Checklist para organizar un mercado navideño móvil

Un mercado navideño móvil necesita más coordinación que un mercadillo en un solo lugar: la ruta, las paradas y los puntos de corriente deben estar cerrados antes de publicar la información. Esta checklist reúne las gestiones, compras y comprobaciones en el orden adecuado. Incluye desde permisos, inscripciones y vendedores hasta bebidas calientes, pagos y decoración. Úsala para controlar los preparativos sin dejar para el último día lo que depende de proveedores o de varias personas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la página del evento
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la ruta y las paradas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar permisos
Confirmar paradas
Confirmar los puntos de corriente
Reservar pedidos de catering
Confirmar a los vendedores del puesto navideño
Mandar imprimir los carteles de ruta
Asignar voluntarios
Enviar por correo la información para visitantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar la decoración navideña
2 personas
Probar las guirnaldas de luces
2 personas
Probar las cafeteras
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bebidas calientes
2 personas
Preparar efectivo
Cargar los terminales de pago
Imprimir la lista de contactos
Reunir el material en el punto de carga
3 personas
Cargar el material de carga
4 personas
Cargar los productos refrigerados
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Señalizar la primera parada
4 personas
Montar los puestos
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar carpas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Probar el suministro eléctrico
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Instalar puntos de venta
4 personas
Colgar las cartas del menú
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar las cajas
2 personas

Evento

Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Vender productos navideños
4 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Repartir información de la ruta
2 personas
Procesar pagos en efectivo
2 personas
Procesar pagos con PIN
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar el stock en cada parada
2 personas
Realizar el control de iluminación
Comunicar cambios de ruta
Anunciar la última venta
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Empaquetar los alimentos de forma segura
3 personas
Volver a colocar los productos refrigerados
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Apagar las guirnaldas de luces
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Cargar mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar las señales de ruta
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Guardar el inventario
2 personas
Desechar los restos
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Cargar los terminales de pago
Registrar objetos perdidos
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 6
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 24
Soporte para árbol de Navidadcant. 2
Estanterías de almacenajecant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 150
Bandejascant. 150
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 8

Decoración

Árboles de Navidad artificialescant. 3
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Figuras navideñascant. 8
Manteles runnerscant. 12
Carteles del menúcant. 8
Carteles de rutacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Faroles LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 3
Neveras portátilescant. 6
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Carretescant. 4
Terminales de pagocant. 4
Lámparas con bateríacant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Estaciones de cargacant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cepillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Pinzas de servircant. 10
Cucharonescant. 8
Cuchillos de cocinacant. 6
Termómetrocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Guantescant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y las paradas antes de enviar invitaciones. Publica también los horarios y los carteles de ruta cuando todas las paradas estén confirmadas, porque un cambio tardío obliga a avisar a todos los visitantes.
Comprueba los permisos y los puntos de corriente con antelación, no durante el montaje. Cuenta cada parada como un punto operativo: necesitarás saber dónde conectar cafeteras, iluminación y otros equipos.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering antes de reservar el pedido. Una lista actualizada evita preparar aperitivos o bebidas sin alternativas para parte de los asistentes.
Asigna voluntarios por parada y por franja horaria, incluyendo a alguien para pagos y a otra persona para controlar el inventario. Envía la información a los visitantes por correo y guarda una lista de contactos impresa para incidencias.
Haz una prueba de las guirnaldas de luces, cafeteras, terminales de pago y baterías antes del día del mercado. El día anterior revisa el pronóstico, llena las neveras portátiles y deja listas las bebidas calientes, el efectivo y la decoración.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño móvil?: Empieza al menos 6 semanas antes para comprobar permisos, confirmar la ruta, reservar el catering y cerrar los vendedores. Deja la última semana para imprimir carteles, asignar voluntarios y revisar el inventario.
¿Cuándo se deben confirmar las paradas y los puntos de corriente?: Confírmalos antes de publicar la ruta y, como mínimo, 3 semanas antes del evento. Así puedes informar a los visitantes y comprobar con tiempo si las cafeteras, las luces y las baterías funcionan en cada punto.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño móvil?: Calcula al menos 2 voluntarios por parada activa: uno para atender al público y otro para pagos, reposición o incidencias. Añade una persona coordinadora para toda la ruta y prepara los turnos por franjas horarias.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior prueba las guirnaldas de luces y las cafeteras, carga los terminales de pago, prepara el efectivo, revisa el inventario y llena las neveras portátiles. También conviene dejar impresas la lista de contactos y la información de ruta.

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