Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en la mezquita
Una jornada de puertas abiertas necesita más coordinación que una simple visita: hay que recibir a personas que quizá nunca han entrado en una mezquita, explicar el recorrido y mantener el espacio preparado durante todo el día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde fijar la fecha y abrir las inscripciones hasta formar a los guías y montar la recepción. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los materiales informativos, los baños y las rutas de evacuación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
3 personas
Preparar las visitas guiadas
2 personas
Concretar los ponentes del programa
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
3 personas
Repartir las tareas entre los voluntarios
3 personas
Instruir a los guías
2 personas
Instruir la recepción de invitados
2 personas
Imprimir programa y ruta
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar el material informativo
2 personas
Hacer la reserva de material de limpieza
Cerrar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos frescos refrigerados
2 personas
Limpiar previamente el recinto
4 personas
Comprobar la entrada y las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar y abastecer los baños
2 personas
Montar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Marcar la ruta de la visita guiada
2 personas
Montar mesas de información
3 personas
Colocar los estantes para zapatos
2 personas
Preparar las salas de oración
3 personas
Montar el rincón infantil
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Montar el punto de café y té
3 personas
Poner los aperitivos en bandejas
4 personas
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
Realizar la sesión informativa para voluntarios
6 personas
Evento
Atender la recepción
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar a los visitantes a las salas
3 personas
Dar visitas guiadas
4 personas
Responder preguntas en el mostrador de información
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener ordenadas las salas de oración
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Coordinar el rincón infantil
2 personas
Coordinar la presentación
2 personas
Moderar la entrevista
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Seguimiento
Cerrar el punto de café
3 personas
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar las salas de oración
3 personas
Limpiar completamente el lugar
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el material sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar agradecimiento a los visitantes
2 personas
Archivar fotos y documentos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 80
- Mostrador de recepción
- Mesas informativascant. 4
- Surtidores para zapatoscant. 8
- Taburetescant. 12
- Sillas para niñoscant. 6
- Postes separadorescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 80
- Platoscant. 180
- Tenedorescant. 180
- Cucharascant. 180
- Cuchilloscant. 80
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 3
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas para alimentoscant. 8
- Jarras medidorascant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Proyector
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
Decoración
- Cartel de bienvenidacant. 2
- Señales direccionalescant. 12
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Guirnaldas de banderinescant. 6
- Photowall
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Carro de limpieza
- Escobas de manocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de publicar la jornada: confirma las visitas guiadas, los ponentes y la duración de cada bloque. Así podrás indicar una hora de llegada y evitar que la recepción tenga que resolver cambios durante el evento.
- Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación y pregunta por las preferencias dietéticas desde el primer momento. Usa la lista final para calcular las compras y separa los productos frescos en neveras portátiles o refrigeradores en cuanto lleguen.
- No basta con reclutar voluntarios: reparte funciones concretas y haz una sesión de instrucciones para guías y recepción. Prepara al menos una persona que controle las entradas, otra que acompañe cada recorrido y alguien que atienda las preguntas prácticas.
- Revisa la circulación antes de colocar mesas y sillas. La entrada, las rutas de evacuación, los baños y la zona de recepción deben quedar despejados; los postes separadores y los surtidores para zapatos ayudan a ordenar el acceso sin bloquearlo.
- Prueba el equipo y prepara la información antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos, altavoces y portátil, imprime el programa y la ruta, y coloca las acreditaciones y las mesas informativas donde los visitantes puedan encontrarlas sin preguntar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una mezquita?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero la fecha, define el programa y confirma a los ponentes; después puedes publicar la jornada, abrir las inscripciones y reclutar voluntarios con tiempo suficiente.
- ¿Qué debe incluir el formulario de inscripción para una jornada de puertas abiertas?
- Incluye nombre, número de asistentes, horario o visita preferida y datos de contacto. Añade una pregunta sobre alergias y preferencias dietéticas para poder cerrar las compras al menos 3 días antes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Como referencia, cuenta con 1 persona en recepción, 1 guía por cada visita simultánea y 1 persona de apoyo para bebidas, incidencias y orientación. Para 3 recorridos a la vez, eso supone al menos 5 voluntarios, además de un responsable general.
- ¿Cuándo hay que preparar la mezquita y el material?
- Haz la limpieza previa y comprueba la entrada, los baños y las rutas de evacuación el día anterior. Monta la recepción, las mesas, las sillas y el material informativo con varias horas de margen el mismo día, y prueba el sonido antes de la llegada del público.
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