Checklist voor een goed georganiseerde molen open dag

Een molen open dag vraagt om meer dan een rondleiding en wat koffie. Je stemt het programma af op de maalwerkdemonstraties, deelt bezoekers in groepen in en regelt veilige looproutes rond bewegende onderdelen. Daarnaast moeten vergunningen, verzekering, parkeren, vrijwilligers en catering op tijd rond zijn. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, van datum en programma tot het schoonmaken van de molen en het controleren van de toiletten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Veiligheidsinspectie uitvoeren
2 personen
Maalwerk en demonstraties bepalen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekeringsdekking controleren
Toegangsroute vastleggen
2 personen
Parkeerplaatsen afspreken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bakkerijbestelling plaatsen
Drankvoorraad berekenen
2 personen
Rondleidingsgroepen indelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
Instructies voor molenbezoek maken
2 personen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Aanmeldingen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Bestelde broodwaren ophalen
2 personen
Molen en terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
Maalinstallatie controleren
2 personen
Rondleidingsroute afzetten
3 personen
Kassa en registratie inrichten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Buffet en drankpunt opbouwen
3 personen
Koffieapparaten testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en broodwaren voorbereiden
4 personen
Naamkaartjes en programma klaarleggen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Veiligheidsborden ophangen
2 personen
Contant geld en pinapparaat testen
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

Entree en ontvangst bemensen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma toelichten
Molenrondleidingen begeleiden
4 personen
Maalproces demonstreren
2 personen
Kinderen bij activiteiten begeleiden
2 personen
Informatietafel bemensen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en aangevuld houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Parkeerterrein begeleiden
2 personen
Laatste rondleiding aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Molen veilig afsluiten
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
Molenruimte eindschoonmaak geven
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 50
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Taartvorkjesaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Pinapparaat
Geluidsversterker
Microfoon
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Rekenmachinesaantal 2
Molenmeetlattenaantal 3
Verrekijkersaantal 4
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintrollenaantal 6
Kegelsaantal 20
Opvouwbare trap
Gereedschapskist
Steekwagen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Broodtangenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Molenpostersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 30
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Catering

Koffie- en theedisplaysaantal 3
Drankdispensersaantal 3
Broodmandenaantal 6
Koelkrattenaantal 6
Melkkannenaantal 6
Suikerbakjesaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegers en blikkenaantal 4
Afvalknijpersaantal 2
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Veiligheidshandschoenenaantal 12

Tips

Plan rondleidingen in vaste groepen en houd ruimte tussen de starttijden. Zo voorkom je opstoppingen bij smalle trappen, deuren en onderdelen van het maalwerk.
Voer de veiligheidsinspectie niet pas op de ochtend zelf uit. Controleer vooraf de toegangsroute, bewegwijzering en plekken waar bezoekers niet mogen komen.
Bereken drank voor het eerste uur op twee tot drie consumpties per persoon. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en koelboxen klaar voordat de eerste groep arriveert.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef het definitieve aantal door aan de bakkerij. Haal bestelde broodwaren op tijd op, zodat je niet tijdens een rondleiding weg moet.
Maak voor vrijwilligers een korte instructie met hun post, starttijd en aanspreekpunt. Wijs daarnaast iemand aan voor pinbetalingen, groepsindeling en het controleren van toiletten en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een molen open dag organiseren?: Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, vergunningen en verzekering. Plan de vrijwilligers, uitnodigingen en rondleidingsgroepen uiterlijk 3 weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een molen open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per rondleidingsgroep en daarnaast 2 tot 4 mensen voor ontvangst, catering, parkeren en veiligheid. Bij meerdere gelijktijdige groepen heb je dus snel 8 tot 12 vrijwilligers nodig.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een molen open dag?: Voor het eerste uur kun je rekenen met 2 tot 3 drankjes per bezoeker. Tel extra koffie en thee mee voor vrijwilligers en rondleiders, en zorg dat de voorraad uiterlijk de dag ervoor klaarstaat.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een molen open dag?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor de opstelling van partytenten en buitenroutes, en nogmaals 24 uur voor de start. Pas dan de parkeerroute, kledinginstructies en eventuele buitenactiviteiten aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.