Een modewedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met de catwalk, maar met het wedstrijdconcept. Leg eerst categorieën, regels, beoordelingscriteria en de loop van de avond vast. Daarna regel je jury, presentator, deelnemers en techniek in die volgorde. Vraag maten, kledinginformatie en muziek ruim vooraf op; die gegevens bepalen de backstage-indeling en het draaiboek. Plan uiterlijk een week voor de wedstrijd een technische test en controleer alle muziekbestanden opnieuw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
3
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
4
Juryleden benaderen
5
Presentator vastleggen
6
Fotograaf vastleggen
7
Inschrijfformulier maken
8
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
9
Prijzen en criteria bepalen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Promotie online plaatsen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Deelnemers bevestigen
2 personen
15
Maten en kledinginfo opvragen
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Juryformulieren maken
18
Loopvolgorde indelen
2 personen
19
Muziek per deelnemer verzamelen
20
Muziekbestanden controleren
21
Prijzen bestellen
22
Catering bestellen
23
Garderobe-indeling maken
24
Vrijwilligers inplannen
25
Technische test plannen
26
Deelnemers herinneren
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Kledingrekken controleren
2 personen
29
Printmateriaal snijden
2 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Ruimtes nalopen
2 personen
32
Catwalk opbouwen
5 personen
33
Publieksstoelen plaatsen
4 personen
34
Jurytafel opstellen
2 personen
35
Backstage inrichten
4 personen
36
Kledingrekken labelen
3 personen
37
Registratiebalie opbouwen
2 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Licht en geluid aansluiten
3 personen
40
Muziek en microfoon testen
2 personen
41
Catering klaarzetten
3 personen
42
Prijzen uitstallen
2 personen

Event

43
Deelnemers ontvangen
4 personen
44
Deelnemers registreren
3 personen
45
Kleding innemen
3 personen
46
Backstage uitleg geven
2 personen
47
Publiek verwelkomen
4 personen
48
Programma openen
2 personen
49
Deelnemers backstage begeleiden
4 personen
50
Wedstrijdcategorieën presenteren
2 personen
51
Muziek per ronde afspelen
52
Juryformulieren uitdelen
53
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Tafels en publieksruimte opruimen
2 personen
58
Finalisten aankondigen
2 personen
59
Finale presenteren
3 personen
60
Winnaars bekendmaken
2 personen
61
Prijzen uitreiken
3 personen
62
Groepsfoto maken
2 personen
63
Deelnemers en publiek uitzwaaien
3 personen
64
Kleding teruggeven
3 personen

Nazorg

65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Catwalk afbreken
5 personen
67
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Backstage schoonmaken
3 personen
72
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
73
Garderobe controleren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Locatie afsluiten
2 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Foto's veilig opslaan
78
Uitslagen versturen
79
Prijswinnaars publiceren
80
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Catwalkpanelenaantal 12
Publieksstoelenaantal 120
Jurytafelsaantal 2
Registratietafel
Cateringtafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 12
Klaptafels backstageaantal 6
Spiegelsaantal 8
Paskamerschermenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Laptopstandaard
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3
Fotocamera
Statiefaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerlampenaantal 10

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Fotowand
Stoffen lopersaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Pijlenbordenaantal 10
Naambordjesaantal 150
Tafelnummersaantal 12
Rode loper

Kleding en presentatie

Kledinghoezenaantal 80
Kledinghangersaantal 120
Kledinglabelsaantal 120
Speldjesaantal 200
Veiligheidsspeldenaantal 300
Naaikitsaantal 4
Pluizenrollersaantal 8
Kledingborstelsaantal 4
Strijkijzersaantal 2
Strijkplankenaantal 2
Kledingstomersaantal 2
Make-upspiegelsaantal 4

Kantoor

Juryformulierenaantal 100
Programmafoldersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Pennenaantal 50
Permanentmarkersaantal 12
Clipboardsaantal 12
Plakbandrollenaantal 10
Schilderstapeaantal 8
Schaarsetsaantal 4
Enveloppenaantal 50
Prijscertificatenaantal 10

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Glazen karaffenaantal 6
Chafing dishesaantal 4
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg categorieën en criteria vast voordat je het inschrijfformulier maakt. Vraag deelnemers meteen naar hun maten, kledinginformatie en benodigde omkleedtijd; zonder die gegevens loopt de backstageplanning snel vast.
Benader juryleden, presentator en fotograaf zodra concept en datum vaststaan. Reserveer voor deze functies minimaal 6 weken voorbereidingstijd, zodat je nog vervanging kunt regelen als iemand afzegt.
Maak de loopvolgorde pas nadat de aanmeldingen zijn bevestigd. Zet per deelnemer een eigen muziekbestand klaar op een laptop én USB-stick en controleer het geluid uiterlijk 3 dagen vooraf.
Plan backstage als een aparte ruimte met kledingrekken, spiegels, paskamerschermen en klaptafels. Houd minimaal 1 vrijwilliger per 5 deelnemers beschikbaar voor omkleden, opstellen en doorstromen.
Doe een volledige technische test met draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, verlengkabels en stekkerdozen. Test niet alleen de muziek, maar ook de aankondigingen en de zichtbaarheid van jurytafels en catwalk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een modewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie en leg het concept in de eerste 2 weken vast; gebruik de laatste week voor bevestigingen, afdrukken en de technische test.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een modewedstrijd?: Werk met minimaal 3 juryleden, zodat één afwijkende beoordeling niet alles bepaalt. Geef ieder jurylid vooraf hetzelfde formulier met de criteria en plan 30 minuten voor uitleg en vragen.
Wanneer moet ik de muziek van deelnemers verzamelen?: Vraag muziekbestanden uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd op en sluit de inzending 7 dagen vooraf. Controleer daarna elk bestand op afspeelbaarheid, lengte en het juiste deelnemernummer.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig bij een modewedstrijd?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 5 deelnemers backstage, plus 1 persoon bij registratie en 1 aanspreekpunt voor techniek. Bij 20 deelnemers heb je dus minstens 6 mensen nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.