Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del molino

Una jornada de puertas abiertas del molino necesita más coordinación que una visita normal: hay que encajar demostraciones, grupos, seguridad y atención al público. Empieza por fijar el programa y comprobar permisos, seguro y accesos antes de enviar invitaciones. Después organiza las inscripciones, los voluntarios, la comida y la señalización. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día del evento con cada parte asignada y comprobada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Realizar la inspección de seguridad
2 personas
Definir el material de molienda y las demostraciones
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar la cobertura del seguro
Definir la ruta de acceso
2 personas
Acordar las plazas de aparcamiento
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el pedido a la panadería
Calcular las existencias de bebidas
2 personas
Organizar grupos de visita guiada
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Distribuir las tareas de voluntariado
2 personas
Preparar instrucciones para la visita al molino
2 personas
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar inscripciones
Hacer la compra
3 personas
Recoger los panes pedidos
2 personas
Limpiar el molino y el recinto
4 personas
Comprobar y abastecer los baños
2 personas
Comprobar la instalación de molienda
2 personas
Delimitar la ruta de la visita
3 personas
Montar la caja y el registro
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas de información
3 personas
Montar el bufé y el punto de bebidas
3 personas
Probar las cafeteras
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y panes
4 personas
Dejar listos los carteles con nombres y el programa
2 personas
Colocar la señalización
3 personas
Colocar carteles de seguridad
2 personas
Probar el efectivo y el datáfono
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
3 personas

Evento

Atender la entrada y la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Guiar las visitas al molino
4 personas
Demostrar el proceso de molienda
2 personas
Acompañar a los niños durante las actividades
2 personas
Atender la mesa de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el bufé limpio y reabastecido
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Guiar el aparcamiento
2 personas
Anunciar la última visita guiada
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar la maquinaria de forma segura
2 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
Hacer la limpieza final del espacio del molino
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 4
Papeleracant. 6
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 50
Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 50
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 8
Tenedores de tartacant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Máquina de sellado
Amplificador de sonido
Micrófono
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Calculadorascant. 2
Reglas de molinocant. 3
Prismáticoscant. 4
Postes separadorescant. 20
Rollos de cinta de balizamientocant. 6
Conoscant. 20
Escalera plegable
Caja de herramientas
Carretilla de mano

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas para pancant. 4
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 6
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 8
Carteles del molinocant. 12
Mantelescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 30
Arreglos floralescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternascant. 6

Catering

Expositores de café y técant. 3
Dispensadores de bebidascant. 3
Cestas de pancant. 6
Cajas isotérmicascant. 6
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6
Compras

Limpieza

Cuboscant. 6
Esponjascant. 12
Paños de limpiezacant. 24
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Escobillas y recogedorescant. 4
Pinzas de basuracant. 2
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Guantes de seguridadcant. 12

Consejos

Cierra el programa al menos 4 semanas antes y asigna una hora concreta a cada visita guiada. Calcula grupos manejables según el espacio del molino y deja 10-15 minutos entre turnos para evitar cruces.
Haz la inspección de seguridad y revisa permisos y cobertura del seguro antes de abrir las inscripciones. Comprueba especialmente el recorrido de visitantes, las zonas de demostración, los cables y las salidas.
Confirma las inscripciones 3-5 días antes y registra las preferencias dietéticas en la misma lista. Encarga el pan con margen suficiente y recoge el pedido antes de montar las mesas de buffet.
Asigna a cada voluntario una función y un horario por escrito: recepción, aparcamiento, visitas, demostraciones, bebidas y limpieza. Prepara también instrucciones breves para explicar el recorrido y el material de molienda sin improvisar.
Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y comprueba que las carpas, mesas, sillas, baños, neveras, cables y señalización estén listos. El día anterior limpia el molino y el recinto, y coloca el mapa de acceso y los carteles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del molino?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fijar fecha, programa, permisos, seguro y acceso; deja las últimas 2 para confirmaciones, compras, limpieza y montaje.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas del molino?: Como referencia, asigna al menos 1 persona para recepción y aparcamiento, 1 por grupo de visita, 1 para las demostraciones y 2 para comida, bebidas y reposición. Añade una persona de coordinación que pueda cubrir incidencias.
¿Cuándo se deben confirmar las inscripciones?: Confírmalas entre 3 y 5 días antes del evento. En ese momento actualiza el número de grupos, las preferencias dietéticas, el pedido de pan y la cantidad de bebidas y vajilla que tendrás que preparar.
¿Qué hay que revisar el día antes de abrir el molino al público?: Comprueba la limpieza, los baños, el recorrido, la señalización, el aparcamiento, el equipo de sonido y las conexiones eléctricas. Deja listas las mesas, sillas, bebidas, vajilla y material de demostración para que el montaje del día del evento se limite a colocar y verificar.

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