Checklist monumentenopenstelling organiseren

Een monumentenopenstelling vraagt om meer dan bezoekers ontvangen. Je plant vooraf de publicatie, aanmeldingen, rondleidingen en het vrijwilligersrooster, en controleert op de dag zelf gebouw, terrein en vluchtroutes. Denk ook aan sleutels, routebordjes, verlichting, informatiepunten en materialen voor koffie en thee. Met deze checklist werk je van voorbereiding naar opening, zodat bezoekers veilig binnenkomen en rondleidingen zonder onderbreking kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Openingsinformatie publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Rondleidingen indelen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vrijwilligersrooster maken
Rondleidingen voorbereiden
2 personen
Informatiepanelen controleren
2 personen
Sleutels verzamelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Rondleidingsmaterialen klaarleggen
Locatie openen
2 personen
Gebouw veilig controleren
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Verlichting testen
Buitenterrein inspecteren
2 personen
Entree markeren
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Informatiepunten inrichten
2 personen
Tentoonstellingsobjecten plaatsen
3 personen
Afzettingen plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Garderobe klaarzetten

Event

Entree bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Toezicht in monument houden
3 personen
Garderobe beheren
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Verlichting bijstellen
Avondroute verlichten
2 personen
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Entree afsluiten
2 personen

Nazorg

Binnenruimtes afsluiten
2 personen
Objecten veilig opbergen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Buitenterrein schoonmaken
2 personen
Verlichting uitschakelen
Sleutels terugbrengen
Materialen retourneren
2 personen
Koelboxen schoonmaken
Bruikbare voorraad opbergen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Kleefstripsaantal 2

Catering

Drankdispensersaantal 3
Koffie-isoleerkannenaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Koelelementenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Boodschappen

Informatie

Programmafoldersaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Rondleidingskaartenaantal 200
Bezoekersregistersaantal 4
Naamkaartjesaantal 40
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Informatiebordenaantal 12
Routepijlenaantal 20
Prijslijstenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Zakjes voor gevonden voorwerpenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 4

Tips

Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vooraf. Gebruik het definitieve aantal bezoekers om rondleidingen, stoelen, kopjes, glazen en gebaksbordjes klaar te zetten.
Maak het vrijwilligersrooster niet alleen voor de rondleidingen. Plan ook mensen voor openen, entree, informatiepunten, koffievoorziening en afsluiten; laat iedere vrijwilliger minstens 15 minuten vóór zijn start aanwezig zijn.
Controleer het gebouw op de ochtend zelf, vóór je tafels en informatiepunten inricht. Test verlichting, maak vluchtroutes vrij, inspecteer het buitenterrein en leg zaklampen of batterijlantaarns klaar.
Plaats routebordjes en entree-markering voordat de eerste bezoeker arriveert. Gebruik afzetpalen waar bezoekers niet mogen komen en controleer vanaf de straat of de ingang duidelijk zichtbaar is.
Koel dranken en zet koffie- en theematerialen pas klaar nadat de inrichting staat. Houd verlenghaspels en stekkerdozen buiten looproutes en test koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting vóór opening.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een monumentenopenstelling organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met openingsinformatie, uitnodigingen, reserveringen en de indeling van rondleidingen. Plan de laatste week voor aanmeldingen, dieetwensen, het vrijwilligersrooster en het controleren van materialen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een monumentenopenstelling?: Plan minimaal één vrijwilliger per gelijktijdige rondleiding, plus afzonderlijke bezetting voor entree, informatiepunten en koffievoorziening. Maak het rooster uiterlijk 1 week vooraf en zorg dat iedereen 15 minuten vóór de start aanwezig is.
Wanneer controleer je de veiligheid van het monument?: Doe de eerste gebouw- en terreincontrole op de ochtend van de openstelling, vóór de inrichting en ontvangst. Controleer daarna opnieuw de entree, vluchtroutes en tijdelijke kabels zodra tafels, verlichting en routebordjes zijn geplaatst.
Hoeveel servies en drank moet je klaarzetten?: Reken per aangemelde bezoeker op minstens één kopje of glas en één bordje wanneer je iets serveert, plus ongeveer 10 procent reserve. Voor het eerste uur kun je rekenen op twee tot drie drankjes per persoon; vul gekoelde dranken daarna bij op basis van het werkelijke verbruik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.