Mobiele kerstmarkt organiseren: een checklist die werkt

Een mobiele kerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan een gewone markt, omdat bezoekers, kramen en voorzieningen langs meerdere haltes bewegen. Leg eerst route, halteplaatsen, vergunningen en stroompunten vast. Daarna regel je verkopers, catering, vrijwilligers en bezoekersinformatie. In de laatste week controleer je het weer, test je lichtkettingen en koffieapparaten en werk je de voorraad bij. Met deze checklist zie je wat wanneer geregeld moet zijn, zodat je op de dag zelf niet nog achter routebordjes, warme dranken of betaalapparaten aan hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Evenementspagina publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Route en haltes publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vergunningen controleren
Halteplaatsen bevestigen
Stroompunten bevestigen
Cateringbestellingen reserveren
Kerstkraamverkopers bevestigen
Routebordjes laten drukken
Vrijwilligers indelen
Bezoekersinformatie mailen
Weersverwachting controleren
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kerstdecoratie controleren
2 personen
Lichtkettingen testen
2 personen
Koffieapparaten testen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Contant geld klaarleggen
Betaalapparaten opladen
Contactlijst afdrukken
Materiaal bij laadpunt verzamelen
3 personen
Ladingsmateriaal inladen
4 personen
Koelwaren inladen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Eerste halte afzetten
4 personen
Kramen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Verkooppunten inrichten
4 personen
Menukaarten ophangen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Kassa's controleren
2 personen

Event

Opening aankondigen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kerstproducten verkopen
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Route-informatie uitdelen
2 personen
Contante betalingen verwerken
2 personen
Pinbetalingen verwerken
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Voorraad per halte controleren
2 personen
Lichtcontrole uitvoeren
Routewijzigingen communiceren
Laatste verkoop aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa's afsluiten
2 personen
Voedsel veilig verpakken
3 personen
Koelwaren terugplaatsen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Lichtkettingen uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Kramen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen inladen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routebordjes verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Voorraad opbergen
2 personen
Restproducten afvoeren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Betaalapparaten opladen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 6
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Kerstboomstandaardaantal 2
Opbergrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 150
Schotelsaantal 150
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Kunstkerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 8
Tafellopersaantal 12
Menubordenaantal 8
Routebordjesaantal 12

Verlichting

LED-lichtkettingenaantal 10
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 3
Koelboxenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Haspelsaantal 4
Betaalterminalsaantal 4
Acculampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Oplaadstationsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksborstelsaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Keukenmessenaantal 6
Thermometeraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handdesinfectiehoudersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig halteplaatsen en stroompunten uiterlijk 4 weken vooraf. Controleer per halte hoeveel partytenten, marktkramen en verlengkabels nodig zijn en leg alternatieven vast als een aansluiting uitvalt.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de cateringbestelling 7 dagen voor de markt. Bereid warme dranken in meerdere thermoskannen en houd koelboxen apart voor producten die koud moeten blijven.
Stuur route, haltes en bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf per mail. Plaats routebordjes op elke overstap en vermeld waar bezoekers terechtkunnen met vragen of verloren spullen.
Plan vrijwilligers per halte in met een reservekracht voor de piekuren. Geef hen een afgedrukte contactlijst, duidelijke starttijd en instructies voor het vullen van bekers, koffie en warmhoudketels.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en test lichtkettingen, koffiezetapparaten en waterkokers vóór het inladen. Laad betaalapparaten op, tel contant geld en leg batterijen en stekkerdozen bij de technische voorraad.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mobiele kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met route, vergunningen, halteplaatsen en stroompunten. Bevestig verkopers, catering en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de markt.
Wanneer moet ik de route en haltes van een mobiele kerstmarkt publiceren?: Publiceer de route zodra alle halteplaatsen zijn bevestigd, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Stuur bezoekersinformatie nogmaals 3 dagen voor het evenement, inclusief eventuele wijzigingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een mobiele kerstmarkt?: Reken op minimaal 2 vrijwilligers per halte: één voor bezoekers en één voor drank, materialen of verkopers. Plan daarnaast per 3 tot 4 haltes minstens 1 reservekracht.
Wanneer controleer ik het weer voor een mobiele kerstmarkt?: Doe een eerste controle 72 uur vooraf en neem 48 uur voor de start een besluit over aanpassingen. Controleer op de ochtend zelf opnieuw wind, neerslag en temperatuur voordat tenten en decoratie worden geplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.