Checklist pour organiser les portes ouvertes de la mosquée

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un accueil clair, des visites bien rythmées et une équipe préparée. Cette checklist vous aide à organiser les 68 tâches dans le bon ordre, de la fixation de la date au rangement final. Elle couvre les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles, le matériel d’accueil, les boissons et la sécurité des lieux. Vous évitez ainsi les oublis fréquents, comme le briefing tardif des guides ou le manque de gobelets et de places assises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Composer les visites guidées
2 personnes
Réserver les intervenants du programme
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
3 personnes
Répartir les tâches entre les bénévoles
3 personnes
Briefer les guides
2 personnes
Briefer l'équipe d'accueil
2 personnes
Imprimer le programme de route
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier le matériel d’information
2 personnes
Faire une réservation de matériel de nettoyage
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits frais au réfrigérateur
2 personnes
Nettoyer le lieu à l’avance
4 personnes
Vérifier l’entrée et les issues de secours
2 personnes
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Balisage du parcours de visite
2 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Installer les porte-chaussures
2 personnes
Préparer les espaces de prière
3 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Installer le point café et thé
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
4 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
Animer le briefing des bénévoles
6 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers les espaces
3 personnes
Faire des visites guidées
4 personnes
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les espaces de prière propres
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Encadrer l’espace enfants
2 personnes
Animer la présentation
2 personnes
Animer l’entretien
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer le point café
3 personnes
Emballer les restes
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer les espaces de prière
3 personnes
Nettoyer entièrement le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
2 personnes
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Accueil
Tables d’informationqté 4
Porte-chaussuresqté 8
Tabouretsqté 12
Chaises hautes pour enfantsqté 6
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180
Couteauxqté 80
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces alimentairesqté 8
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Décoration

Panneau d’accueilqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Mur photo

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Chariot de nettoyage
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions, puis prévoyez au moins 3 semaines pour diffuser les invitations et traiter les réponses. Vous aurez ainsi le temps d’adapter le nombre de visites guidées.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et relisez les réponses au plus tard 7 jours avant l’événement. Prévoyez une solution séparée pour chaque contrainte signalée.
Répartissez les bénévoles par poste plutôt que par disponibilité générale : accueil, visites, boissons, orientation et rangement. Organisez un briefing de 30 minutes le jour même, avant l’arrivée du public.
Préparez les badges, le programme imprimé et les tables d’information la veille. À l’entrée, installez aussi le porte-chaussures et un affichage visible vers les toilettes et les issues de secours.
Contrôlez les quantités de tasses, verres, assiettes et couverts avant les courses, puis stockez les produits frais au réfrigérateur dès votre retour. Testez les microphones, haut-parleurs et l’ordinateur portable au moins 2 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser des portes ouvertes à la mosquée ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, réserver les intervenants, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et préparer le matériel.
Quand envoyer les invitations pour les portes ouvertes de la mosquée ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, puis faites un rappel 5 à 7 jours avant. Fermez ou vérifiez les inscriptions quelques jours avant pour ajuster les visites et l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 par groupe de visite et 1 personne pour les boissons et la logistique. Ajoutez une personne référente pour coordonner l’équipe pendant toute la journée.
Que faut-il vérifier le jour des portes ouvertes ?: Faites une vérification complète 2 heures avant l’ouverture : entrée, issues de secours, toilettes, tables, chaises, badges, boissons et matériel audio. Testez également chaque microphone et le contenu de l’ordinateur portable.

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