechangeqté 6

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Tissus décoratifsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 12
Crochets adhésifsqté 30
Supports de badges nominatifsqté 20

Nettoyage

Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Demande les besoins techniques des artistes au moins 4 semaines avant le concert. Vérifie notamment les microphones, boîtiers DI, retours, câbles XLR et entrées de la table de mixage.
Centralise les présentations, vidéos et fichiers audio dans un dossier unique, puis fais au moins 2 sauvegardes sur des disques USB distincts. Teste chaque fichier sur l’ordinateur de lecture avant le jour J.
Prévois le plan technique et le plan d’éclairage au plus tard 10 jours avant l’événement. Indique l’emplacement des haut-parleurs PA, subwoofers, projecteurs LED, pieds d’éclairage et répartiteurs HDMI.
Fixe une date limite d’inscription et recueille les besoins alimentaires au minimum 7 jours avant le concert. Passe ensuite la commande traiteur avec le nombre confirmé de participants et quelques portions de réserve.
Envoie les informations de parking et le déroulé final 3 à 5 jours avant l’événement. Garde une liste de contacts imprimée avec les artistes, le prestataire technique, le catering, le photographe et la sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert multimédia ?: Prévois généralement 6 à 8 semaines pour coordonner le lieu, les artistes, les autorisations et la technique. Les fichiers audio et vidéo, le plan de scène et le déroulé doivent être finalisés au moins 7 à 10 jours avant le concert.
Quand réserver le prestataire technique pour un concert multimédia ?: Réserve-le dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Transmets ensuite les besoins des artistes afin qu’il puisse dimensionner le son, l’éclairage, les connexions HDMI et le matériel de lecture.
Quand faut-il tester les vidéos et les fichiers audio ?: Effectue un premier test au moins 7 jours avant l’événement, puis un second pendant la répétition ou l’installation. Conserve 2 sauvegardes sur des disques USB et vérifie les formats sur l’ordinateur qui sera utilisé sur scène.
Combien de temps avant faut-il commander le catering ?: Arrête le nombre de participants et les besoins alimentaires 7 jours avant le concert. Passe la commande au plus tard 5 jours avant, en prévoyant quelques portions supplémentaires si les inscriptions peuvent encore évoluer.

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