Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un monumento

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando se organiza como un recorrido con horarios, aforo y responsables claros. Empieza fijando la fecha y el programa; después coordina las visitas guiadas, las reservas y el acceso al recinto. En los últimos días, comprueba el tiempo, confirma asistentes y revisa llaves, baños, señalización y materiales. El montaje de mesas, carpas y punto de entrada debe estar terminado antes de recibir al primer visitante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Coordinar los horarios de apertura
2 personas
3
Planificar las visitas guiadas
2 personas
4
Reservar guías
5
Abrir la reserva de visitas guiadas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Colocar publicidad
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Actualizar la lista de visitantes
11
Comprobar el pronóstico del tiempo
12
Confirmar las reservas
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
2 personas
15
Reunir los materiales
2 personas
16
Imprimir el material de la visita guiada
17
Preparar tarjetas de nombre
18
Comprobar los paneles informativos
2 personas
19
Preparar los carteles de ruta
2 personas
20
Inspección previa del recinto
2 personas
21
Gestionar llaves y acceso
22
Barrer el recinto y la entrada
2 personas
23
Limpiar los baños
2 personas
24
Colocar mesas y sillas
4 personas
25
Montar las carpas
4 personas
26
Montar el mostrador de entrada
2 personas
27
Montar mesas de información
2 personas
28
Montar la sala de visitas guiadas
2 personas
29
Colgar la decoración
3 personas
30
Colocar señales de ruta
2 personas
31
Instalar la iluminación
3 personas
32
Enfriar las bebidas
2 personas
33
Preparar café y té
2 personas
34
Preparar aperitivos
3 personas
35
Preparar el bufé y la vajilla
2 personas
36
Comprobar el sonido
2 personas
37
Realizar el control de seguridad
2 personas
38
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

39
Abrir la entrada
2 personas
40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
41
Marcar las inscripciones
2 personas
42
Presentar el programa
2 personas
43
Guiar visitas
3 personas
44
Responder preguntas en los stands
3 personas
45
Servir café y té
2 personas
46
Servir aperitivos
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer el bufé
2 personas
49
Recoger la vajilla
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Comprobar los baños
52
Comprobar la iluminación
53
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
54
Guiar la última visita
3 personas
55
Informar a los últimos visitantes
2 personas
56
Cerrar la entrada
2 personas
57
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

58
Cerrar el bufé
2 personas
59
Recoger la vajilla
3 personas
60
Recoger el mobiliario
4 personas
61
Desmontar las carpas
4 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Apagar el equipo
2 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar el lugar
3 personas
67
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
68
Retirar las señales de ruta
2 personas
69
Apagar las luces
70
Cerrar puertas y ventanas
2 personas
71
Devolver los materiales
2 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Carpas de fiestacant. 2
Mesas altascant. 4
Mostrador de entrada
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Cuencoscant. 12
Bandejas de servircant. 10
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 6
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Baterías externascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Extintorescant. 2
Linternascant. 4
Botiquines de primeros auxilios

Decoración

Guirnaldascant. 6
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40
Tiras adhesivascant. 4
Paneles informativoscant. 12
Carteles de rutacant. 16
Atriles para cartelescant. 12
Programascant. 200
Bolígrafoscant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Bateríascant. 24

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cucharonescant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Define primero los horarios de apertura y los turnos de visita guiada. Reserva guías con antelación y limita cada grupo a un número que permita oír las explicaciones y moverse con seguridad.
Abre las inscripciones con un plazo de al menos 7 días y actualiza la lista de visitantes cada vez que haya una baja o un cambio. Recoge también las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
Haz una inspección completa del recinto entre 24 y 48 horas antes. Comprueba accesos, llaves, baños, paneles informativos, carteles de ruta, iluminación y cualquier punto donde pueda formarse una cola.
Prepara el punto de entrada con mostrador, tarjetas de nombre y la lista de reservas. Ten una copia impresa del material de la visita guiada y una persona encargada de resolver cambios o visitantes sin inscripción.
Monta mesas, sillas y carpas antes de la apertura, no durante la llegada del público. Revisa cables, regletas, altavoces, micrófonos, extintores, linternas y botiquines; deja libres las rutas de evacuación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar el programa, reservar guías y preparar la difusión. Deja los últimos 7 días para gestionar inscripciones, confirmar reservas y cerrar la lista de visitantes.
¿Cuándo hay que abrir las reservas para las visitas guiadas?: Ábrelas como mínimo 2 semanas antes si esperas varios grupos. Así tendrás tiempo para asignar horarios, detectar turnos completos y contactar con quienes hayan indicado necesidades especiales.
¿Qué hay que comprobar el día anterior?: Entre 24 y 48 horas antes, revisa el pronóstico, los accesos, las llaves, los baños, la señalización y los paneles informativos. También conviene confirmar guías, reservas, materiales y equipos de sonido.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar el recinto?: Calcula entre 2 y 3 horas para colocar mesas, sillas, carpas, mostrador y señalización, y para probar el sonido y las conexiones eléctricas. Termina el montaje antes de abrir las puertas para poder corregir imprevistos sin público.

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