Zo organiseer je een monument open dag

Een monument open dag staat of valt met een duidelijke bezoekersstroom. Leg eerst de datum, openingstijden en het programma vast en werk daarna naar rondleidingen, publiciteit en reserveringen toe. Regel rondleiders op tijd en houd de bezoekerslijst actueel, zodat je per rondleiding weet hoeveel mensen je ontvangt. In de laatste week verschuift de aandacht naar routebordjes, informatieborden, materialen, entree en de praktische inrichting van het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Openingstijden afstemmen
2 personen
3
Rondleidingen plannen
2 personen
4
Rondleiders vastleggen
5
Reservering rondleidingen openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Publiciteit plaatsen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bezoekerslijst bijwerken
11
Weersverwachting controleren
12
Reserveringen bevestigen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Rondleidingsmateriaal printen
17
Naamkaartjes voorbereiden
18
Informatieborden controleren
2 personen
19
Routebordjes voorbereiden
2 personen
20
Locatie voorinspecteren
2 personen
21
Sleutels en toegang regelen
22
Terrein en entree vegen
2 personen
23
Toiletten schoonmaken
2 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Entreebalie inrichten
2 personen
27
Informatietafels inrichten
2 personen
28
Rondleidingsruimte inrichten
2 personen
29
Decoratie ophangen
3 personen
30
Routebordjes plaatsen
2 personen
31
Verlichting installeren
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Buffet en servies klaarzetten
2 personen
36
Geluid controleren
2 personen
37
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Entree openen
2 personen
40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Aanmeldingen afvinken
2 personen
42
Programma toelichten
2 personen
43
Rondleidingen begeleiden
3 personen
44
Vragen bij stands beantwoorden
3 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet aanvullen
2 personen
49
Servies afruimen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Verlichting controleren
53
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
54
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
56
Entree sluiten
2 personen
57
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

58
Buffet afsluiten
2 personen
59
Servies verzamelen
3 personen
60
Meubilair opruimen
4 personen
61
Partytenten afbreken
4 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
3 personen
67
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
68
Routebordjes verwijderen
2 personen
69
Lichten uitschakelen
70
Deuren en ramen afsluiten
2 personen
71
Materialen terugbrengen
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Partytentenaantal 2
Statafelsaantal 4
Entreebalie
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4
EHBO-koffers

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Kleefstripsaantal 4
Informatiebordenaantal 12
Routebordjesaantal 16
Bordstandaardsaantal 12
Programmaboekjesaantal 200
Pennenaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen met vaste starttijden en leg per groep een maximum vast. Open de reservering pas zodra de rondleiders en de capaciteit bevestigd zijn; zo voorkom je wijzigingen voor bezoekers.
Controleer de locatie minstens één keer vooraf op toegang, looproute, toiletten en zichtbaarheid van informatieborden. Test ook waar routebordjes, de entreebalie en eventuele partytenten daadwerkelijk komen te staan.
Werk de bezoekerslijst dagelijks bij zodra aanmeldingen binnenkomen en bevestig reserveringen vooraf. Verzamel dieetwensen niet op het laatste moment, zeker niet als je koffie, water of iets te eten klaarzet.
Maak een aparte materiaalkist voor rondleidingen met geprinte informatie, naamkaartjes en communicatiemiddelen. Leg portofoons, microfoons, powerbanks en zaklampen niet pas op de ochtend zelf klaar: controleer batterijen en opladen eerder.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst toegang en bewegwijzering, daarna tafels, stoelen en statafels, vervolgens catering en techniek. Neem bij buitengebruik partytenten, verlengsnoeren, stekkerdozen en brandblussers mee in de voorinspectie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een monument open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden en programma. Regel rondleiders en open de reserveringen daarna zo snel mogelijk, zodat je publiciteit en bezoekersregistratie op elkaar kunt afstemmen.
Wanneer moet ik de rondleidingen voor een monument open dag plannen?: Plan de rondleidingen zodra de openingstijden en beschikbare rondleiders vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Houd tussen groepen tijd vrij voor vertrek, vragen en het opvangen van bezoekers die te laat zijn.
Wat moet je de dag voor een monument open dag controleren?: Controleer de weersverwachting, bezoekerslijst, reserveringsbevestigingen, boodschappen en alle geprinte materialen. Leg ook sleutels, toegangsmiddelen, routebordjes, naamkaartjes, portofoons en opgeladen powerbanks klaar.
Hoe richt je een monument open dag praktisch in?: Zorg minimaal voor een herkenbare entreebalie, duidelijke routebordjes en een vaste verzamelplek voor rondleidingen. Plaats tafels en stoelen pas nadat de looproute is vrijgehouden en controleer op de dag zelf toiletten, verlichting, stroom en EHBO.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.