Modellbaumesse organisieren: Schritt für Schritt zum Messetag
Eine Modellbaumesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst sicherst du Raum und Termin, dann gewinnst du Aussteller und bearbeitest die Anmeldungen. Danach folgen Standplan, Besucherinformationen, Catering und Helfereinsatz. In den letzten Tagen prüfst du vor allem Strom, Werkzeug, Beschilderung, Kassen und Getränke – Punkte, die bei einer Messe häufig zu spät auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raumbuchung bestätigen
- 2
Messetermin veröffentlichen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 7
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Catering reservieren
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
- 12
Teilnehmerliste prüfen
- 13
Wegbeschreibung versenden
- 14
Parkinformationen teilen
- 15
Volunteer-Briefing vorbereiten
- 16
Eintrittspreise festlegen
- 17
Wechselgeld bestellen
- 18
Messebedingungen ausdrucken
- 19
Standnummern drucken
- 20
Beschilderung drucken
- 21
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 22
Werkzeug prüfen
- 23
Stromplan prüfen
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Anmeldeschalter vorbereiten
2 Personen
- 27
Tische aufstellen
6 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Displayvitrinen aufstellen
4 Personen
- 30
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Stromkabel ausrollen
3 Personen
- 33
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 34
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 35
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 36
Empfangstheke bevorraten
2 Personen
- 37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 39
Aussteller empfangen
3 Personen
- 40
Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen
- 41
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
Event
- 42
Eingang öffnen
3 Personen
- 43
Besucher empfangen
3 Personen
- 44
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
- 45
Programm verteilen
2 Personen
- 46
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 47
Modeldemonstrationen ankündigen
- 48
Modelpräsentationen begleiten
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 50
Snacks servieren
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Geschirr sammeln
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Toiletten kontrollieren
- 55
Bestand prüfen
- 56
Ruhigen Besucherfluss begleiten
2 Personen
- 57
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 58
Eingang schließen
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Aussteller verabschieden
3 Personen
- 60
Kasse abschließen
2 Personen
- 61
Modelle sicher verpacken
2 Personen
- 62
Stehtische freiräumen
4 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
- 64
Vitrinen abbauen
4 Personen
- 65
Strom ausschalten
2 Personen
- 66
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 67
Dekoration entfernen
2 Personen
- 68
Abfall trennen
3 Personen
- 69
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 70
Saal reinigen
4 Personen
- 71
Materialien zählen
2 Personen
- 72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 73
Übrig gebliebenes Catering verstauen
- 74
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 40
- StühleAnz. 90
- EmpfangstischAnz. 2
- BarhockerAnz. 6
- VitrinenschränkeAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 10
- TischdeckenAnz. 40
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 25
- KabelmattenAnz. 15
- LED-ArbeitslampenAnz. 12
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- KassenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- HandtransportwagenAnz. 2
- HeißklebepistolenAnz. 4
- BatterieladegeräteAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- KühlcontainerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- UntertassenAnz. 100
Dekoration
- MessebannerAnz. 4
- TischschilderAnz. 45
- WegweiserAnz. 20
- StandnummernkartenAnz. 45
- ProgrammhefteAnz. 400
- MesseordnungAnz. 10
- NamensschilderAnz. 100
- LanyardsAnz. 100
- Einweg-TischdeckenAnz. 8
Reinigung
- AbfallcontainerAnz. 6
- BesensetsAnz. 3
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmoppsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Raum und Messetermin frühzeitig und veröffentliche den Termin erst, wenn Aufbauzeiten, Zufahrt und verfügbare Standflächen geklärt sind. So versprichst du Ausstellern und Besuchern keine Informationen, die später geändert werden müssen.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und weise die Standplätze erst zu, wenn du Platzbedarf, Stromanschlüsse und besondere Anforderungen kennst. Verschicke anschließend eine Bestätigung mit Standnummer, Aufbauzeit und Lageplan.
- Sende Wegbeschreibung und Parkinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe an Aussteller und Helfer. Ergänze Hinweise für das Entladen, damit nicht mehrere Fahrzeuge gleichzeitig vor dem Eingang stehen.
- Plane die Helfer in Schichten und führe vor dem Einlass ein kurzes Briefing durch. Kläre dabei, wer Empfang, Kasse, Ausstellerfragen, Technik und Nachfüllen von Getränken übernimmt.
- Prüfe in den letzten 48 Stunden Stromplan, Verlängerungskabel, Kabelmatten, Werkzeug, Kartenterminals und Wechselgeld. Kühle Getränke erst kurz vor dem Messetag und stelle Beschilderung, Standnummern sowie ausgedruckte Messebedingungen gesammelt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Modellbaumesse organisieren?
- Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Raum, Termin und Ausstelleransprache. Die Standvergabe und Besucherinformationen sollten spätestens 4 Wochen vor der Messe feststehen.
- Wie viele Helfer braucht eine Modellbaumesse?
- Für Empfang, Kasse, Ausstellerbetreuung und Technik solltest du mindestens 1 Helfer je Aufgabenbereich gleichzeitig einplanen. Bei einem größeren Besucherandrang sind 2 Personen an Empfang und Kasse sinnvoll, besonders während der ersten 2 Stunden.
- Wann sollte der Lageplan für eine Modellbaumesse fertig sein?
- Erstelle einen ersten Lageplan, sobald die wichtigsten Aussteller bestätigt sind, und finalisiere ihn etwa 2 Wochen vor der Messe. Danach müssen Standnummern, Beschilderung und die Ausstellerinformationen zusammenpassen.
- Wie viel Getränke braucht man für eine Modellbaumesse?
- Rechne für die Helfer und Aussteller im ersten Veranstaltungsabschnitt mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Ergänze Kaffee und Wasser für die gesamte Öffnungszeit und prüfe den Bestand spätestens am Vorabend.
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