Zo organiseer je een modelbouwbeurs

Begin met de zaal en de beursdatum; die bepalen hoeveel standplaatsen, bezoekers en vrijwilligers je aankunt. Benader daarna standhouders, verwerk aanmeldingen en leg de plattegrond pas vast zodra je voldoende deelnemers hebt. Regel vervolgens entree, catering, stroom en bewegwijzering als één samenhangend plan. De laatste controle draait om praktische details: standnummers, parkeerinformatie, gereedschap, betaalmiddelen en een duidelijke vrijwilligersbriefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaalreservering bevestigen
2
Beursdatum publiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Standhouders benaderen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Standplaatsen toewijzen
2 personen
7
Standhouders bevestigen
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Plattegrond uitwerken
2 personen
12
Deelnemerslijst controleren
13
Routebeschrijving versturen
14
Parkeerinformatie delen
15
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
16
Entreeprijzen vastleggen
17
Wisselgeld bestellen
18
Beursregels afdrukken
19
Standnummers afdrukken
20
Bewegwijzering afdrukken
21
Materialen inventariseren
2 personen
22
Gereedschap controleren
23
Stroomplan controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Aanmeldbalie voorbereiden
2 personen
27
Tafels opstellen
6 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Displayvitrines plaatsen
4 personen
30
Standnummers ophangen
2 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Stroomkabels uitrollen
3 personen
33
Kabels veilig afplakken
2 personen
34
Verlichting aansluiten
2 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Entreebalie bevoorraden
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Standhouders ontvangen
3 personen
40
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
41
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

42
Entree openen
3 personen
43
Bezoekers ontvangen
3 personen
44
Entreegelden innen
2 personen
45
Programma uitdelen
2 personen
46
Standhouders ondersteunen
2 personen
47
Modeldemonstraties aankondigen
48
Modeldemonstraties begeleiden
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Servies verzamelen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Voorraad controleren
56
Rustige publieksstroom begeleiden
2 personen
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Entree sluiten
2 personen

Nazorg

59
Standhouders uitzwaaien
3 personen
60
Kassa afsluiten
2 personen
61
Modellen veilig verpakken
2 personen
62
Standtafels leegmaken
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
64
Vitrines afbouwen
4 personen
65
Stroom uitschakelen
2 personen
66
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
67
Versiering verwijderen
2 personen
68
Afval sorteren
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Zaal schoonmaken
4 personen
71
Materialen tellen
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Overgebleven catering opbergen
74
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 40
Stoelenaantal 90
Balietafelaantal 2
Barkrukkenaantal 6
Displayvitrinesaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 10
Tafelkledenaantal 40

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 25
Kabelmattenaantal 15
LED-werklampenaantal 12
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Kassa'saantal 2
Koelboxenaantal 4
Handtransportwagensaantal 2
Lijmpistolenaantal 4
Batterijladersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelcontainersaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schoteltjesaantal 100

Decoratie

Beursbanierenaantal 4
Tafelbordjesaantal 45
Pijlbordenaantal 20
Standnummerkaartenaantal 45
Programmafoldersaantal 400
Beursregelsaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Lanyardsaantal 100
Wegwerptafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigersaantal 2
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal voordat je de datum breed publiceert. Controleer meteen hoeveel standtafels, stoelen, vitrines en aansluitpunten passen en houd ruimte vrij voor entree, looppaden en catering.
Geef standhouders een vaste aanmeldtermijn, bijvoorbeeld 6 weken voor de beurs. Bevestig daarna hun plaats, standnummer, aankomsttijd en beschikbare tafelruimte schriftelijk.
Maak de plattegrond op basis van de definitieve deelnemerslijst en controleer minimaal 2 weken vooraf de looproute, nooduitgangen en kabels. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten per zone klaar.
Stuur routebeschrijving, parkeerinformatie en beursregels uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld ook waar laden en lossen kan, want dat wordt bij modelbouwbeurzen vaak pas op de ochtend zelf gevraagd.
Plan de vrijwilligersbriefing vóór opening en wijs iemand aan voor entree, standhouders, catering en techniek. Test betaalterminals, kassa's, microfoons en verlichting uiterlijk 1 uur voor bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een modelbouwbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de zaal en datum. Benader standhouders uiterlijk 3 maanden voor de beurs, zodat je 6 tot 8 weken vooraf de plattegrond kunt maken.
Wanneer maak je de plattegrond van een modelbouwbeurs?: Maak een eerste indeling zodra je de zaal hebt bevestigd, maar leg de definitieve plattegrond pas 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer hem daarna nog één keer 2 weken voor de beurs op tafels, looppaden en stroompunten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een modelbouwbeurs?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de entree, 1 aanspreekpunt voor standhouders, 1 persoon voor techniek en 1 coördinator. Bij een beurs met meer dan 50 standhouders is een extra vrijwilliger voor laden en lossen verstandig.
Wanneer stuur je informatie naar standhouders en bezoekers?: Stuur standhouders hun plaats, standnummer en aankomstinformatie uiterlijk 2 weken vooraf. Deel route, parkeren, entreeprijzen en beursregels met bezoekers en deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de beurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.