Checklist para organizar un mercado de piezas de motor

Un mercado de piezas de motor necesita más coordinación que la simple colocación de varios puestos. Primero hay que cerrar la fecha, el recinto y los permisos; después registrar a los expositores y asignarles un espacio claro. Durante la última semana conviene confirmar indicaciones, catering, pagos, residuos y previsión meteorológica. Esta checklist reúne 69 tareas y 56 elementos para avanzar en el orden adecuado y evitar problemas el día del mercado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos y notificaciones
Contactar a proveedores y expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Registrar a los expositores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Organizar la recogida de residuos
Diseñar la distribución del aparcamiento
2 personas
Hacer el plano de los stands
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar confirmación a los expositores
Enviar indicaciones
Crear la lista de precios para catering
Comprobar las facilidades de pago
2 personas
Retirar cambio en efectivo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar los productos refrigerados en frío
2 personas
Informar de nuevo a los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar las medidas ante el tiempo
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar señales de tráfico
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Proteger con seguridad los puntos de corriente
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos y bocadillos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
Preparar el material de primeros auxilios

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores dónde ubicarse
3 personas
Comprobar los últimos stands
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Controlar la entrada y las pulseras
2 personas
Proporcionar información
2 personas
Asignar plazas de aparcamiento
2 personas
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Comprobar la iluminación
Informar a los puestos del horario de cierre
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Recoger objetos perdidos
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 24
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 6
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Maniquíescant. 2

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Terminales de pagocant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Linternas de manocant. 6
Walkie-talkies inalámbricoscant. 6
Cajas de caudalescant. 2
Calculadorascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 6

Cocina

Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Abrebotellascant. 6
Dispensadores de servilletascant. 4

Decoración

Números de standcant. 24
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Portaprecioscant. 40
Portapapelescant. 12
Rotuladores fosforescentescant. 12
Pizarrascant. 4
Banderascant. 12
Mantelescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Botellas de spray de manoscant. 6
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de los puestos y del aparcamiento antes de enviar las indicaciones finales. Incluye accesos, zonas de carga y la ubicación exacta de cada expositor para evitar cambios al llegar.
Abre el formulario de inscripción con suficiente margen para registrar expositores y recoger sus preferencias dietéticas. Envía una confirmación individual cuando el plano de los puestos esté cerrado.
Comprueba los pagos del catering antes de comprar: lleva terminales de pago, cambio en efectivo y una caja de caudales. Preparar este punto con 2 o 3 días de antelación evita improvisaciones durante el servicio.
Revisa la cadena de frío al recibir la compra y guarda de inmediato los productos refrigerados en neveras portátiles. No dejes esta comprobación para la apertura del mercado, cuando el equipo ya estará ocupado con los puestos.
Consulta el pronóstico meteorológico 48 horas antes y activa las medidas previstas si hay lluvia o viento. Inspecciona el recinto antes de abrir, comprueba cables y señalización, y deja linternas y walkie-talkies accesibles al equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de piezas de motor?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y proveedores. Reserva las 2 últimas semanas para cerrar expositores, plano de puestos, catering, pagos y medidas ante el tiempo.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Confirma su participación cuando tengas asignados los espacios y el plano de los stands, idealmente entre 7 y 10 días antes. Envía junto con la confirmación las indicaciones de llegada, carga y aparcamiento.
¿Cuándo se debe revisar el catering y la lista de la compra?: Comprueba la lista de la compra y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Haz la compra como máximo el día anterior y guarda inmediatamente en frío todo lo que necesite refrigeración.
¿Qué hacer si se prevé mal tiempo para el mercado?: Revisa la previsión 48 horas antes y vuelve a comprobarla la mañana anterior. Ten preparadas las medidas para carpas, señalización, iluminación y cables antes de que lleguen los expositores.

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