Modelbouwmarkt organiseren: checklist en planning

Een modelbouwmarkt vraagt vooral om een strakke deelnemersadministratie en een duidelijke indeling van de ruimte. Reserveer eerst de locatie en benader standhouders, zodat je daarna tafelnummers, een plattegrond en bezoekersinformatie kunt vastleggen. In de laatste week controleer je boodschappen, materialen, betalingen en bewegwijzering. Op de dag zelf bouw je eerst de stands en entreebalie op; daarna richt je het koffiepunt in en zet je dranken koud.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Marktstandhouders benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst opstellen
Tafelnummers toewijzen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Bezoekersinformatie publiceren
Dieetwensen verzamelen
Plattegrond maken
Standhouders informeren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Contant geld wisselen
Kassa voorbereiden
Materialen verzamelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Routebordjes maken
Tafels klaarzetten
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafelkleden leggen
2 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Veilige looproutes controleren
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Entree innen
2 personen
Programma toelichten
Standhouders wegwijs maken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Kassa afsluiten
2 personen
Vertrek standhouders begeleiden
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Verhuurmaterialen retourneren
2 personen
Kassaopbrengst storten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 35
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 35
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Speakersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Dienbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummersaantal 35
Routebordjesaantal 12

Catering

Kassabox
Pinapparaat
Prijslijstenaantal 4
Menukaartenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemsaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg de sluitingsdatum voor aanmeldingen 2 tot 3 weken voor de markt vast. Daarna kun je de deelnemerslijst, tafelnummers en plattegrond definitief maken en standhouders één complete informatiebrief sturen.
Maak de plattegrond op basis van het werkelijke aantal tafels en houd bij de entree een vrije looproute van minimaal 1,2 meter aan. Nummer elke stand vooraf en hang dezelfde nummers zichtbaar op.
Controleer uiterlijk 3 dagen vooraf de stroompunten voor koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting. Reken per koffiepunt op minstens één stekkerdoos en neem verlengsnoeren mee als de afstand tot het stopcontact groter is dan 3 meter.
Zet de kassa vóór opening klaar met kassabox, pinapparaat en prijslijsten. Regel contant wisselgeld uiterlijk de dag ervoor; op de marktdag zelf wil je niet nog naar een wisselkantoor of winkel hoeven.
Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór ontvangst van bezoekers. Zet eerst tafels, stoelen en tafelkleden neer, plaats daarna standnummers en routebordjes en richt als laatste de entreebalie en het koffiepunt in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een modelbouwmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de locatie en het benaderen van standhouders. Plan de definitieve deelnemerslijst en plattegrond uiterlijk 2 weken voor de markt, zodat je wijzigingen nog kunt verwerken.
Wanneer moet ik de standhouderslijst voor een modelbouwmarkt definitief maken?: Maak de lijst bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf definitief. Dan kun je tafelnummers toewijzen, dieetwensen verzamelen, naamkaartjes maken en de plattegrond met alle deelnemers delen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een modelbouwmarkt?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw. Bij veel tafels, meerdere koffiepunten of een ingewikkelde route is 3 uur veiliger, vooral als je ook stroom en bewegwijzering moet controleren.
Wat moet ik een week voor een modelbouwmarkt controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, boodschappenlijst, tafelnummers, plattegrond en bezoekersinformatie. Controleer daarnaast of tafels, stoelen, verlengsnoeren, stekkerdozen, kassamaterialen en routebordjes beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.