Checklist voor een mobiel spreekuur organiseren

Een mobiel spreekuur vraagt meer voorbereiding dan alleen een unit op locatie zetten. Je regelt eerst de standplaats, vergunning en openingstijden, daarna de afspraken, documenten en techniek. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, privacy en een betrouwbare gegevensverbinding. Deze checklist volgt de logische volgorde, zodat je niet pas op locatie ontdekt dat formulieren ontbreken, apparatuur niet is opgeladen of de stroom niet past.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Standplaats reserveren
Vergunning controleren
Route en locatie bevestigen
Doelgroep en openingstijden bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Bekendmaking online plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spreekuurafspraken inplannen
2 personen
Contactgegevens bevestigen
Informatiefolders selecteren
Formulieren en privacybladen printen
Afspraaklijst en registratielijst maken
Laptops en tablets opladen
Printer en scanner testen
Wifi en gegevensverbinding testen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen en documenten inpakken
2 personen
Mobiele unit controleren
2 personen
Naar de standplaats rijden
2 personen
Mobiele unit positioneren
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Privacyschermen plaatsen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Folders en formulieren klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Apparatuur en printer aansluiten
2 personen
Team instrueren

Event

Bezoekers verwelkomen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Wachtrij en afspraken beheren
Spreekuren uitvoeren
6 personen
Formulieren en documenten verwerken
2 personen
Informatiefolders uitdelen
Koffie en thee serveren
Dranken bijvullen
Werkplekken tussentijds schoonmaken
Bezoekers naar uitgang begeleiden

Nazorg

Documenten veilig opbergen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen en folders inpakken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Privacyschermen afbreken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Werkplekken schoonmaken
2 personen
Mobiele unit schoon opleveren
2 personen
Naar de standplaats terugrijden
2 personen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Aanmeldingen nabewerken
2 personen
Openstaande vragen doorzetten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Mobiele spreekuurunit
Inklapbare tafelsaantal 6
Inklapbare stoelenaantal 18
Ontvangstbalie

Privacy

Privacyschermenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Tabletsaantal 2
Multifunctionele printer
Mobiele wifi-routeraantal 2
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Verlichting

Ledwerklampenaantal 4

Communicatie

Informatiebordenaantal 4
Routepijlenaantal 8
Clipbordenaantal 10
Balpennenaantal 30
Naamstickersaantal 30
Informatiefoldersaantal 250
Registratiemappenaantal 6
Archiefdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 50
Herbruikbare waterglazenaantal 50
Theelepelsaantal 30

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handdesinfectieaantal 4
Papieren handdoekenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de standplaats en vergunning minimaal 4 weken vooraf. Bevestig daarna route, locatie, openingstijden en contactpersoon nogmaals uiterlijk 2 werkdagen voor vertrek.
Plan spreekuurafspraken in tijdsblokken van bijvoorbeeld 20 tot 30 minuten en houd ruimte voor uitloop. Bevestig contactgegevens en verzamel dieetwensen tegelijk als je bezoekers iets te drinken aanbiedt.
Print formulieren, privacybladen en informatiefolders uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Neem per afspraak minimaal één extra formulierenset mee en bewaar lege en ingevulde documenten gescheiden.
Test laptops, tablets, printer, scanner en mobiele wifi-router uiterlijk 1 dag vooraf. Laad alle apparaten volledig op en neem powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen mee als de stroomvoorziening op locatie onzeker is.
Richt de ontvangstbalie als eerste in en plaats privacyschermen vóór bezoekers arriveren. Zet routepijlen en informatieborden op zichtbare punten en controleer na het opstellen of gesprekken niet vanaf de wachtruimte te volgen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mobiel spreekuur organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de standplaats en vergunning. Plan de afspraken en publiciteit uiterlijk 2 weken vooraf, en doe de technische test 1 dag voor vertrek.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een mobiel spreekuur op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 tot 90 minuten voor het positioneren van de mobiele unit, aansluiten van stroom, opstellen van tafels en stoelen en plaatsen van privacyschermen. Plan daarnaast 30 minuten voor een controle van ontvangstbalie, registratielijst en apparatuur.
Hoeveel privacyschermen heb ik nodig voor een mobiel spreekuur?: Gebruik minimaal één afgeschermde plek per gelijktijdig gesprek. Bij twee gelijktijdige gesprekken heb je dus minstens twee afgeschermde spreekplekken nodig; houd daarnaast een aparte, niet-afgeschermde ontvangstbalie aan.
Wanneer moet ik de afspraaklijst en documenten printen?: Maak de afspraak- en registratielijst uiterlijk 1 werkdag vooraf. Print formulieren, privacybladen en informatiefolders uiterlijk 2 werkdagen vooraf, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende documenten aan te vullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.