Checkliste für einen mobilen Weihnachtsmarkt

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Veröffentliche Route und Haltestellen spätestens 7 bis 14 Tage vorher und sende die Besucherinformationen zusätzlich per E-Mail. So wissen Gäste, wann sie einsteigen oder den nächsten Halt erreichen.
• Prüfe Genehmigungen und Stromanschlüsse frühzeitig, idealerweise mindestens 4 Wochen vor dem Termin. Befestige Verlängerungskabel so, dass sie nicht zu Stolperstellen zwischen Partyzelten, Marktständen und Biertischen werden.
• Teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter und LED-Lichterketten am Vortag vollständig. Lade außerdem die Bezahlgeräte auf und lege Bargeld sowie eine ausgedruckte Kontaktliste bereit.
• Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Zahl spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung an das Catering weiter. Snacks, Dessertteller, Servierschalen und wiederverwendbare Becher sollten danach gezielt abgezählt werden.
• Teile Freiwillige festen Aufgaben und Haltestellen zu, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Plane pro Bereich mindestens eine verantwortliche Person für Besucherfragen, Getränke, Stände und den Auf- beziehungsweise Abbau ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen mobilen Weihnachtsmarkt organisieren?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Genehmigungen, Haltestellen, Marktständen und Catering. Die Veranstaltungsseite und Einladungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin online beziehungsweise verschickt sein.

Wann sollte ich die Haltestellen für einen mobilen Weihnachtsmarkt bestätigen?

Bestätige alle Haltestellen spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung und veröffentliche die endgültige Route danach. Änderungen am Veranstaltungstag solltest du nur über einen festgelegten Kontaktkanal kommunizieren.

Wie viel Technik muss ich für einen mobilen Weihnachtsmarkt testen?

Teste am Vortag jede Kaffeemaschine, jeden Wasserkocher, Warmhaltebehälter und jede Lichterkette einmal unter realistischen Bedingungen. Prüfe außerdem alle Verlängerungskabel, Batterien, Kühlboxen und Bezahlgeräte.

Wann bereite ich Heißgetränke und Snacks vor?

Bereite Snacks und kalte Komponenten am Veranstaltungstag so früh vor, dass sie rechtzeitig gekühlt oder ausgegeben werden können. Heißgetränke kommen möglichst kurz vor dem ersten Halt in Thermoskannen oder Warmhaltebehälter, damit sie über die Route hinweg trinkfertig bleiben.