Modeshow organiseren: checklist en planning

Een modeshow vraagt meer voorbereiding dan alleen modellen, kleding en een catwalk. Je moet collecties inventariseren, kledingmaten verzamelen, de loopvolgorde bepalen en techniek, licht en muziek op elkaar afstemmen. Regel locatie, ontwerpers, fotograaf en presentator vroeg, zodat je later ruimte houdt voor repetitie en wijzigingen. Deze checklist helpt je van eerste afspraak tot de laatste backstage-controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en thema vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Modellen selecteren
3 personen
Ontwerpers bevestigen
2 personen
Collecties inventariseren
2 personen
Muziekrechten controleren
Fotograaf vastleggen
Presentator vastleggen
Techniekleverancier vastleggen
Uitnodiging ontwerpen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Meubilair reserveren
Kledingrekken reserveren
Draaiboek uitwerken
2 personen
Loopvolgorde bepalen
3 personen
Muziek per collectie kiezen
2 personen
Lichtplan uitwerken
2 personen
Perslijst samenstellen
Persuitnodigingen versturen
Kledingmaten verzamelen
2 personen
Kledinglabels voorbereiden
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Aanmeldingen definitief maken
2 personen
Naamkaartjes afdrukken
Draaiboek afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Kleding ophalen
2 personen
Kleding controleren
3 personen
Kleding stomen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree schoonmaken
3 personen
Runwayvloer leggen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Registratietafel plaatsen
2 personen
Kledingrekken opstellen
3 personen
Kleding per collectie hangen
4 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Spiegels plaatsen
2 personen
Make-uptafels plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Achterwand monteren
3 personen
Licht installeren
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kledingrekken labelen
2 personen
Modellen briefen
2 personen
Modellen opmaken
4 personen
Modellen aankleden
5 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Publiek ontvangen
4 personen
Garderobe beheren
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Pers accrediteren
Presentator aankondigen
Eerste collectie tonen
8 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kleding wisselen
6 personen
Tweede collectie tonen
8 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Kleding opnieuw wisselen
6 personen
Derde collectie tonen
8 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Finaleoutfits aantrekken
6 personen
Finale presenteren
8 personen
Ontwerpers naar voren halen
2 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Netwerkborrel verzorgen
4 personen
Dranken bijvullen tijdens borrel
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kleding tellen
3 personen
Kleding inpakken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Licht en geluid afbouwen
3 personen
Runwayvloer verwijderen
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Kleding terugbrengen
2 personen
Ongebruikte voorraad opslaan
2 personen
Foto's en persmateriaal verzamelen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Runwaypanelenaantal 12
Publieksstoelenaantal 110
Receptietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 10
Kleedkamertafelsaantal 6
Make-uptafelsaantal 6
Vouwschermenaantal 8
Spiegelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Fotocameraaantal 2
Kledingstomersaantal 3
Strijkijzersaantal 2
Strijkplankenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Speakersaantal 4
Mengpaneel
Laptopstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 10

Verlichting

Spotlightsaantal 8
Ledpanelenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtstatievenaantal 6

Decoratie

Achterwandpanelenaantal 4
Stoffen achtergrondenaantal 3
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 6
Entreebord
Programmapostersaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 130
Tafelnummersaantal 12

Servies

Wijnglazenaantal 130
Waterglazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 160
Dessertbordjesaantal 130
Vorkenaantal 160
Messenaantal 160
Lepelsaantal 130
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12
Serveertangenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 24
Tafelkledenaantal 8
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Koelersaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, thema en locatie eerst vast. Reserveer daarna direct de modellen, ontwerpers, presentator, fotograaf en techniekleverancier; voor een publieksmodeshow is 8 tot 12 weken voorbereiding een bruikbare ondergrens.
Verzamel kledingmaten en collectiegegevens uiterlijk 3 weken voor de show. Daarmee kun je pasvormen controleren, kledingrekken indelen en ontbrekende items nog tijdig signaleren.
Maak het draaiboek niet alleen voor het podium. Plan ook omkleedtijden, haar en make-up, kledingstomers, strijkplanken, garderoberekken en een aparte backstage-route.
Bepaal de loopvolgorde en kies per collectie de muziek voordat je het lichtplan afrondt. Test microfoons, speakers, mengpaneel, spotlights en kabelgoten tijdens een volledige doorloop.
Verstuur uitnodigingen en persuitnodigingen zodra programma en locatie vaststaan, en sluit aanmeldingen bijvoorbeeld 7 dagen voor de show. Vraag dieetwensen tegelijk uit, zodat cateringhoeveelheden niet op het laatste moment worden geschat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een modeshow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Leg in de eerste 2 weken datum, thema, locatie, ontwerpers en modellen vast; plan de volledige doorloop uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de show.
Wat moet er backstage geregeld worden bij een modeshow?: Reken op aparte plekken voor omkleden, make-up en kledingcontrole, met kledingrekken, spiegels, tafels, vouwschermen, kledingstomers en strijkijzers. Label outfits per model en hang de eerste loopvolgorde minimaal 2 uur voor aanvang klaar.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een modeshow?: Stuur publieksuitnodigingen meestal 3 tot 4 weken vooraf en persuitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de lijst 5 tot 7 dagen voor de show als je stoelen en catering moet reserveren.
Hoe maak je een draaiboek voor een modeshow?: Werk met tijden voor opbouw, techniekcheck, modellenbriefing, haar en make-up, omkleden, repetitie, ontvangst en elke collectie. Zet per onderdeel een verantwoordelijke en houd minimaal 30 minuten buffer voor uitloop en kledingwissels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.