Checklist voor een moskee open dag organiseren

Een moskee open dag vraagt om meer dan een programma en een uitnodiging. Je regelt tegelijk rondleidingen, ontvangst, vrijwilligers, catering, techniek en een duidelijke bezoekersroute. Begin met de datum, het programma en de rondleiders; werk daarna toe naar aanmeldingen, taakverdeling en locatie-inrichting. Plan de laatste controles uiterlijk de dag ervoor, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en gasten te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Rondleidingen samenstellen
2 personen
Sprekers voor programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
3 personen
Taken onder vrijwilligers verdelen
3 personen
Rondleiders instrueren
2 personen
Gastontvangst instrueren
2 personen
Programma en route printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Infomateriaal controleren
2 personen
Reservering schoonmaakmateriaal maken
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten gekoeld opslaan
2 personen
Locatie vooraf schoonmaken
4 personen
Ingang en vluchtroutes controleren
2 personen
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Rondleidingsroute markeren
2 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Schoenenrekken plaatsen
2 personen
Gebedsruimtes gereedmaken
3 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie- en theepunt opbouwen
3 personen
Hapjes op schalen leggen
4 personen
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
Vrijwilligersbriefing houden
6 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar ruimtes begeleiden
3 personen
Rondleidingen geven
4 personen
Vragen bij informatiebalie beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebedsruimtes netjes houden
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Kinderhoek begeleiden
2 personen
Presentatie begeleiden
2 personen
Vraaggesprek begeleiden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Koffiepunt afsluiten
3 personen
Overgebleven voedsel verpakken
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gebedsruimtes schoonmaken
3 personen
Locatie volledig schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materiaal opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bezoekersbedankje versturen
2 personen
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Ontvangstbalie
Informatietafelsaantal 4
Schoenenrekkenaantal 8
Krukkenaantal 12
Kinderstoelenaantal 6
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 180
Messenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Voedseltangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Opbergbakkenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beamer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Welkomstbordaantal 2
Richtingsbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggetjeslijnenaantal 6
Fotowand

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkar
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de rondleidingen vroeg vast. Plan per rondleiding een vaste starttijd en wijs minimaal één geïnstrueerde rondleider aan, zodat bezoekers niet bij de ingang hoeven te wachten.
Wijs vrijwilligers niet alleen taken toe, maar geef ze ook een tijdstip en plek. Laat de gastontvangst, rondleiders en catering uiterlijk een week vooraf weten waar ze moeten zijn en wat ze uitleggen.
Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en controleer ze vóór het boodschappen doen. Bewaar versproducten gekoeld en zet serveerschalen, tangen en aparte opbergbakken klaar om verwisseling te voorkomen.
Maak de bezoekersroute zichtbaar met informatie- en ontvangsttafels, schoenenrekken en afzetpalen. Controleer vóór opening ook de ingang, vluchtroutes en toiletten; vul toiletbenodigdheden uiterlijk op de ochtend zelf aan.
Test microfoons, luidsprekers en laptop vóór de eerste gasten arriveren. Zet programma’s, routes en naambadges klaar bij de ontvangstbalie en houd een korte reserve-instructie achter de hand voor vrijwilligers die uitvallen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een moskee open dag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, sprekers en vrijwilligers. Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 tot 4 weken voor de open dag, zodat je dieetwensen en verwachte bezoekersaantallen kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een moskee open dag?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de ontvangst, 1 rondleider per groep en extra hulp voor catering en opbouw. Bij meerdere rondleidingen tegelijk heb je per gelijktijdige groep een aparte rondleider nodig; maak de definitieve indeling 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de moskee schoonmaken en de route controleren?: Doe de grondige schoonmaak en controle van ingang, vluchtroutes en toiletten op de dag ervoor. Loop de route op de ochtend zelf nog één keer na en zet tafels, stoelen, schoenenrekken en de ontvangstbalie daarna klaar.
Hoeveel eten en drinken moet ik voorzien voor een moskee open dag?: Gebruik het aantal aanmeldingen als basis en houd rekening met dieetwensen en onverwachte bezoekers. Plan de boodschappen uiterlijk 2 dagen vooraf, bewaar gekoelde producten direct koud en zet koffie, thee en water in meerdere rondes klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.