Mobile Sprechstunde organisieren: die komplette Checkliste

Eine mobile Sprechstunde steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst müssen Standplatz, Genehmigung, Route und Öffnungszeiten feststehen, danach folgen Anmeldungen, Termine und Unterlagen. Plane außerdem Zeit für Techniktests und den Aufbau vor Ort ein. Besonders häufig fehlen Sichtschutz, stabile Datenverbindung oder geladene Geräte. Mit dieser Checkliste behältst du 52 Aufgaben und 34 benötigte Dinge von der ersten Planung bis zum Abbau im Blick.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Standplatz reservieren
Genehmigung prüfen
Route und Ort bestätigen
Zielgruppe und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Ankündigung online stellen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Sprechstunden-Termine planen
2 Personen
Kontaktdaten bestätigen
Informationsbroschüren auswählen
Formulare und Datenschutzhinweise ausdrucken
Terminliste und Registrierungsliste erstellen
Laptops und Tablets aufladen
Drucker und Scanner testen
WLAN und Datenverbindung testen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien und Dokumente einpacken
2 Personen
Mobile Einheit überprüfen
2 Personen
Zum Standplatz fahren
2 Personen
Mobile Einheit positionieren
2 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Sichtschutzwände aufstellen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Flyer und Formulare bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Geräte und Drucker anschließen
2 Personen
Team einweisen

Event

Besucher begrüßen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Warteschlange und Termine verwalten
Sprechstunden durchführen
6 Personen
Formulare und Dokumente bearbeiten
2 Personen
Informationsbroschüren verteilen
Kaffee und Tee servieren
Getränke nachfüllen
Arbeitsplätze zwischendurch reinigen
Besucher zum Ausgang begleiten

Nachbereitung

Dokumente sicher aufbewahren
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien und Flyer einpacken
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Sichtschutzwände abbauen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Arbeitsplätze reinigen
2 Personen
Mobile Einheit sauber übergeben
2 Personen
Zur Standplatz zurückfahren
2 Personen
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
Anmeldungen nachbearbeiten
2 Personen
Offene Fragen weiterleiten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Mobile Sprechstunden-Station
Klappbare TischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 18
Empfangstresen

Privatsphäre

SichtschutzeAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
TabletsAnz. 2
Multifunktionsdrucker
Mobiler WLAN-RouterAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 4

Kommunikation

InfotafelnAnz. 4
WegweiserAnz. 8
KlemmbretterAnz. 10
KugelschreiberAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 30
InformationsbroschürenAnz. 250
RegistriermappenAnz. 6
ArchivboxenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 50
Wiederverwendbare WassergläserAnz. 50
TeelöffelAnz. 30

Küche

WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 2

Reinigung

Reinigungs-EimerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
HanddesinfektionsmittelAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Standplatz und prüfe die Genehmigung möglichst 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bestätige danach Route, Ort und Öffnungszeiten noch einmal schriftlich.
Lege feste Sprechstunden-Termine fest und bestätige Kontaktdaten spätestens 3 Tage vorher. So kannst du Absagen, Ernährungswünsche und besondere Anliegen noch rechtzeitig einarbeiten.
Teste Laptops, Tablets, Drucker, Scanner und den mobilen WLAN-Router mindestens 48 Stunden vorher. Lade alle Geräte vollständig und packe zusätzlich Powerbanks ein.
Plane für Formulare und Datenschutzhinweise mindestens eine gedruckte Reserve pro erwarteter Anmeldung ein. Registrierlisten, Klemmbretter und Kugelschreiber gehören griffbereit an die Empfangstheke.
Komme mindestens 60 Minuten vor Beginn am Standplatz an. Rechne Zeit für Stromanschluss, Sichtschutz, Tische, Stühle, Wegweiser und die Prüfung der mobilen Einheit ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine mobile Sprechstunde planen?: Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Standplatz, Genehmigung, Route und Öffnungszeiten. Die Terminplanung und Einladungen sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin laufen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer mobilen Sprechstunde?: Plane mindestens 60 Minuten für Anfahrt, Positionierung, Stromversorgung, Tische, Stühle, Sichtschutz und Empfang ein. Bei unbekanntem Standplatz sind 90 Minuten sicherer.
Wann sollte ich die Technik für eine mobile Sprechstunde testen?: Teste Laptops, Tablets, Drucker, Scanner und WLAN mindestens 48 Stunden vorher. Lade die Geräte am Vorabend vollständig und nimm Powerbanks sowie Verlängerungskabel als Reserve mit.
Wie viele Formulare und Informationsbroschüren brauche ich?: Drucke pro erwarteter Anmeldung mindestens ein Formularset und eine zusätzliche Reserve von 10 bis 20 Prozent. Informationsbroschüren solltest du für jede geplante Beratung und etwa 20 Prozent zusätzliche Besucher einpacken.

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