Modewedstrijd organiseren: checklist en planning

Een modewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en een catwalk. Je moet het wedstrijdconcept, de categorieën en criteria vroeg vastleggen, terwijl jury, presentator en fotograaf beschikbaar moeten zijn. Later volgen de inschrijvingen, kledingmaten, muziekbestanden en loopvolgorde. Op de dag zelf bepalen een technische test, duidelijke backstage-indeling en geprinte juryformulieren of alles volgens plan verloopt. Gebruik deze checklist als vaste volgorde en controleer vooral wat anderen vaak pas op het laatste moment regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Juryleden benaderen
Presentator vastleggen
Fotograaf vastleggen
Inschrijfformulier maken
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Prijzen en criteria bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Maten en kledinginfo opvragen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Juryformulieren maken
Loopvolgorde indelen
2 personen
Muziek per deelnemer verzamelen
Muziekbestanden controleren
Prijzen bestellen
Catering bestellen
Garderobe-indeling maken
Vrijwilligers inplannen
Technische test plannen
Deelnemers herinneren
Boodschappen doen
3 personen
Kledingrekken controleren
2 personen
Printmateriaal snijden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes nalopen
2 personen
Catwalk opbouwen
5 personen
Publieksstoelen plaatsen
4 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Backstage inrichten
4 personen
Kledingrekken labelen
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht en geluid aansluiten
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Prijzen uitstallen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Kleding innemen
3 personen
Backstage uitleg geven
2 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Programma openen
2 personen
Deelnemers backstage begeleiden
4 personen
Wedstrijdcategorieën presenteren
2 personen
Muziek per ronde afspelen
Juryformulieren uitdelen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels en publieksruimte opruimen
2 personen
Finalisten aankondigen
2 personen
Finale presenteren
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers en publiek uitzwaaien
3 personen
Kleding teruggeven
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catwalk afbreken
5 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Backstage schoonmaken
3 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Garderobe controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Foto's veilig opslaan
Uitslagen versturen
Prijswinnaars publiceren
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Catwalkpanelenaantal 12
Publieksstoelenaantal 120
Jurytafelsaantal 2
Registratietafel
Cateringtafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 12
Klaptafels backstageaantal 6
Spiegelsaantal 8
Paskamerschermenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Laptopstandaard
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3
Fotocamera
Statiefaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerlampenaantal 10

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Fotowand
Stoffen lopersaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Pijlenbordenaantal 10
Naambordjesaantal 150
Tafelnummersaantal 12
Rode loper

Kleding en presentatie

Kledinghoezenaantal 80
Kledinghangersaantal 120
Kledinglabelsaantal 120
Speldjesaantal 200
Veiligheidsspeldenaantal 300
Naaikitsaantal 4
Pluizenrollersaantal 8
Kledingborstelsaantal 4
Strijkijzersaantal 2
Strijkplankenaantal 2
Kledingstomersaantal 2
Make-upspiegelsaantal 4

Kantoor

Juryformulierenaantal 100
Programmafoldersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Pennenaantal 50
Permanentmarkersaantal 12
Clipboardsaantal 12
Plakbandrollenaantal 10
Schilderstapeaantal 8
Schaarsetsaantal 4
Enveloppenaantal 50
Prijscertificatenaantal 10

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Glazen karaffenaantal 6
Chafing dishesaantal 4
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg het concept, de categorieën, wedstrijdregels en beoordelingscriteria uiterlijk 6 weken vooraf vast. Zo kunnen deelnemers gericht inschrijven en kan de jury dezelfde maatstaven gebruiken.
Vraag bij de bevestiging van elke deelnemer meteen kledingmaten, kledinginformatie en dieetwensen op. Plan hiervoor een sluitingsdatum van minimaal 2 weken voor de wedstrijd.
Verzamel muziek per deelnemer uiterlijk 7 dagen vooraf en test alle bestanden op de laptop. Zet een reservekopie op minstens 2 USB-sticks; muziek die pas backstage wordt aangeleverd veroorzaakt snel vertraging.
Maak de loopvolgorde, garderobe-indeling en vrijwilligersplanning uiterlijk 3 dagen vooraf. Reserveer backstage aparte tafels, kledingrekken, spiegels en paskamerschermen, zodat deelnemers niet tussen jury en publiek hoeven om te kleden.
Plan de technische test minimaal 2 uur voor aanvang en controleer draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen. Test ook de laptopaansluiting en maak één korte proefloop met presentator en muziek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een modewedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met de locatie, het concept, de categorieën en de jury. Verstuur uitnodigingen en open de inschrijving uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd, zodat je tijd houdt voor bevestigingen en de loopvolgorde.
Wanneer moet ik de deelnemers van een modewedstrijd bevestigen?: Bevestig deelnemers uiterlijk 2 weken voor het evenement, nadat je maten, kledinginformatie en dieetwensen hebt verzameld. Geef daarna de definitieve praktische informatie en sluit de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de techniek van een modewedstrijd?: Plan minimaal 2 uur voor aanvang een technische test. Controleer microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, kabels en USB-back-ups; reserveer daarna nog 30 minuten voor een korte proef met presentator en muziek.
Wanneer maak je de loopvolgorde voor een modewedstrijd?: Maak de voorlopige loopvolgorde zodra de inschrijving sluit en controleer die na de deelnemersbevestiging. Print de definitieve volgorde en het draaiboek uiterlijk 1 dag vooraf, zodat jury, presentator en backstagevrijwilligers dezelfde versie gebruiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.