Checklist para organizar un desfile de moda sin imprevistos

Organizar un desfile de moda exige coordinar personas, prendas y técnica en un orden muy concreto. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y deja confirmados con antelación los diseñadores, modelos, catering, fotógrafo y derechos de música. Durante la última semana, convierte las colecciones en un plan de trabajo con salidas numeradas y ropa etiquetada por modelo. El día del desfile, reserva varias horas para montar la pasarela, colocar las sillas, probar el sonido y ajustar la iluminación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el tema y el código de vestimenta
2 personas
Seleccionar modelos
3 personas
Confirmar a los diseñadores
2 personas
Inventariar las colecciones
3 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
2 personas
Confirmar fotógrafo
Comprobar los derechos de música
Preparar la selección musical
2 personas
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
Determinar el orden de salida
3 personas
Etiquetar la ropa por modelo
4 personas
Comprobar el ajuste de la ropa
3 personas
Informar a los modelos
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los percheros
2 personas
Cargar el equipo técnico
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar la pasarela
5 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar backstage
4 personas
Colgar la ropa
4 personas
Ordenar la ropa por conjunto
3 personas
Preparar puestos de maquillaje
2 personas
Colocar el equipo de iluminación
3 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Probar la música
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar los programas
Recibir a los modelos
2 personas
Ayudar a las modelos a cambiarse
3 personas
Preparar el peinado y el maquillaje
5 personas
Dar briefing a los modelos
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Guiar a los invitados a sus asientos
2 personas
Presentar la apertura
Presentar la primera colección
5 personas
Presentar la segunda colección
5 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Presentar la tercera colección
5 personas
Organizar una sesión de fotos con los diseñadores
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Servir el bufé
4 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Presentar la cuarta colección
5 personas
Preparar la final
4 personas
Presentar la final
6 personas
Agradecer a los diseñadores
Servir la bebida de despedida
3 personas
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
Recoger la ropa al finalizar
4 personas
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Ordenar el backstage
4 personas
Desmontar la pasarela
5 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver la ropa
3 personas
Devolver el equipo
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Retirar la decoración
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paneles de pasarelacant. 12
Sillascant. 120
Mesas altascant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Percheroscant. 12
Perchascant. 150
Mesas plegablescant. 6
Cortinas de terciopelocant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátil
Controlador de DJ
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Vaporizadores de ropacant. 3
Tablas de plancharcant. 2
Cámara de fotoscant. 2
Tarjetas de memoriacant. 4
Baterías externascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 6
Iluminación ambientalcant. 10
Lámparas de bateríacant. 8

Decoración

Lona de fondocant. 2
Carteles de marcacant. 6
Arreglos floralescant. 8
Manteles runnerscant. 8
Señales de orientacióncant. 8
Tarjetas con númeroscant. 120

Vajilla

Copas de vinocant. 140
Vasos para aguacant. 140
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 20
Tablas para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 4
Termoscant. 6
Pinzas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar al menos 8 semanas antes. En ese momento define también el tema, el código de vestimenta y el aforo para saber cuántas sillas, mesas y percheros necesitas.
Confirma diseñadores y modelos entre 6 y 8 semanas antes, y revisa cada conjunto durante la semana previa. Etiqueta la ropa por modelo y comprueba el ajuste antes de imprimir el orden de salida.
Envía las invitaciones con 3 o 4 semanas de margen y fija una fecha límite de confirmación 7 días antes. Aprovecha las inscripciones para recoger preferencias dietéticas y ajustar el catering.
Prepara la música y el plan de iluminación como documentos separados, y haz una prueba técnica completa el día anterior. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos LED, cables, regletas y cinta gaffer.
Abre el espacio al menos 4 horas antes del inicio. Monta primero los paneles de la pasarela y las zonas de bastidores, después coloca sillas y decoración, y termina con la prueba de sonido, iluminación, vaporizadores y fotógrafo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de moda?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Así tendrás tiempo para reservar el lugar y el catering, confirmar diseñadores y modelos, enviar invitaciones y resolver ajustes de vestuario.
¿Cuándo se debe enviar la invitación a un desfile de moda?: Envíala entre 3 y 4 semanas antes del desfile. Cierra la lista de asistentes 7 días antes para confirmar el catering, las preferencias dietéticas y la distribución de las sillas.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar una pasarela?: Reserva al menos 4 horas el mismo día para montar paneles, sillas, percheros, iluminación y decoración. Haz una prueba técnica adicional el día anterior para detectar problemas de sonido o cables.
¿Cómo se organiza el orden de salida de los modelos?: Define el orden cuando el inventario de las colecciones y los ajustes estén confirmados, normalmente entre 5 y 7 días antes. Numera cada salida y entrega el plan impreso a modelos, vestuario, música y coordinación.

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