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Modellbaumesse organisieren: Checkliste für die Vorbereitung

Eine Modellbaumesse braucht mehr als Tische und Ausstellungsstücke. Du koordinierst Standbetreiber, Anmeldungen, Tisch- und Standnummern, Besucherinformationen sowie Kasse und Verpflegung. Beginne mit der Location und den Ausstellern, bevor du Teilnehmerlisten und Lageplan erstellst. In den letzten Tagen zählen klare Beschilderung, vorbereitete Materialien und ein genauer Aufbauablauf. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte bis zur geöffneten Messe.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Marktstandbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Tischnummern zuweisen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Besucherinformationen veröffentlichen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lageplan erstellen

  • Standbetreiber informieren

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Bargeld wechseln

  • Kasse vorbereiten

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Wegweiser erstellen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tischdecken auslegen

    2 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Eingangstresen aufbauen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Sichere Laufwege prüfen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen prüfen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Eintritt kassieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Aussteller orientieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische ordentlich halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Toiletten kontrollieren

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Abreise der Aussteller betreuen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Kasseneinnahmen einzahlen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 35
  • StühleAnz. 45
  • TischdeckenAnz. 35
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • GläserAnz. 60
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • TablettsAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 50
  • NamensschilderAnz. 40
  • TischnummernAnz. 35
  • WegweiserAnz. 12

Catering

  • Kassabox
  • Kartenterminal
  • PreislisteAnz. 4
  • SpeisekartenAnz. 6

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • MülleimerAnz. 6

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location zuerst und kläre dabei Stellfläche, Stromanschlüsse, Zugang, Aufbauzeiten und die Zahl der verfügbaren Tische. Plane für Kaffeemaschinen, Kühlboxen und Beleuchtung zusätzliche Steckdosen ein.
  • Sprich Marktstandbetreiber frühzeitig an und setze eine feste Anmeldefrist, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Danach kannst du Teilnehmerliste, Tischnummern und Lageplan zuverlässig erstellen.
  • Veröffentliche Besucherinformationen spätestens 7 Tage vorher: Einlasszeit, Adresse, Parkhinweise, Standaufteilung und Zahlungsinformationen gehören an eine zentrale Stelle. So kommen weniger Rückfragen am Veranstaltungstag.
  • Bereite Kasse und Wechselgeld am Vortag vor. Lege Kassabox, Kartenterminal und Preisliste zusammen und teste das Terminal mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Tische, Stühle und Tischdecken zuerst, danach Standnummern und Wegweiser, anschließend Eingangstresen und Kaffeebereich. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vorher kalt gestellt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Modellbaumesse organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit der Location und der Ansprache der Standbetreiber. Die Anmeldung sollte 4 bis 6 Wochen vor dem Termin abgeschlossen sein.
Was braucht man für eine Modellbaumesse?
Für den Aufbau brauchst du unter anderem Tische, Stühle, Tischdecken, Standnummern, Wegweiser und Verlängerungskabel. Für den Besucherbereich kommen Eingangstresen, Kaffeebereich, Kaffeemaschinen, Geschirr sowie Kassabox, Kartenterminal und Preisliste hinzu.
Wann soll der Lageplan für die Modellbaumesse fertig sein?
Erstelle den Lageplan nach Ende der Anmeldefrist, spätestens 7 Tage vor der Messe. Informiere die Standbetreiber danach umgehend über ihre Standnummer und den zugewiesenen Tisch.
Wie lange dauert der Aufbau einer Modellbaumesse?
Plane für einen kleinen bis mittleren Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Tische, Stühle, Beschilderung, Kasse und Kaffeebereich sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass kontrolliert sein.

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