Organiser un concours de mode : la checklist complète

Un concours de mode demande une coordination précise entre les candidats, le jury, la scène et les coulisses. Commence par réserver le lieu et fixer le concept, les catégories, les règles et les critères de notation. Ensuite, ouvre les inscriptions, rassemble les informations sur les participants et prépare l’ordre de passage. La dernière semaine sert surtout à confirmer les horaires, tester le son, vérifier les fichiers musicaux et installer un vestiaire fonctionnel.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le concept de la compétition
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Contacter les membres du jury
Réserver un animateur
Réserver le photographe
Créer le formulaire d'inscription
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Définir les prix et les critères
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Demander les tailles et les informations sur les vêtements
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les formulaires du jury
Répartir l’ordre de passage
2 personnes
Rassembler la musique par participant
Vérifier les fichiers musicaux
Commander les prix
Commander le catering
Préparer l’organisation du vestiaire
Planifier les bénévoles
Planifier un test technique
Rappeler les participants
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les portants à vêtements
2 personnes
Découper les supports imprimés
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Faire le tour des espaces
2 personnes
Monter le catwalk
5 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Aménager les coulisses
4 personnes
Étiqueter les portants à vêtements
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage et le son
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer les lots
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Recevoir les vêtements
3 personnes
Donner les consignes en backstage
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Ouvrir le programme
2 personnes
Accompagner les participants en coulisses
4 personnes
Présenter les catégories du concours
2 personnes
Diffuser la musique à chaque manche
Distribuer les formulaires du jury
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger les tables et l'espace public
2 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Présenter la finale
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Saluer les participants et le public
3 personnes
Rendre les vêtements
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le podium
5 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les coulisses
3 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Contrôler le vestiaire
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer les résultats
Publier les gagnants
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux du podiumqté 12
Chaises pour le publicqté 120
Tables du juryqté 2
Table d'inscription
Tables de cateringqté 4
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 12
Tables pliantes en backstageqté 6
Miroirsqté 8
Paravents de cabine d'essayageqté 6
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Support pour ordinateur portable
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 3
Appareil photo
Trépiedqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes d'ambianceqté 10

Décoration

Bâche de fondqté 2
Mur photo
Chemins de table en tissuqté 6
Compositions floralesqté 8
Arches de ballonsqté 2
Panneaux de directionqté 10
Badges nominatifsqté 150
Numéros de tableqté 12
Tapis rouge

Vêtements et présentation

Housses à vêtementsqté 80
Cintresqté 120
Étiquettes de vêtementsqté 120
Épinglesqté 200
Épingles de sûretéqté 300
Kits de coutureqté 4
Rouleaux anti-peluchesqté 8
Brosses à vêtementsqté 4
Fers à repasserqté 2
Planches à repasserqté 2
Défroisseurs vapeurqté 2
Miroirs de maquillageqté 4

Bureau

Fiches de juryqté 100
Brochures du programmeqté 150
Braceletsqté 150
Stylosqté 50
Marqueurs permanentsqté 12
Presse-papiersqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 10
Ruban de masquageqté 8
Jeux de ciseauxqté 4
Enveloppesqté 50
Certificats de prixqté 10

Catering

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Carafes en verreqté 6
Bains-marieqté 4
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 20
Courses

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Bloque le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : prévois assez d’espace pour le podium, les chaises du public, les tables du jury, le vestiaire et les portants à vêtements. Vérifie aussi l’accès aux prises et le temps disponible pour l’installation.
Fixe une date limite d’inscription au moins 2 semaines avant le concours. Demande dès le formulaire les tailles, les informations sur les vêtements, les besoins alimentaires et le fichier musical de chaque participant.
Prépare l’ordre de passage et la musique au plus tard 7 jours avant l’événement. Nomme les fichiers avec le numéro et le nom du candidat, puis teste chaque piste sur l’ordinateur portable et la table de mixage.
Réunis le jury, l’animateur, le photographe et les bénévoles pour un briefing de 30 à 45 minutes avant l’ouverture des portes. Remets au jury les critères, les formulaires et le déroulé imprimé.
Installe les coulisses avant l’arrivée des candidats : tables pliantes, miroirs, paravents, portants et signalétique du vestiaire. Garde une personne responsable des changements de tenue et une autre pour l’ordre de passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de mode ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Réserve le lieu et définis le concept au début, puis finalise les inscriptions, le jury, les prix et le catering dans les 2 dernières semaines.
Quand fermer les inscriptions à un concours de mode ?: Ferme-les environ 2 semaines avant le jour J. Ce délai permet de confirmer les participants, recueillir les tailles et besoins alimentaires, établir l’ordre de passage et préparer les formulaires du jury.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour du concours ?: Compte au minimum 3 heures avant l’arrivée du public. Il faut installer le podium, les sièges, les tables, le vestiaire, la sonorisation et effectuer un test technique complet.
Quand tester la musique des participants ?: Vérifie tous les fichiers musicaux 5 à 7 jours avant le concours, puis refais un test sur place le jour J. Conserve une copie de secours sur au moins une clé USB.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.