Zo organiseer je een mobiel spreekuur
Begin met de plek, de toestemming en het doel van het spreekuur. Leg daarna vast voor wie je open bent, op welke uren en hoeveel gesprekken je per dag kunt voeren. Plan afspraken met ruimte tussen de gesprekken, zodat registratie en uitloop niet meteen voor vertraging zorgen. Test apparatuur en gegevensverbinding vooraf en richt op locatie eerst privacy, ontvangst en stroom in voordat bezoekers arriveren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Standplaats reserveren
- 2
Vergunning controleren
- 3
Route en locatie bevestigen
- 4
Doelgroep en openingstijden bepalen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Bekendmaking online plaatsen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Spreekuurafspraken inplannen
2 personen
- 10
Contactgegevens bevestigen
- 11
Informatiefolders selecteren
- 12
Formulieren en privacybladen printen
- 13
Afspraaklijst en registratielijst maken
- 14
Laptops en tablets opladen
- 15
Printer en scanner testen
- 16
Wifi en gegevensverbinding testen
- 17
Boodschappen doen
2 personen
- 18
Materialen en documenten inpakken
2 personen
- 19
Mobiele unit controleren
2 personen
- 20
Naar de standplaats rijden
2 personen
- 21
Mobiele unit positioneren
2 personen
- 22
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 24
Privacyschermen plaatsen
2 personen
- 25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 26
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 27
Folders en formulieren klaarleggen
2 personen
- 28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 29
Apparatuur en printer aansluiten
2 personen
- 30
Team instrueren
Event
- 31
Bezoekers verwelkomen
2 personen
- 32
Bezoekers registreren
2 personen
- 33
Wachtrij en afspraken beheren
- 34
Spreekuren uitvoeren
6 personen
- 35
Formulieren en documenten verwerken
2 personen
- 36
Informatiefolders uitdelen
- 37
Koffie en thee serveren
- 38
Dranken bijvullen
- 39
Werkplekken tussentijds schoonmaken
- 40
Bezoekers naar uitgang begeleiden
Nazorg
- 41
Documenten veilig opbergen
2 personen
- 42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 43
Materialen en folders inpakken
3 personen
- 44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 45
Privacyschermen afbreken
2 personen
- 46
Afval verzamelen
2 personen
- 47
Werkplekken schoonmaken
2 personen
- 48
Mobiele unit schoon opleveren
2 personen
- 49
Naar de standplaats terugrijden
2 personen
- 50
Apparatuur terugbrengen
2 personen
- 51
Aanmeldingen nabewerken
2 personen
- 52
Openstaande vragen doorzetten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Mobiele spreekuurunit
- Inklapbare tafelsaantal 6
- Inklapbare stoelenaantal 18
- Ontvangstbalie
Privacy
- Privacyschermenaantal 4
Apparatuur
- Laptopsaantal 6
- Tabletsaantal 2
- Multifunctionele printer
- Mobiele wifi-routeraantal 2
- Powerbanksaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelhaspelsaantal 2
Verlichting
- Ledwerklampenaantal 4
Communicatie
- Informatiebordenaantal 4
- Routepijlenaantal 8
- Clipbordenaantal 10
- Balpennenaantal 30
- Naamstickersaantal 30
- Informatiefoldersaantal 250
- Registratiemappenaantal 6
- Archiefdozenaantal 4
Servies
- Herbruikbare koffiebekersaantal 50
- Herbruikbare waterglazenaantal 50
- Theelepelsaantal 30
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handdesinfectieaantal 4
- Papieren handdoekenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Regel de standplaats en controleer de vergunning voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig route, locatie en openingstijden uiterlijk een week vooraf nogmaals met de betrokkenen.
- Plan spreekuurafspraken in blokken van bijvoorbeeld 30 minuten en houd per uur minstens 10 minuten vrij voor registratie, uitloop en het opnieuw inrichten van de ruimte.
- Maak één registratielijst en één afspraaklijst. Verzamel contactgegevens en dieetwensen vooraf, zodat je op de dag zelf niet met losse briefjes hoeft te werken.
- Test laptops, tablets, printer, scanner en mobiele wifi uiterlijk de dag ervoor. Laad alle apparaten volledig op en neem powerbanks mee; een printer die pas op locatie wordt getest kost al snel meerdere afspraken.
- Richt de mobiele unit op locatie in deze volgorde in: positioneren, stroom aansluiten, tafels en stoelen plaatsen, privacyschermen neerzetten en daarna de ontvangstbalie openen. Controleer vóór de eerste bezoeker of gesprekken vanaf de wachtruimte niet hoorbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een mobiel spreekuur organiseren?
- Begin minimaal 4 weken van tevoren met de standplaats, vergunning en openingstijden. Plan de afspraken en verstuur de bekendmakingen bij voorkeur 2 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende contactgegevens aan te vullen.
- Hoeveel tijd moet ik per afspraak rekenen bij een mobiel spreekuur?
- Reserveer meestal 30 minuten per gesprek en houd per uur 10 minuten buffer voor registratie en uitloop. Plan bij een eerste spreekuur liever maximaal 6 tot 8 gesprekken op een dagdeel, zodat de opbouw en afronding niet in de knel komen.
- Wat moet ik testen voordat de mobiele spreekuurunit vertrekt?
- Controleer de dag ervoor de batterijen van laptops en tablets, de printer en scanner, de mobiele wifi-router en alle stroomkabels. Doe ook een proefafdruk en een korte verbindingstest; trek hiervoor ongeveer 30 minuten uit.
- Hoe zorg ik voor privacy tijdens een mobiel spreekuur?
- Plaats privacyschermen tussen ontvangst, wachtruimte en gespreksplekken voordat je de balie opent. Controleer met een proefgesprek op ongeveer 2 meter afstand of stemmen en documenten niet zichtbaar of duidelijk hoorbaar zijn.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!