Checklist para organizar un desfile de moda sin olvidar nada

Un desfile de moda necesita más coordinación de la que se ve desde la pasarela. Además de reservar el lugar y confirmar a modelos, diseñadores y presentador, tendrás que ordenar las salidas, preparar los cambios de vestuario y probar música, iluminación y sonido. Empieza varias semanas antes y deja los últimos días para ensayos, ajustes y confirmaciones. Esta checklist reúne el trabajo de producción, invitados, prensa, catering y backstage en una secuencia práctica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el tema
2 personas
Reservar el lugar
Seleccionar modelos
3 personas
Confirmar a los diseñadores
2 personas
Inventariar las colecciones
2 personas
Comprobar los derechos de música
Contratar fotógrafo
Confirmar al presentador
Confirmar el proveedor técnico
Diseñar la invitación
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar mobiliario
Reservar percheros
Desarrollar el programa
2 personas
Determinar el orden de salida
3 personas
Elegir música por colección
2 personas
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
Elaborar la lista de prensa
Enviar invitaciones a la prensa
Recoger tallas de ropa
2 personas
Preparar las etiquetas de la ropa
2 personas
Distribuir material promocional
2 personas
Confirmar inscripciones
2 personas
Imprimir las tarjetas con nombres
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
3 personas
Recoger la ropa
2 personas
Revisar la ropa
3 personas
Vaporizar la ropa
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Refrigerar la compra
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Limpiar el suelo y la entrada
3 personas
Colocar el suelo de la pasarela
4 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar la mesa de registro
2 personas
Montar percheros
3 personas
Colgar la ropa por colección
4 personas
Preparar los vestuarios
3 personas
Colocar espejos
2 personas
Colocar mesas de maquillaje
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el fondo
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Etiquetar los percheros
2 personas
Informar a los modelos
2 personas
Maquillar a los modelos
4 personas
Vestir a las modelos
5 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

Recibir al público
4 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Acreditar a la prensa
Anunciar al presentador
Mostrar la primera colección
8 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Cambiar de ropa
6 personas
Mostrar la segunda colección
8 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Volver a cambiarse de ropa
6 personas
Mostrar la tercera colección
8 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Ponerse los trajes de la final
6 personas
Presentar la final
8 personas
Hacer pasar adelante a los diseñadores
2 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Atender el cóctel de networking
4 personas
Reponer bebidas durante el cóctel
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Contar la ropa
3 personas
Empacar la ropa
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la luz y el sonido
3 personas
Retirar el suelo de la pasarela
4 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver la ropa
2 personas
Guardar existencias no utilizadas
2 personas
Reunir fotos y material de prensa
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paneles de pasarelacant. 12
Asientos para el públicocant. 110
Mesas de recepcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Percheroscant. 10
Mesas de vestuariocant. 6
Mesas de maquillajecant. 6
Biombos plegablescant. 8
Espejoscant. 8
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 2
Tabletscant. 2
Cámara de fotoscant. 2
Vaporizadores de ropacant. 3
Planchascant. 2
Tablas de plancharcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Soportes para portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 10

Iluminación

Focoscant. 8
Paneles LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 6

Decoración

Paneles de fondocant. 4
Fondos de telacant. 3
Arreglos floralescant. 8
Manteles runnerscant. 6
Cartel de entrada
Pósteres del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 130
Números de mesacant. 12

Vajilla

Copas de vinocant. 130
Vasos para aguacant. 130
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 160
Platos de postrecant. 130
Tenedorescant. 160
Cuchilloscant. 160
Cucharascant. 130
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 12
Pinzas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencoscant. 24
Mantelescant. 8
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4
Neverascant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 12
Postes separadorescant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Extintorescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el tema y el lugar antes de confirmar al resto del equipo. Reserva también con antelación los percheros, las mesas de vestuario, los espejos y los biombos para separar el backstage.
No dejes la selección de modelos y la recogida de tallas para el último momento. Reúne las tallas antes de preparar los cambios y etiqueta cada conjunto por modelo y orden de salida.
Define el programa y el orden de las colecciones antes de elegir la música y diseñar la iluminación. Así el técnico puede preparar focos, paneles LED, micrófonos y altavoces según cada bloque.
Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de abrir las puertas. Comprueba la mesa de mezclas, los micrófonos inalámbricos, los cables, las regletas y las canaletas para evitar tropiezos y fallos durante el desfile.
Envía las invitaciones y gestiona las inscripciones con tiempo para calcular el catering. Recoge las preferencias dietéticas y prepara una lista de prensa separada, porque periodistas, fotógrafos y público suelen necesitar acreditaciones y accesos distintos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de moda?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios diseñadores, modelos y proveedores técnicos. Reserva el lugar al principio y deja cerrados el programa, las colecciones y el orden de salida como máximo 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los modelos y recoger sus tallas?: Confirma a los modelos entre 4 y 6 semanas antes y recoge sus tallas en ese momento. Haz una revisión final 3 días antes, por si hay cambios de medidas, sustituciones o prendas que necesiten ajustes.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica del desfile?: Programa una prueba completa el mismo día, al menos 2 horas antes de recibir al público. Si el montaje incluye pasarela, iluminación, música y varios micrófonos, realiza además un ensayo general el día anterior.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un desfile de moda?: Calcula las cantidades según el número confirmado de asistentes y añade un margen del 10 %. Para una recepción de 2 horas, prevé aproximadamente 4 a 6 piezas de comida por persona y 2 bebidas durante la primera hora, ajustando las opciones a las preferencias dietéticas recogidas.

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