Motoronderdelenmarkt organiseren: checklist en planning

Een motoronderdelenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen neerzetten. Je moet standhouders tijdig registreren, hun plaatsen indelen en bezoekers zonder zoeken naar het terrein leiden. Regel daarnaast parkeren, catering, betalingen, stroom en verlichting voordat de opbouw begint. Gebruik deze checklist om de organisatie stap voor stap af te werken, van datum en vergunningen tot de laatste terreincontrole op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
Leveranciers en standhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Standhouders registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Afvalinzameling regelen
Parkeerindeling uitwerken
2 personen
Plattegrond van stands maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Bevestiging naar standhouders sturen
Routebeschrijving versturen
Prijslijst voor catering maken
Betaalvoorzieningen controleren
2 personen
Contant wisselgeld opnemen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelwaren gekoeld opslaan
2 personen
Standhouders nogmaals informeren
Weersverwachting controleren
Weersmaatregelen klaarleggen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Verkeersborden plaatsen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Stroompunten veilig afschermen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes en broodjes klaarmaken
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen verwijzen
3 personen
Laatste stands controleren
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Entree en polsbandjes controleren
2 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
Catering bedienen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Looppaden vrijhouden
2 personen
Verlichting controleren
Standhouders sluitingstijd melden
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Standhouders laten afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 24
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20
Paspoppenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Handlampenaantal 6
Draadloze portofoonsaantal 6
Geldkistjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Kabelmattenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Flessenopenersaantal 6
Servetdispensersaantal 4

Decoratie

Standnummersaantal 24
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Prijshoudersaantal 40
Klembordenaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Vlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handsprayflessenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig datum, locatie en vergunningen minimaal 8 weken vooraf. Controleer ook of je melding, verkeersmaatregelen of toestemming voor partytenten en marktkramen nodig hebt.
Open de aanmelding uiterlijk 6 weken voor de markt en sluit die bijvoorbeeld 10 dagen vooraf. Verzamel per standhouder contactgegevens, standformaat, stroombehoefte en eventuele dieetwensen.
Maak 2 weken vooraf de plattegrond met standnummers, parkeerzones en looproutes. Stuur routebeschrijving, standplaats en praktische aankomstinformatie daarna nogmaals naar alle standhouders.
Controleer stroom en betalingen niet pas op de ochtend zelf: test betaalterminals, stekkerdozen en verlengkabels minstens 3 dagen vooraf. Leg kabelmatten en extra verlichting klaar voor donkere hoeken en doorgangen.
Plan de opbouw met een vaste aankomsttijd en controleer het terrein vóór opening. Zet verkeersborden, handlampen en portofoons klaar en bewaar koelwaren direct gekoeld; neem voor contante betalingen voldoende wisselgeld op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een motoronderdelenmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Open de inschrijving ongeveer 6 weken voor de markt en rond de standindeling 2 weken vooraf af.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een motoronderdelenmarkt?: Benader standhouders uiterlijk 6 weken voor de markt, zodat je registratie en standtoewijzing tijdig kunt afronden. Stuur de definitieve bevestiging en routebeschrijving uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een motoronderdelenmarkt?: Reserveer minimaal 3 uur voor marktkramen, tafels, tenten, bewegwijzering, verlichting en betaalpunten. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een laatste terrein- en veiligheidscontrole vóór opening.
Wat moet ik regelen voor eten en drinken op een motoronderdelenmarkt?: Reserveer catering zodra het aantal standhouders en de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Maak uiterlijk 1 week voor de markt de prijslijst, controleer betaalmogelijkheden en sla gekoelde producten apart gekoeld op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.