Organiser un tournoi de mini-golf sans rien oublier
Un tournoi de mini-golf se prépare en plusieurs étapes : réserver le parcours, fixer le format, gérer les inscriptions et préparer le matériel. Le nombre de participants détermine les groupes de départ, la quantité de clubs et la durée du tournoi. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tables, des boissons et de la remise des prix le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le mini-golf
Fixer la date du tournoi
Définir le format du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Clôturer la liste des participants
Répartir les équipes
2 personnes
Former les groupes de départ
2 personnes
Rédiger les règles du tournoi
Commander les prix
Vérifier les règles de piste
2 personnes
Imprimer les cartes de score
Informer les participants
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix
Rassembler le matériel
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la musique
Préparer le café et le thé
2 personnes
Trier les cartes de score
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer les groupes de départ
2 personnes
Animer le tour de tournoi
4 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Animer la finale
3 personnes
Calculer les scores finaux
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 50
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables de buffetqté 2
- Poubellesqté 4
Matériel de sport
- Cannes de mini-golfqté 55
- Balles de minigolfqté 70
- Panneaux de scoreqté 12
- Cônesqté 20
- Mètre rubanqté 2
- Clubs de réserveqté 5
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Petits bolsqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Cuisine
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pince de serviceqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 6
- Panneau de table des prix
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
Administration
- Presse-papiersqté 15
- Stylos à billeqté 30
- Marqueursqté 6
- Prix et coupesqté 12
- Étiquettes nominativesqté 60
- Fiches de scoreqté 70
- Règles du tournoiqté 15
Nettoyage
- Seau de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Chiffons microfibresqté 10
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le mini-golf avant d’ouvrir les inscriptions et confirmez les règles de piste avec le site. Prévoyez aussi une solution pour les participants qui arrivent en retard.
- Clôturez les inscriptions quelques jours avant le tournoi afin de répartir les équipes et les groupes de départ. Utilisez les besoins alimentaires recueillis pour ajuster les en-cas et les boissons.
- Préparez les cartes de score, les règles imprimées et les panneaux de score avant le jour J. Vérifiez également le nombre de cannes, de balles et de clubs de réserve par rapport aux participants.
- Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et installez la table d’inscription avant l’arrivée du premier groupe. Gardez les prix et le panneau de remise séparés du matériel de jeu.
- Prévoyez du temps pour installer les tables, les chaises, les poubelles et la décoration avant le début du tournoi. Testez l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant de brancher la musique.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de mini-golf ?
- Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour réserver le parcours, fixer le format et envoyer les invitations. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour constituer les équipes et préparer les groupes de départ.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions au tournoi de mini-golf ?
- Clôturez la liste 3 à 5 jours avant le tournoi. Ce délai permet de répartir les participants, d’imprimer les cartes de score et de tenir compte des besoins alimentaires.
- Combien de boissons prévoir pour un tournoi de mini-golf ?
- Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si le tournoi se déroule dehors ou par temps chaud.
- Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de mini-golf ?
- Rassemblez les cannes, les balles, les cartes de score, les prix et le matériel d’accueil la veille. Mettez les boissons au frais et vérifiez les branchements, les tables et les chaises avant l’installation finale.
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