Modeshow organiseren: checklist van voorbereiding tot show

Een modeshow organiseren vraagt om meer dan modellen en kleding. Je moet collecties per model kunnen terugvinden, de loopvolgorde vastleggen en techniek, licht en muziek op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie, thema en dresscode en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week draait alles om passen, labelen, stomen en testen. Deze checklist bevat 73 taken en 52 spullen voor een overzichtelijke voorbereiding en een show zonder last-minute zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Thema en dresscode bepalen
2 personen
Modellen selecteren
3 personen
Ontwerpers bevestigen
2 personen
Collecties inventariseren
3 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Fotograaf bevestigen
Muziekrechten controleren
Muziekselectie samenstellen
2 personen
Lichtplan uitwerken
2 personen
Loopvolgorde bepalen
3 personen
Kleding per model labelen
4 personen
Kleding op pasvorm controleren
3 personen
Modellen informeren
Draaiboek afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Kledingrekken controleren
2 personen
Techniek opladen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Runway opbouwen
5 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Backstage inrichten
4 personen
Kleding ophangen
4 personen
Kleding per outfit ordenen
3 personen
Make-upstations klaarzetten
2 personen
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Muziek testen
2 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
Modellen ontvangen
2 personen
Modellen laten omkleden
3 personen
Haar en make-up verzorgen
5 personen
Briefing voor modellen geven
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
Eerste collectie presenteren
5 personen
Tweede collectie presenteren
5 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Derde collectie presenteren
5 personen
Fotomoment met ontwerpers verzorgen
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Buffet serveren
4 personen
Tafels afruimen
3 personen
Vierde collectie presenteren
5 personen
Finale voorbereiden
4 personen
Finale presenteren
6 personen
Ontwerpers bedanken
Afscheidsdrank serveren
3 personen
Gasten begeleiden naar uitgang
2 personen
Kleding na afloop verzamelen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Backstage opruimen
4 personen
Runway afbreken
5 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Kleding retourneren
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Runwaypanelenaantal 12
Stoelenaantal 120
Cocktailtafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 12
Kledinghangersaantal 150
Klaptafelsaantal 6
Passiegordijnenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
DJ-controller
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Kledingstomersaantal 3
Strijkplankenaantal 2
Fotocameraaantal 2
Geheugenkaartenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 10
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Merkbordenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 8
Nummerkaartenaantal 120

Servies

Wijnglazenaantal 140
Waterglazenaantal 140
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de kledinglogistiek uiterlijk een week vooraf: label elke outfit per model en loopnummer, controleer de pasvorm en leg kledinghangers en kledingrekken klaar. Zo voorkom je dat een model vlak voor de show nog naar de juiste set moet zoeken.
Test geluid en licht vóór de opbouw helemaal is afgerond. Controleer luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptop, DJ-controller, LED-spots en verlengkabels samen met de muziekselectie.
Maak de loopvolgorde concreet in het draaiboek met model, collectie, outfit en muziekcue. Druk minimaal twee exemplaren af: één voor de regie en één voor backstage.
Reserveer tijd voor backstagewissels en kledingherstel. Zet kledingstomers, strijkplanken, gaffer tape, powerbanks en extra kledinghangers op één vaste plek bij de kledingrekken.
Vergeet de ontvangst niet tussen runway en backstage: plaats een registratietafel, stoelen en eventuele cocktail- of buffettafels vóór de gasten binnenkomen. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmeldingen, zodat catering niet op de showdag hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een modeshow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, thema, modellen en ontwerpers. Reserveer catering, fotograaf en techniek uiterlijk 4 weken voor de show.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een modeshow?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor runway, stoelen, licht, geluid en registratie. Voeg minstens 90 minuten toe voor soundcheck, lichttest en een doorloop met modellen.
Hoeveel outfits moet je per model voorbereiden voor een modeshow?: Maak per model één duidelijk gelabelde set per geplande verschijning, plus minstens één reservelook als de planning dat toelaat. Noteer outfit, collectie en loopnummer uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer moet je de muziek en het licht voor een modeshow testen?: Test muziekselectie, auteursrechten, luidsprekers en LED-spots tijdens de opbouw en herhaal de controle 60 tot 90 minuten vóór aanvang. Leg een offline kopie van de muziek op de laptop klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.