Checklist para organizar un concurso de moda sin imprevistos

Un concurso de moda necesita más que una pasarela y varios participantes. Hay que cerrar pronto las categorías, las reglas, el jurado y el orden de salida, y después coordinar música, cambios de ropa, registro y atención al público. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde reservar el lugar hasta hacer la prueba técnica. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las tallas, las preferencias dietéticas y los archivos de música.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Definir el concepto de la competición
2 personas
Determinar las categorías del concurso
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Confirmar al presentador
Contratar fotógrafo
Crear el formulario de inscripción
Redactar las reglas de la competición
2 personas
Definir premios y criterios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Solicitar tallas e información sobre ropa
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar formularios de jurado
Organizar el orden de salida
2 personas
Recoger la música de cada participante
Comprobar los archivos de música
Encargar premios
Pedir el catering
Crear la distribución del guardarropa
Programar voluntarios
Planificar una prueba técnica
Recordar a los participantes
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los percheros
2 personas
Cortar el material impreso
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar los espacios
2 personas
Montar la pasarela
5 personas
Colocar las sillas del público
4 personas
Montar la mesa del jurado
2 personas
Montar backstage
4 personas
Etiquetar los percheros
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la luz y el sonido
3 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Exponer los premios
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Ajustar la ropa
3 personas
Dar explicación entre bastidores
2 personas
Dar la bienvenida al público
4 personas
Abrir el programa
2 personas
Acompañar a los participantes entre bastidores
4 personas
Presentar las categorías de la competición
2 personas
Reproducir música por ronda
Repartir formularios del jurado
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger las mesas y la zona del público
2 personas
Anunciar a los finalistas
2 personas
Presentar la final
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Despedir a los participantes y al público
3 personas
Devolver la ropa
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar la pasarela
5 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el backstage
3 personas
Limpiar el espacio del público
3 personas
Comprobar el guardarropa
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar fotos de forma segura
Enviar los resultados
Publicar a los ganadores
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paneles de pasarelacant. 12
Asientos para el públicocant. 120
Mesas del juradocant. 2
Mesa de registro
Mesas de cateringcant. 4
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 12
Mesas plegables entre bastidorescant. 6
Espejoscant. 8
Biombos para probadorescant. 6
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100
Cucharones de servircant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Soporte para portátil
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Memorias USBcant. 3
Cámara de fotos
Trípodecant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Luces decorativascant. 10

Decoración

Lona de fondocant. 2
Photowall
Pasillos de telacant. 6
Arreglos floralescant. 8
Arcos de globoscant. 2
Paneles de flechascant. 10
Pancartas con nombrescant. 150
Números de mesacant. 12
Alfombra roja

Ropa y presentación

Fundas para ropacant. 80
Perchascant. 120
Etiquetas de ropacant. 120
Imperdiblescant. 200
Imperdiblescant. 300
Kits de costuracant. 4
Quitapelusascant. 8
Cepillos para ropacant. 4
Planchascant. 2
Tablas de plancharcant. 2
Vaporizadores de ropacant. 2
Espejos de maquillajecant. 4

Oficina

Hojas de evaluación del juradocant. 100
Folletos del programacant. 150
Pulserascant. 150
Bolígrafoscant. 50
Rotuladores permanentescant. 12
Portapapelescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 10
Cinta de pintorcant. 8
Sets de tijerascant. 4
Sobrescant. 50
Certificados de premiocant. 10

Catering

Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de vidriocant. 6
Chafing dishescant. 4
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Compras

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Cierra las categorías y los criterios de puntuación antes de abrir las inscripciones. Así el formulario puede pedir desde el principio las tallas, la información sobre la ropa y los datos que necesita el jurado.
Pide la música de cada participante con varios días de antelación y comprueba todos los archivos en el portátil que se utilizará durante el concurso. Guarda una copia en al menos dos memorias USB.
Prepara el orden de salida antes de imprimir el plan de trabajo. Entrega una copia al presentador, al jurado, al equipo de bastidores y a los voluntarios del guardarropa para evitar cambios contradictorios.
Organiza los bastidores con percheros, espejos, biombos para probadores y mesas plegables. Asigna un lugar concreto a cada participante y deja libres los pasillos para que los cambios de ropa no bloqueen la salida.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas y reproducción de música. Reserva al menos 60 minutos para corregir niveles y conexiones sin público en la sala.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un concurso de moda?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes del concurso. Cierra el formulario al menos 10 días antes para confirmar participantes, tallas, necesidades de vestuario y el orden de salida.
¿Cuánto tiempo dura una prueba técnica de un concurso de moda?: Reserva como mínimo 60 minutos, aunque conviene contar con 90 minutos si participan muchos modelos o hay varios cambios de ropa. Prueba cada micrófono, cada archivo de música y la conexión de los altavoces.
¿Cuántos miembros debe tener el jurado de un concurso de moda?: Trabaja con un mínimo de 3 miembros para comparar las puntuaciones y reducir el peso de una sola opinión. Confirma su disponibilidad al menos 3 semanas antes y entrégales los formularios antes de la primera salida.
¿Cuándo hay que pedir la música de los participantes?: Solicítala al cerrar la inscripción y fija una fecha límite de 7 días antes del concurso. Comprueba los archivos dentro de las 48 horas siguientes y pide una sustitución si alguno no se reproduce.

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