Organiser l’Ouverture des monuments sans rien oublier
L’Ouverture des monuments demande de coordonner les inscriptions, les visites guidées, les bénévoles et l’accueil du public. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, de la publication des informations jusqu’à l’ouverture du site. Elle inclut aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, clés, éclairage, évacuation et signalétique. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier le lieu avant l’arrivée des visiteurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Publier les informations d’ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Répartir les visites guidées
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Établir le planning des bénévoles
Préparer les visites guidées
2 personnes
Vérifier les panneaux d’information
2 personnes
Rassembler les clés
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel de visite guidée
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la sécurité du bâtiment
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Tester l’éclairage
Inspecter l'espace extérieur
2 personnes
Marquer l’entrée
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager les points d’information
2 personnes
Installer les objets d'exposition
3 personnes
Installer les barrières
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Préparer le vestiaire
Événement
Tenir l'entrée
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Assurer la surveillance du monument
3 personnes
Gérer le vestiaire
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes
Ajuster l’éclairage
Éclairer le parcours du soir
2 personnes
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Fermer l’entrée
2 personnes
Suivi
Fermer les espaces intérieurs
2 personnes
Ranger les objets en toute sécurité
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer l’espace extérieur
2 personnes
Éteindre l’éclairage
Rapporter les clés
Retourner les matériels
2 personnes
Nettoyer les glacières
Ranger le stock réutilisable
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 60
- Portantsqté 2
- Poteaux de balisageqté 12
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 80
- Assiettes à pâtisserieqté 80
- Cuillères à caféqté 80
- Louchesqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 6
- Lampes de pocheqté 4
- Talkies-walkiesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Compositions floralesqté 6
- Décoration de tableqté 8
- Cadres photoqté 12
- Bandes adhésivesqté 2
Catering
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Thermos à caféqté 4
- Porte-serviettesqté 8
- Pains de glaceqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Courses
Informations
- Brochures du programmeqté 250
- Plansqté 250
- Cartes de visite guidéeqté 200
- Registres des visiteursqté 4
- Badges nominatifsqté 40
- Stylos à billeqté 30
- Presse-papiersqté 8
- Panneaux d'informationqté 12
- Flèches de directionqté 20
- Listes de prixqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 4
- Tapis antidérapantsqté 8
- Sacs pour objets trouvésqté 20
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Chiffons microfibresqté 20
- Balais à mainqté 4
Conseils
- Publiez les informations d’ouverture et envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions avant de répartir les visiteurs entre les créneaux et les visites guidées.
- Prévoyez un planning précis des bénévoles : accueil, information, accompagnement des groupes et aide logistique ne doivent pas reposer sur les mêmes personnes pendant toute la journée.
- Rassemblez les clés, les panneaux d’information et le matériel de visite guidée au moins la veille. Un contrôle anticipé évite de découvrir le matin qu’un accès ou un support manque.
- Avant l’arrivée du public, vérifiez les voies d’évacuation, l’éclairage, l’espace extérieur et la sécurité du bâtiment. Testez aussi les lampes et les rallonges si certaines zones sont peu éclairées.
- Installez l’entrée, les panneaux d’itinéraire, les tables, les chaises et les points d’information avant l’ouverture. Refroidissez les boissons et préparez le service du café suffisamment tôt pour ne pas interrompre l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour l’Ouverture des monuments ?
- Envoyez-les au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de recevoir les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les visiteurs dans les groupes.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer le site ?
- Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture au public. Ce créneau couvre l’installation des tables et des chaises, la signalétique, les points d’information et les vérifications de sécurité.
- Quand préparer les visites guidées ?
- Préparez les parcours, les supports et la répartition des groupes au plus tard la veille. Le jour même, faites une vérification rapide avant l’arrivée des visiteurs afin de confirmer les accès et le matériel.
- Que vérifier juste avant l’ouverture des monuments ?
- Contrôlez les clés, l’éclairage, les voies d’évacuation, l’entrée, les panneaux d’itinéraire et l’espace extérieur. Faites cette dernière inspection environ 30 minutes avant l’ouverture, quand l’installation est terminée.
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