Journée portes ouvertes du moulin : la checklist d’organisation

Une journée portes ouvertes dans un moulin demande plus qu’un programme de visites. Il faut sécuriser les lieux, organiser les groupes, prévoir l’accueil et coordonner les démonstrations de mouture sans gêner la circulation. Cette checklist de 71 tâches et 69 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations jusqu’au rangement final. Elle couvre aussi les inscriptions, les bénévoles, la restauration, la signalétique, le stationnement et les imprévus liés à la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Effectuer l’inspection de sécurité
2 personnes
Déterminer le travail de mouture et les démonstrations
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier la couverture d'assurance
Définir la voie d'accès
2 personnes
Convenir des places de parking
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Passer la commande à la boulangerie
Calculer les stocks de boissons
2 personnes
Répartir les groupes de visite
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Préparer les instructions pour la visite du moulin
2 personnes
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les inscriptions
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits de boulangerie commandés
2 personnes
Nettoyer le moulin et le terrain
4 personnes
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
Vérifier l’installation de mouture
2 personnes
Balisage de l'itinéraire de visite
3 personnes
Installer la caisse et l’enregistrement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Tester les machines à café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas et les produits de boulangerie
4 personnes
Préparer les badges nominatifs et le programme
2 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Assurer l’accueil et la réception
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Accompagner les visites du moulin
4 personnes
Présenter le processus de broyage
2 personnes
Encadrer les enfants pendant les activités
2 personnes
Tenir le stand d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et réapprovisionné
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Encadrer le parking
2 personnes
Annoncer la dernière visite guidée
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Fermer le moulin en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
Effectuer le nettoyage final de l’espace du moulin
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 4
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 50
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Fourchettes à gâteauqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminal de paiement
Amplificateur de son
Microphone
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Calculatricesqté 2
Règles de moulinqté 3
Jumellesqté 4
Poteaux de balisageqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Escabeau pliant
Boîte à outils
Diable

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces à painqté 4
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 6
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches du moulinqté 12
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 30
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 6

Catering

Présentoirs à café et à théqté 3
Distributeurs de boissonsqté 3
Corbeilles à painqté 6
Caisses réfrigéréesqté 6
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Courses

Nettoyage

Seauxqté 6
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à main et pellesqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gants de sécuritéqté 12

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et les créneaux de visite avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des groupes séparés pour éviter qu’un seul guide ait à gérer trop de visiteurs à la fois.
Ne repoussez pas les contrôles administratifs : vérifiez les autorisations et l’assurance plusieurs semaines avant l’ouverture. Faites aussi l’inspection de sécurité avant de définir le parcours du public.
Comptez les boissons à partir des inscriptions confirmées, puis ajoutez une marge pour les visiteurs qui se présentent sans réservation. Installez les tables de buffet, les carafes d’eau, les machines à café et les bouilloires dans une zone distincte du parcours.
Attribuez à chaque bénévole une mission précise et remettez-lui les consignes de visite avant le jour J. Prévoyez des personnes dédiées à l’accueil, au stationnement, aux groupes, au buffet et aux toilettes.
La veille, vérifiez la météo, nettoyez le moulin et le terrain, testez les rallonges, les multiprises, le microphone et le terminal de paiement. Le matin même, contrôlez la signalétique, les poubelles, les toilettes et la disponibilité des produits de boulangerie commandés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes au moulin ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations et l’assurance, réserver le matériel, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, puis confirmez les inscriptions 5 à 7 jours avant. Vous pourrez ainsi répartir les groupes et ajuster les stocks de boissons et de nourriture.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les visites du moulin ?: Prévoyez au minimum 1 personne pour l’accueil, 1 pour le stationnement et 1 guide par groupe en visite. Ajoutez une personne pour le buffet et une autre pour gérer les changements de groupe lorsque la fréquentation augmente.
Que faut-il vérifier la veille de la journée portes ouvertes ?: La veille, contrôlez la météo, la propreté du moulin et du terrain, les toilettes, la signalétique et le matériel électrique. Vérifiez aussi que les commandes de boulangerie sont confirmées et que les consignes des bénévoles sont prêtes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.