Cómo organizar una feria de modelismo paso a paso

Una feria de modelismo se organiza primero sobre el plano y después sobre las mesas. Empieza confirmando el salón, la fecha y los expositores; cuando conozcas el número de puestos podrás cerrar la distribución, la electricidad y el catering. Reserva tiempo para montar vitrinas, soportes, iluminación y señalización, porque suelen requerir más trabajo del previsto. Este plan te ayuda a ordenar inscripciones, voluntarios, cobros, bebidas y desmontaje sin dejar decisiones críticas para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar reserva del salón
2
Publicar la fecha de la feria
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Contactar con los expositores
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
7
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Reservar el catering
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Desarrollar el plano
2 personas
12
Comprobar la lista de participantes
13
Enviar indicaciones
14
Compartir información sobre el aparcamiento
15
Preparar la sesión informativa para voluntarios
16
Fijar los precios de entrada
17
Pedir cambio
18
Imprimir las normas de la feria
19
Imprimir números de stand
20
Imprimir la señalización
21
Inventariar materiales
2 personas
22
Comprobar las herramientas
23
Comprobar el plan eléctrico
2 personas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar el mostrador de registro
2 personas
27
Montar mesas
6 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Colocar vitrinas de exposición
4 personas
30
Colgar los números de stand
2 personas
31
Colocar la señalización
2 personas
32
Desenrollar los cables de corriente
3 personas
33
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
34
Conectar la iluminación
2 personas
35
Probar el sistema de sonido
2 personas
36
Reabastecer el mostrador de entrada
2 personas
37
Montar el punto de café
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Recibir a los expositores
3 personas
40
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
41
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

42
Abrir la entrada
3 personas
43
Recibir a los visitantes
3 personas
44
Cobrar la entrada
2 personas
45
Repartir el programa
2 personas
46
Apoyar a los expositores
2 personas
47
Anunciar demostraciones de modelos
48
Coordinar demostraciones de modelos
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Recoger la vajilla
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
55
Comprobar el inventario
56
Guiar el flujo tranquilo de público
2 personas
57
Informar a los últimos visitantes
2 personas
58
Cerrar la entrada
2 personas

Seguimiento

59
Despedir a los expositores
3 personas
60
Cerrar la caja
2 personas
61
Empaquetar los modelos de forma segura
2 personas
62
Vaciar las mesas del stand
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
6 personas
64
Desmontar las vitrinas
4 personas
65
Cortar la electricidad
2 personas
66
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
67
Retirar la decoración
2 personas
68
Clasificar residuos
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar la sala
4 personas
71
Contar los materiales
2 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Guardar el catering sobrante
74
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 40
Sillascant. 90
Mesa de mostradorcant. 2
Taburetes de barcant. 6
Vitrinascant. 12
Percheroscant. 2
Papeleracant. 10
Mantelescant. 40

Equipo

Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 25
Alfombrillas para cablescant. 15
Lámparas de trabajo LEDcant. 12
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cajas registradorascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Carretillas manualescant. 2
Pistolas de pegamentocant. 4
Cargadores de bateríascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzascant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Platilloscant. 100

Decoración

Banderas publicitariascant. 4
Carteles de mesacant. 45
Carteles direccionalescant. 20
Tarjetas con número de standcant. 45
Folletos del programacant. 400
Normas de la feriacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 100
Lanyardscant. 100
Manteles desechablescant. 8

Limpieza

Contenedores de basuracant. 6
Sets de escobacant. 3
Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones de expositores antes de asignar los puestos. Deja al menos 7 días para ajustar el plano, imprimir los números de stand y enviar a cada participante sus indicaciones.
Dibuja el plano con medidas reales y marca mesas, vitrinas, cables y salidas. Reserva pasillos de circulación de al menos 1,2 metros y comprueba que cada puesto tenga acceso a una toma eléctrica segura.
Prepara una sesión informativa para los voluntarios 3 o 4 días antes. Reparte funciones concretas para recepción, montaje, cobro, orientación y reposición, y entrega un plano impreso a cada persona.
Calcula las bebidas y el café por franjas, no solo por el total de asistentes. Enfría las bebidas con antelación y deja preparados termos, tazas, vasos, bandejas y contenedores frigoríficos antes de abrir las puertas.
Haz una prueba técnica durante el montaje: comprueba regletas, alargadores, alfombrillas para cables, lámparas LED, altavoces, micrófonos y terminales de pago. Lleva cargadores y herramientas de repuesto para no interrumpir la feria por una batería agotada o un cable defectuoso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de modelismo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el salón y contacta con los expositores durante las primeras 2 semanas; deja la última semana para confirmar participantes, aparcamiento, voluntarios y necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los puestos?: Cierra el plano entre 10 y 14 días antes, cuando las inscripciones estén casi completas. Así tendrás tiempo para fijar los soportes, numerar los stands, revisar los pasillos y comunicar cambios a los expositores.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de modelismo?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada 20 o 25 asistentes previstos, además de una persona responsable del montaje y otra de la coordinación. Refuerza recepción y cobro durante la primera hora, cuando se concentran las entradas.
¿Cuándo hay que comprobar la electricidad y el material técnico?: Haz una primera comprobación 3 o 4 días antes y una segunda durante el montaje. Revisa todos los alargadores, regletas, lámparas, equipos de sonido y terminales de pago antes de que lleguen los expositores.

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