Checklist voor een goed georganiseerd minigolftoernooi

Een minigolftoernooi loopt soepel als je eerst de baan en datum vastlegt en daarna de inschrijving strak organiseert. Bepaal vooraf het wedstrijdformat, sluit de deelnemerslijst op tijd en maak teams en startgroepen voordat de eerste speler arriveert. Denk ook aan scorekaarten, reserveclubs, drankjes en een registratietafel: juist die praktische zaken worden vaak pas op de speeldag geregeld. Met deze checklist werk je stap voor stap van voorbereiding naar prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Minigolfbaan reserveren
Toernooidatum vastleggen
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst sluiten
Teams indelen
2 personen
Startgroepen samenstellen
2 personen
Toernooiregels uitschrijven
Prijzen bestellen
Baanregels controleren
2 personen
Scorekaarten afdrukken
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen ophalen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Scorekaarten sorteren
2 personen
Prijsuitreiking klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Startgroepen uitleggen
2 personen
Toernooironde begeleiden
4 personen
Scores controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Finaleronde begeleiden
3 personen
Eindscores berekenen
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen versturen
Foto's delen met deelnemers

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Minigolfclubsaantal 55
Minigolfballenaantal 70
Scorebordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Meetlintaantal 2
Reserveclubsaantal 5

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Schaaltjesaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Prijzentafelbord

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Administratie

Clipboardsaantal 15
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 6
Prijzen en bekersaantal 12
Naamstickersaantal 60
Scorekaartenaantal 70
Toernooiregelsaantal 15

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de minigolfbaan zodra je een datum hebt gekozen en controleer direct hoeveel spelers tegelijk kunnen starten. Zo voorkom je dat je teams of startgroepen later opnieuw moet indelen.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het toernooi. Gebruik daarna de definitieve lijst voor teams, startgroepen, dieetwensen, scorekaarten en de deelnemersinformatie.
Leg het wedstrijdformat en de regels vooraf schriftelijk vast. Zet op de scorekaarten minstens de team- of spelersnaam en zorg op de wedstrijdtafel voor extra pennen en een duidelijke uitleg.
Plan op de speeldag minimaal 30 minuten voor registratie en opbouw. Zet de registratietafel, scoreborden, clubs, ballen en reserveclubs klaar voordat de eerste deelnemers zich melden.
Koel dranken minstens 2 uur vooraf en bereid hapjes zo veel mogelijk op voorhand. Zet afvalbakken, bekers, serveerschalen en tafelkleden bij het buffet, zodat de wedstrijdtafel vrij blijft voor scores en uitslagen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een minigolftoernooi organiseren?: Leg de baan en datum bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor het toernooi.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een minigolftoernooi?: Reken op 30 minuten voor registratie en opbouw en plan daarnaast voldoende speeltijd voor alle banen en startgroepen. Houd na de laatste score nog 15 tot 30 minuten vrij voor controle van de uitslag en de prijsuitreiking.
Wanneer deel je teams en startgroepen in voor minigolf?: Deel teams en startgroepen in zodra de deelnemerslijst gesloten is, meestal 3 tot 5 dagen voor het toernooi. Zo kun je scorekaarten afdrukken en deelnemers de indeling vooraf sturen.
Wat moet ik regelen voor de catering van een minigolftoernooi?: Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en doe de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf. Zet dranken minstens 2 uur voor de start koud en gebruik aparte tafels of schalen voor hapjes en drankjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.