Organiser une journée portes ouvertes dans un monument

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un enchaînement précis : fixer le programme, organiser les visites guidées, gérer les inscriptions, puis préparer le lieu et l’accueil. Commencez par les horaires et la capacité de chaque visite avant de lancer les invitations. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les visiteurs, vérifier la météo et rassembler le matériel. La veille, concentrez-vous sur l’accès, la signalétique, la propreté et les installations.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Coordonner les horaires d’ouverture
2 personnes
3
Planifier les visites guidées
2 personnes
4
Fixer les guides
5
Ouvrir les réservations de visites guidées
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Mettre en place la communication
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Mettre à jour la liste des visiteurs
11
Vérifier les prévisions météo
12
Confirmer les réservations
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Rassembler le matériel
2 personnes
16
Imprimer le matériel de visite guidée
17
Préparer les badges nominatifs
18
Vérifier les panneaux d'information
2 personnes
19
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
20
Pré-inspecter le lieu
2 personnes
21
Organiser les clés et l’accès
22
Balayer le terrain et l'entrée
2 personnes
23
Nettoyer les toilettes
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
27
Installer les tables d’information
2 personnes
28
Aménager la salle de visite
2 personnes
29
Installer la décoration
3 personnes
30
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Préparer les en-cas
3 personnes
35
Installer le buffet et la vaisselle
2 personnes
36
Vérifier le son
2 personnes
37
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

39
Ouvrir l’entrée
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Cocher les inscriptions
2 personnes
42
Présenter le programme
2 personnes
43
Accompagner les visites guidées
3 personnes
44
Répondre aux questions sur les stands
3 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
49
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Vérifier l'éclairage
53
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
54
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Fermer l'entrée
2 personnes
57
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

58
Fermer le buffet
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Ranger le mobilier
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
3 personnes
67
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
68
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
69
Éteindre les lumières
70
Fermer les portes et les fenêtres à clé
2 personnes
71
Rapporter le matériel
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tentes de réceptionqté 2
Tables hautesqté 4
Bureau d’accueil
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Trousses de premiers secours

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40
Bandes adhésivesqté 4
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux d’orientationqté 16
Porte-affichesqté 12
Brochures du programmeqté 200
Stylosqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Louchesqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord les créneaux de visite et le nombre maximal de participants par groupe. Prévoyez un délai d’au moins deux semaines pour ouvrir les réservations et identifier les besoins alimentaires.
Centralisez les inscriptions dans une liste à jour avec les horaires réservés, les besoins particuliers et les confirmations. Faites une dernière relance 48 heures avant l’ouverture pour limiter les absences et les groupes incomplets.
Préparez l’accueil séparément des visites : bureau d’accueil, badges nominatifs, panneaux d’itinéraire et documents imprimés doivent être regroupés au même endroit. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les visiteurs non inscrits.
Testez au moins la veille les microphones, enceintes mobiles, machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises. Dans un monument, les prises éloignées et les zones mal couvertes sont souvent découvertes trop tard.
Faites une inspection finale avant l’arrivée du public : accès et clés, entrée, toilettes, panneaux d’information, tentes, tables et chaises. Vérifiez aussi les prévisions météo le matin même et adaptez les zones d’attente si nécessaire.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les réservations pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez les réservations au moins deux semaines avant l’événement, une fois les horaires, les guides et la capacité des groupes confirmés. Fermez ou réactualisez les créneaux 48 heures avant pour établir la liste finale.
Combien de temps prévoir pour préparer le monument ?: Prévoyez une inspection et une installation principales la veille, puis 2 à 3 heures le matin de l’ouverture pour les tables, chaises, tentes, panneaux et contrôles techniques. Les clés et les accès doivent être réglés au plus tard la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Vérifiez les réservations, la liste des visiteurs, la météo, les documents de visite, les badges, la signalétique et tout le matériel électrique. Contrôlez également les toilettes, l’entrée, les extincteurs et les trousses de premiers secours.
Comment organiser les visites guidées d’un monument ?: Répartissez les visiteurs par créneaux et par groupes de capacité connue, puis attribuez un guide à chaque départ. Prévoyez 10 à 15 minutes entre deux visites pour absorber les retards et permettre au groupe suivant de se rassembler.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.